Používanie Bcc a ochrana súkromia: posielanie e-mailov skupine ľudí, ktorí sa navzájom nepoznajú
Ak naraz posielate e-mail zákazníkom, členom alebo rodičom zo športového klubu, nechcete, aby každý videl e-mailové adresy ostatných. Na to slúži pole Bcc. V tomto článku sa dozviete, kedy použiť Komu, Cc alebo Bcc, prečo môžu byť viditeľné adresy únikom údajov a ako vo webmaile bezpečne poslať e-mail skupine.
Komu, Cc a Bcc
| Pole | Pre koho? | Kto vidí adresu? |
|---|---|---|
| Komu | Pre toho, kto má niečo urobiť alebo od koho očakávate odpoveď | Všetci príjemcovia |
| Cc (carbon copy, kópia) | Pre toho, kto si správu len prečíta, ale nemusí nič robiť | Všetci príjemcovia |
| Bcc (blind carbon copy) | Pre toho, kto dostane kópiu, ktorú ostatní nemajú vidieť | Nikto, ani ostatní príjemcovia v poli Bcc |
Bcc funguje preto, lebo poštový server doručuje na adresy uvedené na obálke, nie na to, čo je v samotnej správe. Adresa v poli Bcc sa na obálku dostane, ale hlavička Bcc sa v správe, ktorú dostanú ostatní, neposiela.
Viditeľné adresy môžu byť únikom údajov
E-mailová adresa konkrétnej osoby, napríklad sanne@example.com, je osobný údaj. Ak pošlete jeden e-mail štyridsiatim zákazníkom v poli Komu alebo Cc, každý zákazník dostane adresy ďalších tridsiatich deviatich. Tí na to nikdy nedali súhlas.
GDPR to označuje ako porušenie ochrany osobných údajov (článok 4 bod 12): porušenie bezpečnosti, ktoré okrem iného vedie k neoprávnenému poskytnutiu osobných údajov. Jednoducho povedané: únik údajov. To, či ho musíte nahlásiť dozornému orgánu (v Holandsku je to Autoriteit Persoonsgegevens), závisí od rizika pre dotknuté osoby (článok 33). Štyridsať adries zákazníkov kvetinárstva je niečo iné ako štyridsať adries účastníkov podpornej skupiny pre ľudí s dlhmi. V druhom prípade už samotná skutočnosť, že je niekto na zozname, prezrádza citlivú informáciu. Ak si nie ste istí, incident si zaznamenajte a zistite, či je nahlásenie potrebné. Nejde o právne poradenstvo.
Ako bezpečne poslať e-mail skupine
- Vo webmaile kliknite na Napísať.
- Do poľa Komu zadajte vlastnú adresu. E-mail tak bude mať riadneho príjemcu a kópiu dostanete aj vy.
- Kliknite na plus vpravo od poľa Komu a vyberte Bcc.
- Všetky ostatné adresy zadajte do poľa Bcc.
- Pred kliknutím na Odoslať ešte raz skontrolujte, či v poli Komu alebo Cc nie sú adresy, ktoré tam nepatria.
Skupina z adresára
Vytvorili ste si v adresári skupinu, napríklad Dodávatelia alebo Členovia? Napíšte názov skupiny do poľa alebo ju vyberte tlačidlom s postavičkami vedľa poľa. Webmail potom vloží všetky adresy zo skupiny do poľa, v ktorom skupinu vyberiete. Ak skupinu vyberiete v poli Komu, každý v skupine uvidí všetky ostatné adresy. Skupinu ľudí, ktorí sa navzájom nepoznajú, preto vždy vyberajte v poli Bcc. Ako skupinu vytvoriť, sa dočítate v článku Vytvorenie skupín.
Veľa príjemcov: denný limit a služba na newslettery
Poštová schránka je určená na osobnú poštu, nie na newslettery. Denne môžete odoslať obmedzený počet e-mailov a tento limit platí spoločne pre celý váš balík: všetky poštové schránky, webmail aj váš web. Započítava sa každý príjemca, aj v poli Bcc. Jedna správa s dvesto adresami v poli Bcc teda predstavuje dvesto e-mailov. Prečítajte si článok Limit na odosielanie e-mailov.
Ak chcete pravidelne osloviť veľkú skupinu, použite službu na newslettery. Tá zabezpečí odhlasovanie a udržiava zoznam v poriadku. Skupina v adresári nemá tlačidlo na odhlásenie: ak vás niekto požiada, aby ste mu už e-maily neposielali, odstráňte ho zo skupiny sami. Viac sa dozviete v lekcii Súhlas, odhlásenie a čistý zoznam kurzu E-mail v poriadku.
Omylom sa zobrazili všetky adresy?
Odoslaný e-mail sa už nedá vziať späť. Zaznamenajte si, čo sa stalo: o aký e-mail ide, kedy a komu bol odoslaný. Potom posúďte, či je potrebné incident nahlásiť. Čo je únik údajov a ako funguje ohlasovacia povinnosť, sa dočítate v lekcii Úniky údajov a ohlasovacia povinnosť kurzu Bezpečne online.
Postup vo webmaile nájdete aj v príručke k Roundcube v časti Napísanie novej správy. Text GDPR nájdete na EUR-Lex.