Komu, Kópia, Skrytá kópia a Odpovedať na

Modul 3: Písanie pošty · Čas čítania: 11 minút

Cieľ lekcie: Po tejto lekcii budete vedieť pri každom príjemcovi vedome zvoliť medzi Komu, Kópia a Skrytá kópia, budete vedieť, čo presne robí Odpovedať všetkým, Odpovedať na a presmerovanie, a predídete úniku adries.

Kľúčové pojmy: Komu, Kópia (Cc), Skrytá kópia (Bcc), obálka, Odpovedať všetkým, Zoznam pre odpovedanie, Odpovedať na (Reply-To), Preposlať na, preposlanie ako príloha, únik údajov, denný limit

Tri polia, tri úlohy

Pri písaní e-mailu predvolene vidíte jedno pole pre príjemcov. Pomocou plusu vedľa neho pridáte ďalšie. Tieto polia nie sú ozdoba: každé pole hovorí príjemcovi niečo o jeho úlohe.

• Komu je pre toho, kto má niečo urobiť alebo od koho očakávate odpoveď. Ak zadáte do poľa Komu troch ľudí, budú sa cítiť oslovení všetci traja. Alebo naopak ani jeden z nich, pretože každý si myslí, že to vybaví niekto iný. Preto do poľa Komu zadávajte najlepšie jednu osobu, alebo hneď v prvej vete uveďte, kto čo urobí.
• Kópia (Cc, carbon copy, teda kópia cez kopírovací papier) je pre toho, kto číta len pre informáciu. Osoba v kópii nemusí nič robiť, ale vie, čo sa deje. Všetci príjemcovia vidia, kto je v kópii.
• Skrytá kópia (Bcc, blind carbon copy) je pre toho, kto dostane kópiu, ktorú ostatní nesmú vidieť. Kto je v skrytej kópii, je neviditeľný pre príjemcov v poliach Komu a Kópia a príjemcovia v skrytej kópii sa nevidia ani navzájom.

Ako môže byť skrytá kópia neviditeľná, keď správa k týmto ľuďom predsa dorazí? Spôsobuje to rozdiel medzi obálkou a hlavičkami z lekcie 1.1. Poštový server doručuje na adresy uvedené na obálke (RCPT TO). Hlavičky To a Cc sú len text v správe. Pri skrytej kópii váš poštový program adresu na obálku zapíše, ale hlavičku Bcc zo správy, ktorú dostanú ostatní, odstráni. Presne toto správanie opisuje štandard pre formát správ (RFC 5322).

Skrytá kópia a GDPR: viditeľná adresa môže byť únikom údajov

E-mailová adresa ako ahmed@example.net je osobný údaj: patrí identifikovateľnému človeku. Ak pošlete jeden e-mail štyridsiatim zákazníkom a všetkých zadáte do poľa Komu alebo Kópia, každý zákazník dostane adresy ostatných tridsiatich deviatich. Tí na to nikdy nedali súhlas.

GDPR označuje takúto udalosť ako porušenie ochrany osobných údajov (článok 4 bod 12): porušenie bezpečnosti, ktoré okrem iného vedie k neoprávnenému poskytnutiu osobných údajov. Jednoducho povedané: únik údajov. To, či ho musíte nahlásiť dozornému orgánu, závisí od rizika pre dotknuté osoby (článok 33). Štyridsať adries zákazníkov kvetinárstva je niečo iné ako štyridsať adries účastníkov podpornej skupiny pre ľudí s dlhmi: v druhom prípade už samotná skutočnosť, že je niekto na zozname, prezrádza citlivú informáciu. Ak si nie ste istí, udalosť zaznamenajte a zistite, či je nahlásenie potrebné. Podrobnejšie sa tomu venuje kurz Bezpečne online.

Pravidlo je jednoduché: ak píšete skupine ľudí, ktorí sa nepoznajú (alebo nemusia poznať), zadajte ich do skrytej kópie a seba zadajte do poľa Komu. Platí to aj vtedy, keď vyberiete skupinu z adresára: webmail potom vloží všetky adresy do poľa, ktoré používate.

Pasca, o ktorej vie málokto: príjemca v skrytej kópii, ktorý klikne na Odpovedať všetkým, sa sám prezradí. Jeho odpoveď dostanú všetci v poliach Komu a Kópia a tí zrazu vidia, že mal skrytú kópiu. Ak niekoho zadáte do skrytej kópie, aby si správu len prečítal, povedzte mu, že nemá odpovedať. Ak chcete niekoho zapojiť otvorene, použite pole Kópia.

Odpovedanie: Odpovedať, Odpovedať všetkým, Zoznam pre odpovedanie

Pri prijatej správe máte tri spôsoby, ako odpovedať.

• Odpovedať pošle odpoveď len odosielateľovi (alebo na adresu v poli Odpovedať na, pozri nižšie).
• Odpovedať všetkým pošle odpoveď odosielateľovi a všetkým v poliach Komu a Kópia. Používajte to len vtedy, keď vašu odpoveď naozaj potrebujú všetci ostatní. "Ďakujem!" dvadsiatim ľuďom je zbytočný šum.
• Zoznam pre odpovedanie (cez šípku vedľa Odpovedať všetkým) je určený pre poštu z mailing listu. Softvér mailing listu vloží do správy hlavičku List-Post (RFC 2369) a webmail potom pošle vašu odpoveď do zoznamu namiesto osoby, ktorá správu napísala.

Ak váhate medzi Odpovedať a Odpovedať všetkým, pozrite sa pred odoslaním na polia Komu a Kópia. Presne tam vidíte, kto správu dostane. Odstráňte tých, ktorí tam nepatria.

Odpovedať na a Preposlať na

Poľom Odpovedať na (hlavička Reply-To) hovoríte: odpovede na tento e-mail chcem dostávať na inú adresu. Sanne napríklad pošle e-mail z adresy sanne@example.com o objednávke, ale chce, aby odpovede prichádzali na spoločnú adresu info@example.com, aby ich videl aj Daan. Do poľa Odpovedať na preto vyplní info@example.com. Keď zákazník klikne na Odpovedať, adresa info@ je už pripravená ako príjemca.

Pole Odpovedať na je zároveň obľúbeným trikom podvodníkov: odosielateľ vyzerá dôveryhodne, no vaša odpoveď smeruje na úplne inú doménu (lekcia 2.4). Pri vlastných odpovediach si preto občas skontrolujte adresu, ktorú webmail vyplní.

Preposlať na (hlavička Mail-Followup-To) pochádza zo sveta mailing listov. Určujete ním, kam majú smerovať ďalšie reakcie v diskusii, napríklad len do zoznamu a nie ešte aj osobne vám. Nie každý poštový program s ním niečo robí. V bežnej pracovnej pošte ho nechajte prázdne.

Presmerovanie: v texte alebo ako príloha

Tlačidlom Poslať ďalej pošlete prijatú správu niekomu inému. Šípkou vedľa neho zvolíte spôsob:

• v texte (inline): pôvodná správa sa vloží ako citát pod váš text. Hodí sa, keď chcete niekoho rýchlo uviesť do obrazu. Príjemca si ju prečíta ako bežný e-mail.
• ako príloha: celá pôvodná správa sa pripojí ako súbor .eml so všetkými hlavičkami. To potrebujete, keď niekto musí vidieť, odkiaľ e-mail naozaj prišiel, napríklad keď preposielate phishing na helpdesk.

Pri presmerovaní si všímajte, čo je v citáte. Dlhé vlákno často obsahuje adresy, telefónne čísla alebo dohody ľudí, ktorí nevedia, že ich posúvate niekomu ďalšiemu. Odstráňte, čo nový príjemca nemusí vidieť.

Veľa príjemcov: denný limit

Poštová schránka je určená na osobnú poštu, nie na newslettery. Aby sa predišlo zneužitiu, môžete za deň odoslať len obmedzený počet e-mailov. Vo WebOké platí tento limit pre celý váš balík spolu: všetky poštové schránky, webmail aj váš web. Pozor: počíta sa každý príjemca. Jedna správa s dvesto adresami v skrytej kópii znamená dvesto e-mailov. Ak chcete pravidelne osloviť veľkú skupinu, použite službu na newslettery. Tá zabezpečí aj odhlasovanie a udržiavaný zoznam, čo k newsletteru patrí. Aj u iných poskytovateľov platia podobné limity.

Príklad: jeden e-mail, tri polia

Sanne posiela Ahmedovi cenovú ponuku na svadobné kvety.

Aan:  Ahmed <ahmed@example.net>
Cc:   Daan <daan@example.com>
Antwoord aan: info@example.com
Onderwerp: Offerte bruiloftsbloemen 14 juni: graag akkoord voor 1 mei

Ahmed musí ponuku schváliť, preto je v poli Komu. Daan kvety pripravuje a číta pre informáciu: Kópia. Ahmed vidí, že Daan správu číta tiež, a to je v poriadku, pretože Daan mu možno neskôr zavolá. Odpovede prichádzajú na info@, kam sa pozerajú Sanne aj Daan.

V praxi: takto to funguje vo webmaile

Pri Vytvoriť správu je pole Príjemca. Plusom napravo od tohto poľa pridáte polia Kópia, Skrytá kópia, Odpovedať na a Preposlať na. Tlačidlom s postavičkami vyberiete kontakty alebo skupinu z adresára. Nad otvorenou správou sú tlačidlá Odpovedať, Odpovedať všetkým (so Zoznam pre odpovedanie pod šípkou) a Poslať ďalej (s voľbou v texte alebo ako príloha). Postup nájdete v príručke k Roundcube. V inom webmaile, napríklad Gmail alebo Outlook.com, majú tlačidlá takmer rovnaké názvy a fungujú podobne.

Zhrnutie

• Komu je pre toho, kto má niečo urobiť, Kópia pre toho, kto číta pre informáciu, Skrytá kópia pre toho, kto má zostať neviditeľný.
• Skrytá kópia funguje cez obálku: adresa e-mail dostane, ale hlavička Bcc sa k ostatným nedostane.
• Viditeľné adresy ľudí, ktorí sa nepoznajú, môžu byť únikom údajov (GDPR, čl. 4 bod 12); či ho nahlásite, závisí od rizika (čl. 33).
• Odpovedať všetkým použite len vtedy, keď vašu odpoveď potrebujú všetci; príjemca v skrytej kópii, ktorý to použije, sa prezradí.
• Odpovedať na posiela odpovede na inú adresu; každý príjemca sa započítava do denného limitu.

Kvíz

Úloha

Úloha A3.1: Koho kam zadáte? Prečítajte si päť situácií a pri každej zvoľte, či uvedená osoba alebo skupina patrí do poľa Komu, Kópia alebo Skrytá kópia. (1) Sanne posiela cenovú ponuku na svadobné kvety a chce, aby ju Ahmed schválil: kam zadá Ahmeda? (2) V tom istom e-maile chce Sanne, aby Daan vedel, čo sa dohodlo; Daan nemusí nič robiť a Ahmed môže vidieť, že Daan správu číta: kam zadá Daana? (3) Sanne píše štyridsiatim zákazníkom, ktorí sa navzájom nepoznajú, že obchod bude počas holandského sviatku Deň kráľa zatvorený: kam zadá zákazníkov? (4) Sanne žiada doručovaciu službu (planning@example.org) aj Daana, aby do piatku potvrdili, či môžu v sobotu; od oboch očakáva odpoveď: kam zadá doručovaciu službu? (5) Sanne odpovedá na sťažnosť zákazníka a chce kópiu na svoju archívnu adresu archief@example.com; táto adresa s e-mailom nič nerobí a zákazník ju nemusí vidieť: kam zadá archief@example.com? Pri každej situácii vyberiete možnosť z výberových polí a program porovná vaše odpovede s kľúčom. Pri každej situácii uvidíte, či je vaša voľba správna a prečo.

Ďalšie čítanie

Kde sú uvedené kroky vo webmaile, platia pre webmail WebOké; v inom webmaile to funguje podobne.

• Roundcube Webmail 4.1: Napísanie novej správy
• Roundcube Webmail 4.2: Odpovedanie a preposielanie správ
• Roundcube Webmail 13.4: Bol dosiahnutý denný limit
• Limit pre odosielanie pošty
• Bezplatný kurz Bezpečne online pre podnikateľov 8.2: Úniky osobných údajov a oznamovacia povinnosť
• Bezplatný kurz E-mail v poriadku: nastavenie a správne doručovanie 7.2: Súhlas, odhlásenie a čistý zoznam
• RFC 5322, Internet Message Format (v angličtine): https://www.rfc-editor.org/rfc/rfc5322
• GDPR, nariadenie (EÚ) 2016/679: https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2016/679/oj