Presun e-mailu: plán

Modul 8: Presun a vaša doména v poriadku · Čas čítania: 11 minút

Cieľ lekcie: Po tejto lekcii dokážete naplánovať presun svojho e-mailu k inému poskytovateľovi: čo si vopred spočítate, v akom poradí postupujete a čo sa neprenesie samo.

Kľúčové pojmy: inventár (schránky, aliasy, presmerovania, catch-all, autoresponder, filtre), veľkosť schránky a úložisko, heslá, vopred znížené TTL, poradie (vytvorenie, prvá kópia, prepnutie MX, druhá kópia, zariadenia), kalendár a kontakty (nie cez IMAP), pošta cez POP3 v počítači, Microsoft 365 a Gmail (prihlásenie namiesto hesla), DNS záznamy, ktoré musia ísť s presunom, komunikácia

Čo vlastne presúvate?

"Presun mojej pošty" znie ako jedna vec, no v skutočnosti ich je aspoň päť:

1. Samotné poštové schránky, so všetkými priečinkami a správami uloženými na serveri.
2. Adresy okolo nich: aliasy, presmerovania, catch-all, distribučné zoznamy, autorespondéry a filtre na serveri. Tie sa nachádzajú v paneli vášho pôvodného poskytovateľa a nikdy sa neprenesú samy.
3. DNS vášho e-mailu: MX, SPF, DKIM, DMARC, prípadne záznamy autodiscover, autoconfig alebo SRV. Po presune musia zodpovedať novému poskytovateľovi.
4. Vaše zariadenia: každý počítač, telefón a tablet, kde je schránka nastavená, plus všetko, čo odosiela poštu cez SMTP (vaša webová stránka, tlačiareň či skener, účtovný systém).
5. Čo nie je pošta: kalendáre a kontakty. Pri Microsoft 365, Google a mnohých ďalších poskytovateľoch sú súčasťou rovnakého účtu, no neprenášajú sa cez IMAP. Tie presúvate samostatne.

Kto myslí iba na bod 1, po presune zistí, že faktura@ sa už nepresmeruje k účtovníkovi, že skener už nedokáže odoslať e-mail, alebo že kalendár celej firmy je prázdny.

Krok 1: inventár

Najprv si urobte zoznam. Osvedčí sa tabuľka, kde je v každom riadku jedna adresa:

Doplňte tiež:

• Veľkosť každej schránky. Nová schránka musí byť dostatočne veľká, s priestorom na rast (lekcia 3.2). Kópia, ktorá sa v polovici zastaví, lebo nová schránka je plná, je najčastejší dôvod, prečo sa presun zasekne.
• Kto pracuje cez POP3. Pri POP3 sa pošta často nachádza iba v danom počítači, nie už na serveri (lekcia 1.3). Kópia zo servera teda túto poštu neprenesie. Tú musíte preniesť priamo z poštového programu.
• Čo ďalšie odosiela poštu. Webová stránka, e-shop, skener, pokladničný systém, monitoring. Každé z toho má SMTP údaje, ktoré sa po presune zmenia.
• Osobitné DNS záznamy, ktoré pre vašu poštu nastavil pôvodný poskytovateľ, a záznamy iných služieb (DKIM pre newsletter, overenia), ktoré musia zostať zachované.

Zároveň si urobte poriadok: adresy, ktoré už nikto nepoužíva, netreba presúvať. A presun je vhodná príležitosť na zrušenie catch-all adresy.

Krok 2: zabezpečenie prístupu

Aby bolo možné poštu skopírovať, musí sa program prihlásiť do pôvodnej schránky. U väčšiny poskytovateľov to funguje pomocou e-mailovej adresy a hesla cez IMAP. Dve dôležité výnimky:

• Gmail a Google Workspace neumožňujú externým programom prihlásenie bežným heslom. Vytvoríte si heslo aplikácie, pre ktoré musí byť zapnuté dvojkrokové overenie. V Google Workspace to môže mať administrátor vypnuté.
• Outlook.com, Hotmail, Live a Microsoft 365 už pre IMAP neakceptujú heslo, ani heslo aplikácie. Prihlásite sa cez Microsoft (OAuth) a dočasne udelíte programu prístup. V pracovnom prostredí môže byť potrebný súhlas administrátora.

Heslá si už nepamätáte? Pred presunom ich znova nastavte a bezpečne si ich zapíšte (do správcu hesiel, lekcia 3.4).

Krok 3: vopred znížiť TTL vášho MX

Prepnutie MX (lekcia 8.2) je okamih, kedy nová pošta začne prichádzať inde. Resolvery si pamätajú starú odpoveď MX tak dlho, ako hovorí TTL (lekcia 6.1 kurzu DNS). Ak je nastavené na deň, časť odosielateľov bude ešte deň doručovať poštu k vášmu pôvodnému poskytovateľovi.

Preto niekoľko dní vopred znížte TTL svojich MX záznamov, napríklad na 300 sekúnd. Urobte to minimálne jedno staré TTL pred prepnutím: ak je TTL teraz nastavené na 86400 (jeden deň), znížte ho najneskôr deň vopred. Po presune ho znova nastavte na bežnú hodnotu, napríklad 3600.

Ak presúvate celú doménu k inému poskytovateľovi (zmena nameserverov), rýchlosť určuje TTL nameserverov u registra. To si sami znížiť nemôžete; počítajte s prechodným obdobím približne deň alebo dlhšie (lekcia 6.3 kurzu DNS).

Krok 4: poradie

Poradie s najnižším rizikom:

1. Vytvoriť nové schránky, aliasy a presmerovania u nového poskytovateľa, s rovnakými názvami. Na DNS zatiaľ nič nemeniť. Staré schránky naďalej fungujú bez zmeny.
2. Prvá kópia všetkých schránok (lekcia 8.2). Môže to trvať niekoľko hodín. Nikto si to nevšimne.
3. Pripraviť DNS: nastavte záznamy pre SPF, DKIM a DMARC nového poskytovateľa vopred, kde je to možné popri starých. Pozor: SPF musí dočasne obsahovať oboch poskytovateľov (jeden záznam, lekcia 4.2). DKIM môže existovať súbežne, pretože každý poskytovateľ má vlastný selektor.
4. Prepnúť MX v pokojnom čase, napríklad v piatok popoludní alebo večer. Od tejto chvíle prichádza nová pošta k novému poskytovateľovi.
5. Druhá kópia po jednom dni, keď je staré TTL určite prekonané. Táto kópia prenesie poštu, ktorá medzičasom ešte prišla k pôvodnému poskytovateľovi. Správy, ktoré už boli skopírované, sa vynechajú.
6. Prepnúť zariadenia: vytvorte nové účty v poštových programoch, upravte webovú stránku a skener, odstráňte staré účty (lekcia 8.2).
7. Upratať: odstrániť pôvodného poskytovateľa zo SPF, odstrániť staré DKIM záznamy, vrátiť TTL na normálnu hodnotu.
8. Zrušiť pôvodnú schránku až keď všetko niekoľko týždňov funguje bez problémov. Dovtedy máte k dispozícii kompletnú kópiu.

Častou chybou je obrátené poradie: najprv presunúť MX alebo doménu a až potom vytvoriť schránky. V medzičase sa potom pošta odmieta s chybou 550 5.1.1 (adresa neexistuje) a odosielatelia dostanú bounce.

Kalendár, kontakty a lokálna pošta

Kalendár a kontakty sa prenášajú cez iné protokoly (CalDAV, CardDAV, alebo vlastné prepojenie Microsoftu a Google). Exportujte ich pred presunom samostatne: súbor .ics pre každý kalendár a súbor .vcf pre kontakty, a importujte ich u nového poskytovateľa alebo do nového kalendárového programu. Aj zdieľané kalendáre a pozvánky na stretnutia musíte znova zdieľať.

Pošta uložená iba v počítači (POP3, alebo priečinky, ktoré Outlook ukladá ako súbor .pst v počítači) sa prenáša priamo z poštového programu: pridajte novú schránku ako IMAP účet a presuňte do nej priečinky. Alebo exportujte súbor .pst a importujte ho.

Informujte vopred

Oznámte používateľom vopred, čo sa bude diať: kedy nastane prepnutie, že si musia na telefóne a notebooku nastaviť nový účet, a koho môžu kontaktovať, ak niečo nefunguje. Jednoduchý návod s novým nastavením (lekcia 2.1) predíde mnohým otázkam.

V praxi: ako to vyzerá u poskytovateľa

Vo WebOké vytvoríte schránky v DirectAdmin alebo Môj WebOké a poštu skopírujete pomocou nástroja na presun e-mailu v Môj WebOké (ten sa dokáže prihlásiť aj do Microsoftu) alebo pomocou IMAPSync migrácia v DirectAdmin. Iní poskytovatelia majú podobné migračné nástroje, prípadne použijete samostatný program. Postup opísaný vyššie je všade rovnaký.

Zhrnutie

• Presun zahŕňa poštové schránky, adresy okolo nich, DNS, zariadenia a kalendár s kontaktmi.
• Vytvorte inventár s veľkosťou, používateľmi POP3, presmerovaniami a všetkým, čo odosiela poštu cez SMTP.
• Zabezpečte prístup: heslo aplikácie pre Gmail, prihlásenie cez Microsoft pre Outlook a Microsoft 365.
• Znížte TTL vášho MX dostatočne vopred. Poradie: vytvorenie, prvá kópia, príprava DNS, prepnutie MX, druhá kópia, zariadenia, upratanie, až potom zrušenie.
• Kalendáre, kontakty a lokálne uložená pošta sa neprenášajú cez IMAP.

Kvíz

Úloha

Úloha O8.1: Vytvorenie plánu presťahovania. Pre svoju vlastnú doménu (alebo pre vzorovú firmu z tejto lekcie) vytvorte inventár so stĺpcami z tabuľky vyššie a časovú os s dátumami pre: zníženie TTL, vytvorenie schránok, prvú kópiu, prepnutie MX, druhú kópiu, zariadenia, upratanie a zrušenie. Odpovedzte aj na otázky: kto pracuje cez POP3, čo odosiela poštu cez SMTP, a ako presuniete kalendár a kontakty? Následne dostanete kontrolný zoznam s bodmi, ktoré patria do dobrého plánu.

Odporúčame na ďalšie čítanie

Kroky v týchto článkoch platia pre panely WebOké; u iných poskytovateľov to funguje podobne.

• Návod na DirectAdmin 10.1: Presun e-mailu: aké sú možnosti
• Príručka WebOké 7.2: Presun e-mailu do WebOké (aj z Microsoft 365)
• Spoločné presťahovanie domény, webstránky a e-mailu bez výpadku: podrobný postup
• Prijatý e-mail počas presunu vašej domény
• Bezplatný kurz DNS 6.3: DNS pri prevode domény
• Bezplatný kurz DNS 6.1: TTL a cache