Správna automatická odpoveď v neprítomnosti

Modul 6: Automaticky: filtre a neprítomnosť · Čas čítania: 9 minút

Cieľ lekcie: Po tejto lekcii budete vedieť vysvetliť, ako na serveri funguje automatická odpoveď v neprítomnosti a kto ju dostane a kto nie. Takisto ju budete vedieť nastaviť tak, aby sa sama zapla aj vypla a neprezradila nič, čo by pomohlo podvodníkom.

Kľúčové pojmy: automatická odpoveď v neprítomnosti, Sieve vacation, Interval odpovedania (:days), Moje e-mailové adresy (:addresses), List-Id, Auto-Submitted, Čas začiatku a Čas ukončenia, Akcia pre prichádzajúcu správu

Filter, ktorý odpovedá

Automatická odpoveď v neprítomnosti je z technického hľadiska filter. Nachádza sa v tej istej súprave filtrov ako vaše ostatné filtre (lekcia 6.1), a preto tiež beží na serveri v okamihu, keď pošta príde. Váš notebook môže byť vypnutý. Rozšírenie Sieve sa volá vacation (RFC 5230). Takto webmail zapíše automatickú odpoveď na vianočnú dovolenku:

require ["date","relational","vacation"];
# rule:[Afwezigheidsbericht]
if allof (currentdate :zone "+0100" :value "ge" "date" "2026-12-21", currentdate :zone "+0100" :value "le" "date" "2027-01-03")
{
	vacation :days 7 :addresses ["sanne@example.com","info@example.com"] :subject "Afwezig tot en met 3 januari" "Dank je voor je mail. Ik ben er tot en met 3 januari niet. Voor bestellingen kun je terecht bij Daan: daan@example.com.";
}

Čo tu je napísané:

• currentdate ... "ge" ... "2026-12-21" a "le" ... "2027-01-03": aktuálny dátum musí byť 21. decembra alebo neskôr a 3. januára alebo skôr. To sú váš Čas začiatku a Čas ukončenia. Mimo tohto obdobia filter nerobí nič. :zone "+0100" je časové pásmo z vašich nastavení.
• vacation :days 7: tá istá adresa dostane odpoveď najviac raz za 7 dní.
• :addresses [...]: adresy, ktoré patria vám.
• :subject a text za ním: predmet a obsah odpovede.

Jedna odpoveď na odosielateľa za interval

Bez obmedzenia by niekto, kto vám napíše desaťkrát, dostal desaťkrát tú istú odpoveď. Server si preto pamätá, komu už odpovedal. V rámci Intervalu odpovedania (v Sieve :days) ten istý odosielateľ druhú odpoveď nedostane. Ak nič nezvolíte, podľa štandardu platí 7 dní (RFC 5230, časť 4.1). Pri dvojtýždňovej dovolenke je 7 vhodná hodnota: kto vám napíše znova po týždni, dostane pripomienku, že ste stále preč. Kratší interval ako 1 deň zvyčajne nastaviť nemožno.

Odpoveď ide na odosielateľa z obálky (Return-Path, lekcia 1.1), nie nevyhnutne na adresu v hlavičke From. Pri bežnej pošte je to to isté. Pri newsletteroch a systémoch je to často technická adresa, a presne o to ide: automatická odpoveď sa tak nedostane k človeku, ktorý s ňou nemá čo robiť.

Kto odpoveď nedostane

Automatická odpoveď v neprítomnosti môže narobiť veľa škody, ak odpovie na nesprávnu poštu: odpovede do e-mailovej konferencie s tisíckou členov alebo dve automatické správy, ktoré na seba donekonečna reagujú. Preto štandard (RFC 5230, časť 4.6) hovorí, že server neodpovedá na:

• poštu s hlavičkou List-Id alebo inými hlavičkami List: newslettery a e-mailové konferencie;
• poštu s hlavičkou Auto-Submitted s inou hodnotou ako "no": automatické správy, napríklad inú automatickú odpoveď v neprítomnosti alebo upozornenie zo systému;
• poštu z adries ako MAILER-DAEMON alebo z adries, ktoré sa začínajú na "owner-" alebo končia na "-request".

Vlastná odpoveď sama dostane hlavičku Auto-Submitted: auto-replied. Iná automatická odpoveď tak vie, že na ňu nemá odpovedať, a nevznikne nekonečná slučka.

Moje e-mailové adresy: odpovedať, len keď je správa pre vás

Server odpovedá, len ak je niektorá z vašich adries v hlavičkách To alebo Cc (RFC 5230, časť 4.5). Tak zabránite odpovediam na poštu, ktorá prišla cez konferenciu alebo ako skrytá kópia. Ktoré adresy sú vaše, vie server len napoly: adresu vašej schránky určite, ale nie adresu info@, ktorá sa na vás presmeruje.

Preto je dôležité pole Moje e-mailové adresy (v Sieve :addresses). Zadajte doň každú adresu, na ktorú dostávate poštu, aj adresy s presmerovaním. Tlačidlom Vyplniť všetko mojimi adresami webmail prevezme adresy vašich identít. Ak zabudnete na info@, zákazník, ktorý píše na info@, automatickú odpoveď nedostane a možno bude čakať zbytočne.

Začiatok, koniec a čo sa stane s poštou

Vďaka poľu Čas začiatku a Čas ukončenia sa správa sama zapne aj vypne. Je to najbezpečnejší spôsob: nemôžete zabudnúť ju vypnúť. Ak ich necháte prázdne, správa je zapnutá, kým je Stav nastavený na Zap. Automatická odpoveď, ktorá beží ešte týždne po dovolenke, je známa chyba a zákazníkov mätie.

Pri Akcii pre prichádzajúcu správu zvolíte, čo sa stane so samotnou poštou. Nechajte tu nastavené Zachovať. Vacation totiž správu normálne ponechá vo vašej schránke (RFC 5230, časť 4.7) a po návrate si chcete prečítať, čo prišlo. Zahodiť znamená, že pošta, ktorú dostanete, zmizne. Presmerovať na alebo Poslať kópiu na má zmysel len na kolegu vo vašej vlastnej organizácii, s rovnakými nevýhodami ako v lekcii 6.2.

Čo napísať a čo nie

Dobrá automatická odpoveď je krátka a odosielateľovi pomôže:

• Kedy budete späť alebo dokedy neodpovedáte.
• Kto vás medzitým zastupuje, s adresou alebo telefónnym číslom, kde niekto naozaj je.
• Čo môže odosielateľ urobiť, ak je vec naliehavá.

A čo nepísať: podrobnosti, ktoré pomáhajú podvodníkom a zlodejom. Odpoveď ide každému, kto vám napíše, aj spamerom a neznámym ľuďom. Neuvádzajte teda, že ste tri týždne v zahraničí, kam idete, vaše súkromné číslo ani meno zástupcu s funkciou, ktorú môže podvodník zneužiť ("s platbami sa obráťte na nášho účtovníka Jána"). Podvodník takúto správu rád použije na napísanie dôveryhodného falošného e-mailu, napríklad na urgentnú platbu v mene niekoho, kto je aj tak nedostupný.

Príklad dobrej správy:

Onderwerp: Afwezig tot en met 3 januari

Dank je voor je mail. Ik lees mijn mail weer vanaf 4 januari.
Voor bestellingen en vragen kun je terecht bij info@example.com.

Nie dvakrát

Automatickú odpoveď v neprítomnosti môžete nastaviť aj v ovládacom paneli vášho hostingu, vo WebOké v DirectAdmin. Používajte len jedno z toho. Ak sú zapnuté obe, každý dostane dve automatické odpovede.

V praxi: takto to funguje vo webmaile

Automatická odpoveď sa nachádza v Nastavenia > Mimo kancelárie, s poľami Predmet, Telo, Čas začiatku, Čas ukončenia a Stav, a v časti Pokročilé nastavenia s poľami Moje e-mailové adresy, Interval odpovedania a Akcia pre prichádzajúcu správu. Výsledok uvidíte v Filtre > Akcie > Upraviť súpravu filtrov. Postup nájdete v Príručke Roundcube v časti Nastavenie odpovede v neprítomnosti. V inom webmaile to funguje podobne: Gmail má automatickú odpoveď počas dovolenky v nastaveniach, Outlook.com automatické odpovede.

Zhrnutie

• Automatická odpoveď v neprítomnosti je filter Sieve (vacation, RFC 5230), ktorý beží na serveri.
• Ten istý odosielateľ dostane najviac jednu odpoveď za Interval odpovedania; ak nič nezvolíte, je to 7 dní.
• Žiadna odpoveď na e-mailové konferencie (List-Id) a automatickú poštu (Auto-Submitted) a odpoveď len vtedy, keď je niektorá z vašich adries v To alebo Cc.
• Do poľa Moje e-mailové adresy zadajte aj adresy s presmerovaním, použite dátum začiatku a konca a akciu nechajte na Zachovať.
• Napíšte, kedy budete späť a na koho sa možno obrátiť, ale žiadne podrobnosti, ktoré pomáhajú podvodníkom.

Kvíz

Úloha

Úloha A6.3: Kontrola vašej automatickej odpovede. Vo vlastnej schránke si pripravte automatickú odpoveď v Nastavenia > Mimo kancelárie, s Časom začiatku a Časom ukončenia, ktoré sú oba v budúcnosti; správa tak ešte nie je naozaj zapnutá a nikto teraz nedostane odpoveď. Vyplňte predmet, text, Moje e-mailové adresy a Interval odpovedania a Akciu pre prichádzajúcu správu nechajte na Zachovať. Potom vložte svoju súpravu filtrov (Nastavenia > Filtre > Akcie > Upraviť súpravu filtrov, skopírovať všetko) alebo nahrajte súbor z tlačidla Stiahnuť. Program načíta skript do pamäte (nič sa neukladá) a skontroluje: je tam akcia vacation; :days je aspoň 1; predmet nie je prázdny; text je dlhší ako 40 znakov; je tam dátumové ohraničenie s currentdate (inak oranžová: nezabudnete ju vypnúť?); :addresses obsahuje aspoň jednu adresu (inak oranžová); a správa sa zachová, teda žiadne discard ani presmerovanie na adresu mimo vašej domény. Ak správu nepotrebujete, po úlohe ju znova vypnite.

Ďalšie čítanie

Kde sa uvádzajú kroky vo webmaile, platia pre webmail WebOké; v inom webmaile to funguje podobne.

• Roundcube Webmail 7.3: Nastavenie automatickej odpovede v čase neprítomnosti
• Roundcube Webmail 7.1: Vytvorenie filtra
• Bezplatný kurz Bezpečne online pre podnikateľov 1.2: Phishing, podvod na CEO a podvod s faktúrou
• Pravidlá pre e-maily na strane servera (filtre na serveri)
• RFC 5230, Sieve Email Filtering: Vacation Extension (v angličtine): https://www.rfc-editor.org/rfc/rfc5230