Prílohy a veľké súbory

Modul 3: Písanie pošty · Čas čítania: 11 minút

Cieľ lekcie: Po tejto lekcii dokážete vypočítať, či sa súbory zmestia do jedného e-mailu, pochopíte, prečo sa príloha pri odosielaní zväčší, a pri veľkých súboroch zvolíte správny postup: zmenšenie, prevod alebo odkaz na zdieľanie.

Kľúčové pojmy: MIME, base64, limit veľkosti správy, maximálna veľkosť prílohy, prijímajúci server, odkaz na zdieľanie, dátum vypršania platnosti, pdf, zmenšenie fotografie, pripomienka príloh, vCard

Z prílohy sa stal text

E-mail bol kedysi navrhnutý na obyčajný text. Fotografia, pdf alebo tabuľka sa skladá z ľubovoľných bajtov, ktoré sa nedajú len tak priložiť. Preto existuje MIME: dohoda, ktorá rozdelí správu na časti, pričom každá časť má hlavičku, ktorá hovorí, čo obsahuje (napríklad Content-Type: application/pdf) a ako je zabalená. Pri súboroch je tento obal takmer vždy base64.

Base64 premení každé 3 bajty vášho súboru na 4 čitateľné znaky (RFC 2045). Výsledok je teda približne o tretinu väčší ako originál. Fotografia s veľkosťou 3 MB zaberie v e-maile približne 4 MB. Takto vyzerá začiatok takejto prílohy, keď si zobrazíte zdrojový kód správy:

Content-Type: application/pdf; name="offerte-bruiloft.pdf"
Content-Disposition: attachment; filename="offerte-bruiloft.pdf"
Content-Transfer-Encoding: base64

JVBERi0xLjcKJcfsj6IKNSAwIG9iago8PC9MZW5ndGggNiAwIFIvRmlsdGVyIC9GbGF0ZURl
Y29kZT4+CnN0cmVhbQp4nO1dW4/bNhJ+968wFigQoGBMhfVL6UNBRoqnSuUMIqI3Lff1Uq...

Každý riadok tejto zmesi znakov je kúsok vášho pdf. Príjemca z toho nič nevidí: jeho poštový program to premení späť na pôvodný súbor.

Výpočet: zmestí sa to do jednej správy?

Každý poštový server má limit veľkosti správy: najväčšiu správu, ktorú prijme, meranú po zabalení. Vo WebOké je to 50 MB na správu, na všetkých poštových serveroch. Keďže base64 všetko zväčší o tretinu, do jednej správy sa zmestí približne 36 MB príloh. Toto číslo vidíte aj vo webmaile ako maximálnu veľkosť súboru pri prikladaní.

Základné pravidlo na vlastný výpočet:

1. Sčítajte veľkosť všetkých príloh.
2. Ak je to viac ako približne 36 MB, do jedného e-mailu vo WebOké sa to nezmestí.
3. Ak je to menej, na vašom serveri sa to zmestí. To je však len polovica príbehu.

Druhou polovicou je prijímajúci server. Aj ten má limit veľkosti správy a často je nižší ako 50 MB. Mnohé služby prijímajú správy do približne 20 až 25 MB, ale líši sa to podľa služby a môže sa to zmeniť. Ak je vaša správa pre príjemcu príliš veľká, dostanete späť chybové hlásenie, často s kódom ako 552 alebo so slovami "message too big" či "message size exceeds". Váš e-mail bol síce odoslaný, ale nebol doručený.

Preto platí druhé, opatrnejšie pravidlo: pri viac ako 15 až 20 MB príloh pre niekoho mimo vašej organizácie radšej zvoľte odkaz na zdieľanie. Nemusíte tak hádať.

Myslite aj na to, že správa s veľkými prílohami bude uložená vo vašom priečinku Odoslané aj v schránke príjemcu. U oboch sa započíta do úložiska (lekcia 5.4). Ak pošlete ten istý súbor s veľkosťou 20 MB piatim ľuďom, bude uložený päťkrát u príjemcov a raz u vás.

Zmenšenie: najprv najväčšia úspora

Skôr ako vytvoríte odkaz na zdieľanie, zistite, či sa súbor nedá zmenšiť. Nie všetky súbory sú na svoj obsah rovnako veľké.

• Fotografie z telefónu alebo fotoaparátu majú často niekoľko MB na kus, pretože sú uložené v plnom rozlíšení. Na obrazovku stačí zlomok z toho. Zmenšenie fotografie napríklad na šírku 2000 pixelov ju väčšinou mnohonásobne zmenší bez toho, aby ste na obrazovke videli rozdiel. Toto je takmer vždy najväčšia úspora.
• Dokumenty: cenová ponuka vo formáte .docx môže byť veľká kvôli vloženým obrázkom a u príjemcu niekedy vyzerá inak. Pdf je často menšie, všade vyzerá rovnako a nedá sa omylom upraviť.
• Naskenované dokumenty sú obrázky. Skenujte v nižšom rozlíšení alebo čiernobielo, ak farba nie je potrebná.
• Komprimovanie do zip pomáha pri textových súboroch a tabuľkách, ale takmer vôbec nie pri fotografiách, videách a pdf: tie sú už skomprimované.

Pri videu zmenšenie často nestačí. Video dlhé niekoľko minút má ľahko viac ako 36 MB. Vtedy je odkaz na zdieľanie jediným dobrým riešením.

Odkaz na zdieľanie: súbor zostáva, odkaz cestuje

Pri odkaze na zdieľanie uložíte súbor do online úložiska, napríklad do Nextcloud alebo iného cloudu, a pošlete len odkaz. E-mail zostane malý, príjemca si súbor stiahne, kedy chce, a vy môžete odkaz neskôr zrušiť.

Dobrý odkaz na zdieľanie má:

• dátum vypršania platnosti, aby súbor nezostal verejný celé roky;
• heslo pri dôverných súboroch, ktoré odovzdáte iným kanálom (SMS alebo telefonicky), nie v tom istom e-maile;
• len na čítanie, pokiaľ druhá strana naozaj nemusí niečo nahrať späť.

Jedna pasca: odkaz na zdieľanie bez hesla funguje pre každého, kto ho má. Ak príjemca váš e-mail prepošle, k súboru sa dostane aj ďalší príjemca. Pri osobných údajoch alebo cenových ponukách preto heslo a dátum vypršania platnosti nie sú luxus.

Ďalšia pasca: niektorí príjemcovia odkazom nedôverujú, po všetkom tom phishingu oprávnene (lekcia 2.4). Preto v e-maile uveďte, čo môžu očakávať: "Dostanete odkaz na náš Nextcloud, súbor sa volá foto's-bruiloft.zip a odkaz funguje do 1. júna."

Zabudnuté prílohy a vizitka

Kto ešte nikdy nenapísal "pozri prílohu" a potom nič nepriložil? Webmail vás môže upozorniť: s voľbou Pripomenúť zabudnuté prílohy pri odoslaní skontroluje, či váš text obsahuje slová ako "príloha", hoci žiadna príloha nie je pripojená. Táto pripomienka je predvolene vypnutá; zapnete ju v časti Nastavenia > Vytváranie správ.

Pomocou Pripojiť vizitku vCard pošlete kontakt z adresára ako vizitku (súbor .vcf). Príjemca si ju jedným kliknutím uloží do vlastného adresára. Je to praktické, keď chcete niekomu odovzdať údaje kolegu alebo dodávateľa. Viac o vCard nájdete v lekcii 7.2.

V praxi: takto to funguje vo webmaile

Na obrazovke Vytvoriť správu pridáte prílohu tlačidlom Priložiť hore alebo tlačidlom Priložiť súbor vpravo, prípadne súbor pretiahnete do poľa vpravo. Tam vidíte aj maximálnu veľkosť súboru. Pripomienku zabudnutých príloh nájdete v časti Nastavenia > Vytváranie správ. Jednotlivé kroky popisuje Príručka Roundcube. V inom webmaile to funguje podobne, ale limit na správu sa líši podľa poskytovateľa.

Zhrnutie

• Prílohy sa pomocou base64 zabalia ako text, a preto sú približne o tretinu väčšie (z 3 bajtov sa stanú 4 znaky).
• Vo WebOké môže mať správa 50 MB; to je približne 36 MB príloh.
• Prijímajúce servery často prijímajú menej; pri veľkých súboroch pre externých príjemcov radšej použite odkaz na zdieľanie.
• Najprv zmenšite fotografie a dokumenty preveďte do pdf; komprimovanie do zip pri fotografiách a videu nepomáha.
• Odkaz na zdieľanie má mať dátum vypršania platnosti a pri dôverných súboroch heslo odovzdané iným kanálom.

Kvíz

Úloha

Úloha A3.3: Zmestí sa to do jedného e-mailu? Vychádzajte zo základného pravidla vo WebOké: do jednej správy s veľkosťou 50 MB sa zmestí približne 36 MB príloh, pretože base64 všetko zväčší približne o tretinu. Pri situáciách 1 až 3 zvoľte "zmestí sa" alebo "nezmestí sa, odkaz na zdieľanie". (1) Sanne posiela Ahmedovi dve pdf: cenovú ponuku s veľkosťou 3 MB a kvetinový plán s veľkosťou 5 MB. (2) Daan chce Sanne poslať video zo stavby svadobnej brány; súbor má 120 MB. (3) Sanne chce Ahmedovi poslať v jednom e-maile dvanásť fotografií predchádzajúcich svadobných kytíc, každú s veľkosťou 3,5 MB, priamo z fotoaparátu. Otázka 4: Sanne musí pre iný e-mail uvoľniť miesto a môže najprv zmenšiť jeden súbor. Ktorý súbor zvolíte: (a) offerte-bruiloft.pdf s veľkosťou 0,4 MB, (b) bruidsboeket.jpg s veľkosťou 9 MB priamo z fotoaparátu, (c) prijslijst.docx s veľkosťou 0,2 MB? Program porovná vaše štyri odpovede s kľúčom a pri každej situácii zobrazí výpočet.

Ďalšie čítanie

Kroky vo webmaile platia pre webmail WebOké; v inom webmaile to funguje podobne.

• Roundcube Webmail 4.3: Posielanie príloh
• Email zamietnutý: správa je príliš veľká
• Chybové hlásenia vyriešené 1.6: 552 Mailbox full alebo Message too big
• Bezplatný kurz E-mail v poriadku: nastavenie a správne doručovanie 3.2: Úložisko, kvóty a plná e-mailová schránka
• RFC 2045, MIME časť 1, oddiel 6.8 o base64 (v angličtine): https://www.rfc-editor.org/rfc/rfc2045