Pravidlo 3-2-1 a čo všetko by ste mali zálohovať

Modul 6: Zálohy · Čas čítania: 10 minút

Cieľ lekcie: Po tejto lekcii dokážete určiť, čo by ste mali zálohovať (vrátane cloudových služieb a e-mailu), vysvetliť rozdiel medzi synchronizáciou a zálohou a zostaviť jednoduchú schému zálohovania 3-2-1 pre vlastnú firmu.
Kľúčové pojmy: záloha, synchronizácia, 3-2-1, verzia, doba uchovávania, cloud nie je automaticky záloha, zdieľaná zodpovednosť

Prečo je záloha vašou poslednou záchrannou sieťou

Všetky ostatné opatrenia v tomto kurze znižujú pravdepodobnosť, že sa niečo pokazí. Záloha robí niečo iné: zabezpečuje, že budete môcť pokračovať, aj keď sa niečo pokazí. Notebook ukradnutý z auta, kolega, ktorý omylom vymaže priečinok s ponukami, aktualizácia, ktorá rozbije váš e-shop, ransomvér, ktorý zašifruje všetko: vo všetkých týchto prípadoch už otázka neznie "ako tomu zabrániť?", ale "ako rýchlo sa z toho dostaneme?".

Záloha je kópia vašich údajov, ktorá je oddelená od originálu a pomocou ktorej môžete obnoviť predchádzajúci stav. Posledné slová sú dôležité. Kópia, ktorá sa okamžite mení spolu s originálom, vám nepomôže, ak je originál poškodený alebo zašifrovaný.

Holandské národné centrum kybernetickej bezpečnosti (NCSC) to vo svojom vysvetlení postupu pri útoku ransomvérom hovorí bez okolkov: ak neexistuje spôsob, ako zvrátiť šifrovanie, zálohy sú jediný spôsob, ako získať späť svoje súbory.

Synchronizácia nie je záloha

Mnohí podnikatelia si myslia, že majú zálohu, pretože ich súbory sú "v cloude". Väčšinou majú na mysli synchronizáciu: priečinok na vašom notebooku, ktorý sa automaticky udržiava zhodný s priečinkom v cloudovej službe, a často aj s vaším telefónom a notebookom kolegu.

Synchronizácia je užitočná, ale robí presne to, čo sľubuje: udržiava všetko rovnaké. Vrátane chýb.

Mnohé synchronizačné služby majú kôš a verzie: vymazaný súbor zostáva istý čas obnoviteľný a pri zmenenom súbore služba uchováva staršie verzie. Je to skutočná záchranná sieť a často najrýchlejší spôsob, ako niečo obnoviť. Má to však obmedzenia. Kôš sa po určitej dobe vyprázdni, verzie sa postupne mažú a kto prevezme váš účet, môže vyprázdniť aj tento kôš. Berte to ako prvú pomoc, nie ako jedinú zálohu.

Pravidlo 3-2-1

Jednoduché pravidlo, ktoré odporúča aj holandské NCSC, je pravidlo 3-2-1:

• 3 kópie vašich údajov: originál plus dve zálohy;
• 2 rôznych typoch úložiska (napríklad server vášho poskytovateľa hostingu a externý disk, alebo váš notebook a samostatná záložná služba);
• 1 je na inom mieste, mimo vašej kancelárie alebo v inom dátovom centre.

Myšlienka za tým: jedna udalosť nesmie nikdy zasiahnuť všetky kópie naraz. Požiar vo vašej kancelárii zasiahne notebook aj externý disk, ktorý leží vedľa neho, ale nie kópiu na inom mieste. Výpadok jednej cloudovej služby zasiahne túto službu, ale nie disk vo vašej zásuvke. Ransomvér zasiahne všetko pripojené, ale nie to, čo je odpojené (viac o tom v lekcii 6.2).

Príklad pre Pekáreň Example:

1. Originál: účtovníctvo a receptúry v cloudovom úložisku, webová stránka a e-mail u poskytovateľa hostingu.
2. Kópia 1: automatické zálohy, ktoré poskytovateľ hostingu vytvára každú noc, na samostatných úložných serveroch.
3. Kópia 2: raz týždenne záloha najdôležitejších priečinkov a stiahnutie zálohy webovej stránky na externý disk, ktorý sa potom odpojí a berie sa domov.

Čo patrí do vášho zoznamu?

Väčšina problémov so zálohami nevzniká preto, že by sa záloha nepodarila, ale preto, že niečo v nej nikdy nebolo. Preto si najprv zostavte zoznam všetkého, na čom vaša firma funguje. Myslite na:

• Súbory: dokumenty, ponuky, fotografie, návrhy na notebookoch, sieťovom disku (NAS) a v cloudovom úložisku.
• E-mail: všetky poštové schránky, vrátane zdieľaných, ako info@example.com a factuur@example.com. Pozor: kto si vyberá poštu cez POP3, má ju často uloženú len na tom jednom počítači.
• Webová stránka a e-shop: súbory aj databáza. Webová stránka bez príslušnej databázy väčšinou nemá žiadnu hodnotu.
• Cloudové služby: účtovný systém, pokladničný systém, plánovanie, CRM. Môžete si z toho urobiť export a ako často to robíte?
• Konfigurácia: DNS záznamy vašej domény, nastavenia routera, správca hesiel (s obnovovacími údajmi na bezpečnom mieste, pozri modul 2).
• Telefóny: fotografie účteniek, kontakty, história chatu, ak je obchodne dôležitá.

Pre každú položku si zapíšte: kde sa nachádza, kto z nej robí zálohu, ako často, kde sa záloha nachádza a ako dlho sa uchováva. Prázdna bunka v tejto tabuľke je medzera.

Zdieľaná zodpovednosť pri cloudových službách

"Je to uložené u Microsoftu (alebo Googlu, alebo môjho poskytovateľa hostingu), takže je to bezpečné." To platí len čiastočne. Veľkí poskytovatelia pracujú s modelom zdieľanej zodpovednosti: poskytovateľ sa stará o servery, dátové centrum a fungovanie služby; vy zostávate zodpovední za vlastné údaje, účty a nastavenia.

Microsoft vo svojej vlastnej dokumentácii doslova uvádza, že pri každej forme cloudovej služby, aj pri hotovom softvéri ako Microsoft 365, zostáva zákazník zodpovedný za svoje údaje, účty a prístup k nim. To, čo samotné služby uchovávajú, je obmedzené a časovo ohraničené. Dva príklady z oficiálnej dokumentácie:

• Exchange Online (pošta Microsoftu 365) uchováva definitívne vymazanú poštu štandardne 14 dní, správca ju môže predĺžiť až na 30 dní. Potom je preč.
• Google Drive definitívne vymaže súbory, ktoré sú dlhšie ako 30 dní v koši. Po vyprázdnení koša môže správca súbory obnoviť ešte 25 dní; potom už podľa Googlu nie sú obnoviteľné.

To sú skvelé záchranné siete pre omyl spred týždňa. Ak však zistíte až po dvoch mesiacoch, že bývalý zamestnanec vyprázdnil priečinok, nepomôžu. Pri každej službe, ktorú používate, si prečítajte, čo poskytovateľ sám hovorí o uchovávaní a obnove, a ak to nie je jasné, opýtajte sa svojho poskytovateľa. Ak používate službu na dôležité údaje, zabezpečte si vlastnú zálohu alebo pravidelný export.

V praxi: takto to vyzerá

U vzorového poskytovateľa WebOké existuje viacero druhov záloh vedľa seba a fungujú odlišne:

• WebOké Backups vytvára každú noc automaticky kompletnú zálohu hostingového balíka: súbory, databázy, poštové schránky a nastavenia. Tieto zálohy sú uložené zašifrované na samostatných úložných serveroch v inom dátovom centre a môžete si sami obnoviť zálohy z posledných 30 dní.
• Okrem toho si môžete v DirectAdmin vytvoriť zálohu sami. Tá sa uloží do vášho vlastného balíka, počíta sa do vášho úložného priestoru a nachádza sa teda na rovnakom mieste ako originál. Takáto kópia sa stáva skutočnou dodatočnou kópiou až vtedy, keď ju stiahnete a uložíte inde.
• V Nextcloud sú kôš a verzie záchrannou sieťou pre každodennú prácu: vymazané súbory a verzie zostávajú uložené až 31 dní (skôr zmiznú, ak je potrebný priestor). Systémové zálohy serverov sú určené pre mimoriadne udalosti a nie sú prístupné zákazníkom. Samotný návod odporúča pre nenahraditeľné súbory uchovávať aj vlastnú kópiu.
• Dve obmedzenia, ktoré uvádza databáza znalostí: e-mail, ktorý príde a je v ten istý deň znova vymazaný, sa nenachádza v žiadnej nočnej zálohe, a pošta, ktorá sa cez POP3 nachádza už len na vašom počítači, tiež nie.

U iných poskytovateľov to môže byť vyriešené podobne alebo úplne inak: iné doby uchovávania, zálohy len za poplatok, alebo len záloha pre mimoriadne udalosti, ku ktorej sa sami nedostanete. Opýtajte sa svojho poskytovateľa a odpoveď si zapíšte do svojho zoznamu.

Zhrnutie

• Záloha je samostatná kópia, pomocou ktorej môžete obnoviť predchádzajúci stav; synchronizácia prenáša všade aj chyby a šifrovanie.
• Kôš a verzie v cloudových službách sú užitočné, ale časovo obmedzené a nenahrádzajú zálohu.
• 3-2-1: tri kópie, dva typy úložiska, jedna na inom mieste.
• Najprv si zostavte zoznam všetkého, na čom vaša firma funguje, vrátane pošty, databáz, cloudových služieb a konfigurácie.
• Pri cloudových službách zostávate zodpovední za svoje údaje; overte si, čo váš poskytovateľ uchováva a ako dlho.

Kvíz

Úloha

Úloha D6.1: Váš zoznam záloh a schéma 3-2-1. Vytvorte tabuľku všetkého, na čom vaša firma funguje: súbory, poštové schránky, webová stránka a databáza, cloudové služby, konfigurácia a telefóny. V každom riadku vyplňte, kde sa to nachádza, kto z toho robí zálohu, ako často, kde sa záloha nachádza a ako dlho sa uchováva. Pre aspoň dve cloudové služby zistite, čo samotný poskytovateľ hovorí o uchovávaní a obnove. Označte každý riadok, ktorý nespĺňa pravidlo 3-2-1, a napíšte, čo s tým urobíte.

Ďalšie čítanie

Postupy v článkoch WebOké platia pre prostredie WebOké; u iných poskytovateľov to môže fungovať podobne alebo inak. Opýtajte sa svojho poskytovateľa.

• Návod na DirectAdmin 16.1: Aké zálohy existujú vo WebOké
• Príručka WebOké 6.10: WebOké Backups: obnovenie súborov
• Návod na Nextcloud 6.6: Zálohy vo WebOké: čo uchovávame my a čo môžete urobiť vy sami
• WebOké Backups: zobrazenie, obnovenie alebo stiahnutie zálohy
• Holandské NCSC, Zostavenie stratégie zálohovania: https://www.ncsc.nl/back-up/een-back-up-strategie-opstellen
• Microsoft, Shared responsibility in the cloud (anglicky): https://learn.microsoft.com/en-us/azure/security/fundamentals/shared-responsibility
• Microsoft, Recoverable Items folder in Exchange Online (anglicky): https://learn.microsoft.com/en-us/exchange/security-and-compliance/recoverable-items-folder/recoverable-items-folder
• Google Workspace, Recover deleted files and folders for Drive users (anglicky): https://knowledge.workspace.google.com/admin/drive/recover-deleted-files-and-folders-for-drive-users