Priečinky a synchronizácia: prečo máte dvakrát priečinok Odoslané

Modul 3: Správa poštovej schránky · Čas čítania: 9 minút

Cieľ lekcie: Po tejto lekcii viete vysvetliť, ako fungujú IMAP priečinky na serveri, nastaviť vo svojom mailovom programe správne špeciálne priečinky a predísť tomu, aby pošta bola duplicitná alebo sa strácala.

Kľúčové pojmy: IMAP priečinok, zoznam priečinkov na serveri, špeciálne priečinky (Odoslané, Kôš, Koncepty, Spam, Archív), special-use (RFC 6154), priradenie priečinka, prihlásenie na odber priečinkov, odstránenie a definitívne odstránenie (expunge), obdobie synchronizácie, offline kópia

Kde sa vlastne nachádzajú vaše priečinky?

V lekcii 1.3 ste videli rozdiel medzi IMAP a POP3. Pri IMAP sa vaša pošta nachádza na serveri a mailový program len zobrazuje, čo sa tam nachádza. To platí aj pre priečinky. Ak v Thunderbirde vytvoríte priečinok "Ponuky", Thunderbird vytvorí tento priečinok na serveri. Váš telefón ho potom tiež uvidí, a rovnako aj webmail.

To je presne to, čo chcete. No znamená to tiež, že mailový program môže na serveri vytvoriť priečinky, ktoré ste nezamýšľali. A ak sa dva programy nezhodnú na tom, ako sa má priečinok volať, dostanete dva priečinky namiesto jedného.

Niekoľko vecí, ktoré by ste mali vedieť o priečinkoch na IMAP serveri:

• Doručená pošta sa na serveri vždy volá INBOX. Je to jediný priečinok s pevne daným názvom. Váš program ho preloží ako "Doručená pošta", "Inbox" alebo "Prichádzajúce".
• Všetky ostatné priečinky majú voľný názov. Server nepozná "skutočný" priečinok Odoslané, pokiaľ to sám neoznačí (pozri nižšie).
• Podpriečinky sa oddeľujú znakom, zvyčajne bodkou alebo lomkou: INBOX.Offertes alebo Offertes/2026. To vidíte len zriedka, no vysvetľuje to, prečo niektoré programy zobrazujú všetky priečinky pod Doručenou poštou.
• Program niekedy zobrazuje len priečinky, na ktoré je prihlásený na odber. Priečinok, ktorý sa síce na serveri nachádza, ale nie ste naň prihlásení, sa tak javí ako zmiznutý.

Problém so špeciálnymi priečinkami

Váš mailový program potrebuje na svoju činnosť niekoľko priečinkov:

Každý program má svoje vlastné predvolené názvy. Apple Mail používa iné názvy ako Outlook a Outlook zase iné ako aplikácia Gmail. Ak si nastavíte poštovú schránku na troch zariadeniach bez toho, aby ste na to dávali pozor, môže sa stať toto:

• Outlook ukladá odoslanú poštu do Sent Items.
• Váš iPhone ukladá odoslanú poštu do Sent Messages.
• Webmail ukladá odoslanú poštu do Sent.

Potom máte tri priečinky Odoslané a na každom zariadení vidíte len časť toho, čo ste odoslali. Je to najčastejšia sťažnosť týkajúca sa IMAP: "na telefóne nevidím to, čo som odoslal(a) z počítača".

Riešenie: special-use

Od roku 2011 existuje rozšírenie IMAP, pomocou ktorého server sám označuje, na čo je ktorý priečinok určený: special-use (RFC 6154). Server potom napríklad oznámi "tento priečinok sa volá Sent a má funkciu \Sent". Moderný mailový program túto informáciu prevezme a sám už nevytvára vlastný priečinok.

Väčšina mailových serverov toto podporuje a väčšina programov tiež. No stále to často zlyháva pri:

• poštovej schránke, ktorá existuje už mnoho rokov a v ktorej si staré programy už vytvorili vlastné priečinky;
• poštovej schránke, ktorá sa presťahovala od iného poskytovateľa, kde sa priečinky volali inak;
• programoch, ktoré ste nastavili manuálne skôr, než server začal poskytovať special-use;
• POP3 (tam priečinky na serveri neexistujú, takže každé zariadenie uchováva svoj vlastný priečinok Odoslané lokálne).

Ako si sami správne priradiť priečinky

Máte už duplicitné priečinky alebo si nie ste istí? Potom vyberte jeden priečinok pre každú funkciu a každému programu oznámte, o ktorý priečinok ide. Najlepšie je vybrať priečinok, ktorý sám označí server. Ten spoznáte vo webmaili: tam sa priečinok Odoslané zvyčajne nachádza hore s vlastnou ikonou.

Kde to nastavíte?

• Thunderbird: Nastavenia účtu, váš účet, Kopírovanie a priečinky (Odoslané, Koncepty, Archív) a Nastavenia servera (čo sa stane s odstránenými správami a do ktorého priečinka sa presunú).
• Apple Mail na počítači Mac: Nastavenia, Účty, váš účet, Správanie poštových schránok. Na iPhone: Nastavenia, Mail, Účty, váš účet, samotný účet, Pokročilé, a potom pre každú funkciu vyberte príslušný priečinok na serveri.
• Klasický Outlook: pri IMAP účte v nastaveniach účtu (Ďalšie nastavenia, Pokročilé) vyberiete cestu k hlavnému priečinku a priečinok pre odstránené položky. Pre odoslané položky klasický Outlook v mnohých verziách nemá možnosť voľby: používa priečinok, ktorý označí server, inak svoj vlastný.
• Aplikácia Gmail: funguje s priečinkom, ktorý označí server; nastaviť si to pre jednotlivé priečinky nemôžete.

Potom presuniete poštu z nadbytočných priečinkov do vybraného priečinka a prázdne priečinky odstránite. Urobte to na jednom zariadení (najlepšie vo webmaili alebo v počítači) a počkajte, kým to prevezmú ostatné zariadenia.

Odstránenie prebieha v dvoch krokoch

Pri IMAP je odstránenie vlastne nastavenie príznaku. Správa dostane označenie odstránené (\Deleted), no stále sa nachádza na serveri. Až keď program vydá príkaz expunge, je naozaj preč. Väčšina programov to robí takto:

1. Stlačíte Odstrániť. Program presunie správu do Koša (v skutočnosti ju skopíruje do Koša a originál označí ako odstránený).
2. Originál sa okamžite alebo pri ukončení programu definitívne odstráni (expunge).
3. Až keď vyprázdnite Kôš, je správa zo servera skutočne preč.

Niektoré programy sú nastavené inak. Vtedy vidíte správy s preškrtnutím, ktoré jednoducho nezmiznú: sú označené, no nikdy definitívne odstránené. A stále sa počítajú do vášho úložiska. Vo svojom programe potom hľadajte funkciu Komprimovať priečinok (Thunderbird), Vymazať odstránené správy alebo nastavenie typu "definitívne odstrániť odstránené položky pri opustení priečinka".

Dôležité: odstránenie na jednom zariadení znamená odstránenie na všetkých zariadeniach. To je podstata IMAP. Ak chcete mať správu preč z telefónu, no ponechať si ju v počítači, s IMAP to nie je možné. Môžete nanajvýš na telefóne synchronizovať kratšie obdobie (pozri nižšie).

Napriek tomu niečo zmizlo? Mnohí poskytovatelia uchovávajú zálohy, z ktorých sa dá poštová schránka alebo priečinok obnoviť, no zvyčajne len na obmedzené obdobie. Nespoliehajte sa na to ako na archív.

Koľko toho synchronizujete?

Mailový program nemusí stiahnuť úplne všetko. Na telefóne je často praktické synchronizovať len posledné týždne alebo nechať pushovať len Doručenú poštu. Šetrí to miesto aj batériu. Na serveri sa tým nič nemení: stará pošta tam zostáva, len ju na danom zariadení nevidíte.

V počítači si väčšina programov vytvára offline kópiu poštovej schránky (Outlook v súbore .ost, Thunderbird a Apple Mail vo svojom vlastnom priečinku). Je to kópia, nie záloha: ak niečo odstránite na serveri, zmizne to aj z offline kópie. Skutočné lokálne úložisko je priečinok, ktorý si sami vytvoríte pod Lokálne priečinky (Thunderbird), Na mojom Macu (Apple Mail) alebo v dátovom súbore .pst (Outlook). Čo tam presuniete, sa už na serveri nenachádza. Viac o tom v lekcii 3.2.

V praxi: takto to vyzerá v paneli

Vo webmaili WebOké (Roundcube) vidíte vľavo všetky priečinky zo servera. V časti Nastavenia, Priečinky môžete priečinky vytvárať, premenovávať, odstraňovať a prihlasovať alebo odhlasovať sa z ich odberu. V časti Nastavenia, Preferencie, Špeciálne priečinky vidíte, ktorý priečinok sa používa ako Odoslané, Koncepty, Kôš a Spam. Pri iných poskytovateľoch to funguje podobne; ich webmail sa môže volať inak, no takmer každý webmail má takúto správu priečinkov.

Zhrnutie

• Pri IMAP sa aj vaše priečinky nachádzajú na serveri. Každé zariadenie vidí rovnaké priečinky.
• Len INBOX má pevne daný názov. Odoslané, Kôš, Koncepty a Spam sa volajú v jednotlivých programoch rôzne, pokiaľ ich neoznačí server (special-use, RFC 6154).
• Duplicitné priečinky Odoslané vyriešite tak, že pre každú funkciu vyberiete jeden priečinok a nastavíte naň každý program.
• Odstránenie pri IMAP znamená najprv označenie a následne definitívne vymazanie (expunge). Označené správy sa stále počítajú do vášho úložiska.
• Offline kópia nie je záloha; lokálny priečinok áno, je to samostatné úložisko.

Kvíz

Úloha

Úloha O3.1: Kontrola priečinkov. Otvorte svoju poštovú schránku vo webmaili a na každom zariadení, na ktorom ju používate. Zaznamenajte pre každé zariadenie, ktorý priečinok používa pre Odoslané, Kôš, Koncepty a Spam. Máte duplicitné priečinky? Vyberte jeden pre každú funkciu, nastavte naň každé zariadenie, presuňte poštu a odstráňte prázdne priečinky. Potom vyplňte kontrolný zoznam a odpovedzte na otázku: ktorý priečinok sám označil server a ako ste to spoznali?

Ďalšie čítanie

Kroky v týchto článkoch platia pre panely WebOké; u iných poskytovateľov to funguje podobne.

• Návod na DirectAdmin 8.7: IMAP alebo POP3: aký je rozdiel?
• Čo je IMAP alebo POP3 a ako to funguje?
• Ako odstránim správu v IMAP?
• Návod na DirectAdmin 18.11: Omylom vymazaný e-mail
• Obnovenie poštovej schránky alebo odstránených e-mailov zo zálohy
• RFC 6154 (IMAP LIST Extension for Special-Use Mailboxes)