Úložisko, kvóty a plná e-mailová schránka

Modul 3: Správa poštovej schránky · Čas čítania: 9 minút

Cieľ lekcie: Po tejto lekcii viete vysvetliť, kam sa stráca úložisko e-mailovej schránky, čo je kvóta, čo zaznamená odosielateľ, keď je vaša schránka plná, a ako zostaviť plán čistenia a archivácie, pri ktorom sa žiadna pošta nestratí.

Kľúčové pojmy: úložisko, kvóta (na schránku a na balík), využitie podľa priečinka, prílohy a base64, maximálna veľkosť správy (SIZE), varovný e-mail, 452 4.2.2 a 552 5.2.2 (schránka plná), 552 5.3.4 (správa príliš veľká), čistenie, archivácia, lokálny priečinok, záloha

Kam sa stráca miesto?

Obyčajný textový e-mail má pár kilobajtov. Takých by ste mohli uložiť stovky tisíc. Miesto takmer vždy zaberú tri veci:

1. Prílohy. Fotky, pdf súbory, prezentácie. Jedna správa s desiatimi fotkami z telefónu má rýchlo 30 až 50 MB.
2. Odoslaná pošta. Každá príloha, ktorú odošlete, zostane potom aj vo vašom priečinku Odoslané. Ak pošlete ponuku s veľkosťou 8 MB piatim zákazníkom v piatich samostatných e-mailoch, uloží sa päťkrát.
3. Kôš a spam. Odstránená pošta zostáva v Koši, kým ho nevyprázdnite. Spam zostáva v priečinku Spam, kým ho nevyčistí spamový filter alebo vy sami. Obe sa počítajú do úložiska.

Štvrtú, skrytú príčinu ste videli v lekcii 3.1: správy označené ako odstránené, ktoré sa však nikdy definitívne nevymažú.

Prečo sa príloha zväčší

E-mail bol pôvodne navrhnutý len pre text. Príloha (fotka, pdf) sa preto prevádza na text pomocou kódovania base64. Pri ňom sa vždy 3 bajty prevedú na 4 znaky. Príloha je teda približne o tretinu väčšia, a s koncami riadkov ešte o niečo viac. Pdf s veľkosťou 15 MB na vašom počítači má v e-maile vyše 20 MB.

To je dôležité pri limitoch. Ak príjemca uvádza „maximálne 25 MB“, ide o veľkosť celej správy po prevode. Príloha s veľkosťou 20 MB sa tam už nezmestí.

Dva druhy obmedzení

Kvóta: koľko smiete uchovávať?

Kvóta je maximálne úložisko e-mailovej schránky. Zvyčajne existujú dve úrovne:

• Samotná schránka. Pre každú schránku môžete nastaviť limit, napríklad 2 GB pre všeobecnú adresu, aby jedna schránka nepohltila všetko miesto.
• Balík alebo predplatné. Všetky schránky dohromady (a pri hostingovom balíku aj webová stránka, databázy a zálohy) zdieľajú celkové úložisko. Ak je toto plné, veľká kvóta na jednu schránku už nepomôže.

Pri firemnej cloudovej e-mailovej službe je to často riešené na jedného používateľa, s pevným množstvom na licenciu. Princíp je rovnaký.

Veľkosť správy: aká veľká môže byť jedna správa?

Okrem úložiska má každý mailový server aj maximálnu veľkosť správy. Platí pri odosielaní (váš server) aj pri prijímaní (server príjemcu). Rozhoduje ten menší z oboch limitov. Mailové servery oznamujú svoj limit na začiatku SMTP komunikácie pomocou rozšírenia SIZE (pozri lekciu 1.2), napríklad 250-SIZE 52428800 (50 MB).

Bežne používané limity sa pohybujú medzi 20 a 50 MB. Gmail napríklad umožňuje odosielať prílohy do 25 MB; väčšie súbory Gmail sám vloží ako odkaz na Google Drive. Nikdy nepredpokladajte, že príjemca zvládne viac než 20 MB. Pre veľké súbory je lepšou voľbou odkaz na stiahnutie (napríklad z vášho cloudového úložiska): žiadny limit, žiadne duplicitné ukladanie a odkaz môžete neskôr zrušiť.

Čo sa stane, keď je schránka plná?

Najprv zvyčajne dostanete varovanie: e-mail od servera, že sa blížite k hranici, napríklad 90 %. Pri serveroch s Exim (ako DirectAdmin) je to anglický text The size of your mailbox has exceeded a warning threshold.

Ak je schránka naozaj plná, server novú poštu odmietne. Či sa tak stane dočasne alebo definitívne, závisí od servera:

Kód X.2.2 znamená v rozšírených stavových kódoch (RFC 3463) presne toto: „schránka plná“. Modul 6 sa bounce správam venuje podrobnejšie.

Všimnite si rozdiel oproti príliš veľkej správe: 552 5.3.4 Message too big znamená, že správa je väčšia, než server dovoľuje. Vyčistenie schránky v tomto prípade nepomôže; odosielateľ musí súbor poslať iným spôsobom.

A pozor: plnú schránku často sami nezbadáte. Môžete bez problémov ďalej odosielať poštu a čítať starú poštu. Chybové hlásenie dostávajú odosielatelia a zákazník, ktorému sa tri razy vrátil bounce, nemusí vždy zavolať.

Čistenie bez ľútosti

Postup, ktorý takmer vždy funguje:

1. Zistite, kde sa nachádza zaberané miesto. Vo webmaile alebo v zákazníckom paneli zvyčajne vidíte využitie podľa priečinka. Najviac miesta zvyčajne zaberá Odoslané, Kôš alebo jeden starý priečinok s prílohami.
2. Vyprázdnite Kôš a Spam. To je najrýchlejší spôsob, ako získať miesto, a nič to nestojí.
3. Vyhľadajte veľké správy. Vo väčšine webmailov a programov môžete triediť podľa veľkosti. Prílohu, ktorú potrebujete, si uložte medzi svoje súbory a odstráňte e-mail, alebo iba prílohu (Thunderbird a Apple Mail dokážu odstrániť prílohu zo správy).

4. Archivujte staršie roky. Poštu, ktorú chcete uchovať, ale málokedy potrebujete, môžete presunúť do archívu. Máte dve možnosti:

   • archívny priečinok na serveri: zostáva viditeľný všade, ale počíta sa do úložiska;
   • lokálny priečinok na vašom počítači (Thunderbird: Lokálne priečinky; Apple Mail: Na mojom Macu; Outlook: dátový súbor .pst). Ten sa už do úložiska nepočíta, ale nachádza sa len na tomto jednom počítači. Postarajte sa preto o zálohu tohto počítača. Bez zálohy je lokálna archivácia len presunom na jeden pevný disk.
5. Kvótu upravte až potom, ak je to ešte potrebné a váš balík má voľné miesto.

Hromadné čistenie jedným tlačidlom v paneli (napríklad „odstrániť všetko staršie ako rok v priečinku Doručená pošta“) je praktické, ale nezvratné. Pri IMAP sa pošta okamžite zmaže zo všetkých vašich zariadení. Najprv si uložte to, čo potrebujete.

Povinnosť uchovávania

Podnikateľ musí dodržiavať fiškálnu povinnosť uchovávania dokladov v krajine, kde podniká (často 7 až 10 rokov), a môže sa to týkať aj firemnej pošty, ako sú cenové ponuky, potvrdenia objednávok a faktúry. Takúto poštu teda neodstraňujte bez rozmyslu. Uložte ju do archívu so zálohou, alebo si prílohy uchovajte vo svojej účtovnej evidencii.

V praxi: ako to vyzerá v paneli

V DirectAdmin vidíte pri položke E-mailové účty pri každej schránke stĺpec Využitie a hore celkový súčet. Cez tri bodky vedľa schránky a Zmeniť limity nastavíte kvótu v MB, alebo zaškrtnete Max, aby schránka mohla využívať voľné miesto z balíka. Pomocou Vyčistiť odstránite naraz starú poštu z priečinka. V Môj WebOké vidíte úložisko balíka. U iných poskytovateľov to funguje podobne: hľadajte v paneli alebo v administrácii pojmy ako „úložisko“, „kvóta“ alebo „veľkosť schránky“.

Zhrnutie

• Miesto zaberajú najmä prílohy, odoslaná pošta, Kôš a spam.
• Prílohy sa v e-maile vďaka base64 zväčšia približne o tretinu.
• Existuje kvóta na schránku a celkový limit pre balík; rozhoduje ten tesnejší.
• Plná schránka odmieta poštu: dočasne (452 4.2.2) alebo definitívne (552 5.2.2). Zaznamená to odosielateľ, vy často nie.
• Čistite v tomto poradí: pozrite sa, vyprázdnite Kôš a Spam, vyhľadajte veľké správy, archivujte a až potom prípadne zvýšte kvótu. Lokálny archív potrebuje vlastnú zálohu.

Kvíz

Úloha

Úloha O3.2: Zmeranie vášho úložiska a vytvorenie plánu upratovania. Zistite, koľko úložiska vaša schránka využíva a aký je limit (schránky aj balíka alebo predplatného). Zapíšte si tri priečinky, ktoré zaberajú najviac miesta, a vyhľadajte svojich desať najväčších správ. Potom zostavte plán čistenia: čo odstránite, čo archivujete, kam sa archív uloží a ako je tento archív zálohovaný? Zohľadnite, čo musíte uchovávať z firemných dôvodov.

Ďalšie čítanie

Kroky v týchto článkoch platia pre panely WebOké; u iných poskytovateľov to funguje podobne.

• Návod na DirectAdmin 7.3: Úložisko na jednu schránku a čo sa stane, keď je plné
• Hlásenie: Your mailbox - The size of your mailbox has exceeded a warning threshold
• E-mail odmietnutý: message too big
• Ako skontrolujem využitie e-mailu?
• Vyčistenie e-mailovej schránky na uvoľnenie miesta v DirectAdmin
• RFC 3463 (Enhanced Mail System Status Codes), RFC 2045 (MIME, base64), RFC 1870 (SMTP SIZE)