Outlook: nová a klasická verzia

Modul 2: Nastavenie poštovej schránky · Čas čítania: 10 minút

Cieľ lekcie: Po tejto lekcii dokážete nastaviť IMAP schránku v novom aj klasickom Outlooku pre Windows a v Outlooku pre Mac a budete vedieť, aký je rozdiel v tom, kam sa dostane vaša pošta a vaše heslo.

Kľúčové pojmy: nový Outlook, klasický Outlook, Outlook pre Mac, aplikácia Outlook v telefóne, synchronizácia s Microsoft Cloud, IMAP, Exchange, súbor .ost a .pst, manuálne nastavenie

Dva programy s rovnakým názvom

„Outlook“ je dnes zastrešujúci názov. Na počítači s Windows sa môžete stretnúť s dvoma úplne odlišnými programami:

Staré aplikácie pre Windows Mail a Kalendár od konca roka 2024 už nie sú podporované; kto ich používal, automaticky skončí v novom Outlooku. Vďaka tomu má veľa ľudí nový Outlook, aj keď si ho vedome nevybrali.

Čo znamená „cez cloud spoločnosti Microsoft“

Toto je najdôležitejší rozdiel a málokto o ňom vie. Klasický Outlook, Thunderbird a Apple Mail sa pripájajú priamo k vášmu IMAP serveru. Vaše heslo zostáva iba na vašom počítači.

Nový Outlook funguje inak. Microsoft to nazýva „synchronizácia vášho účtu s Microsoft Cloud“: server spoločnosti Microsoft sa vo vašom mene prihlási na váš mailový server, stiahne vašu poštu a uloží jej kópiu v dátových centrách Microsoftu. Nový Outlook vo vašom počítači potom komunikuje s Microsoftom, nie s vaším vlastným mailovým serverom. Microsoft tak získava vašu e-mailovú adresu, vaše heslo a kópiu vašej pošty, kalendára a kontaktov. Microsoft sám uvádza, že sa na tieto údaje následne vzťahujú jeho vlastné podmienky používania a vyhlásenie o ochrane osobných údajov. To isté platí pre aplikáciu Outlook na iPhone a Androide a, pokiaľ to nevypnete, aj pre Outlook pre Mac.

Dôsledky, ktoré si všimnete v praxi:

• Oneskorenie. Nová pošta sa niekedy zobrazí až po chvíli, pretože ju musí najprv stiahnuť Microsoft.
• Nejasné chybové hlásenia. Ak sa Microsoftu nepodarí prihlásiť, uvidíte iba hlásenie „niečo sa pokazilo“. Nezistíte, či je problém v hesle, porte alebo certifikáte.
• Pokusy o prihlásenie z neznámej IP adresy. Váš mailový server zaznamená pokusy o prihlásenie zo serverov Microsoftu, nie z vašej vlastnej internetovej prípojky. Po niekoľkých neúspešných pokusoch môže byť takýto server zablokovaný a potom to dlhší čas nebude fungovať.
• Ochrana osobných údajov a predpisy. V niektorých organizáciách (zdravotníctvo, verejná správa, advokácia) sa firemná pošta nesmie len tak dostať k tretej strane. Vtedy je nový Outlook s IMAP účtom problémom z hľadiska GDPR.

Ak si to neprajete, použite klasický Outlook (pokiaľ ho Microsoft ešte poskytuje), Thunderbird (lekcia 2.5), alebo na Macu Apple Mail (lekcia 2.3). Pri pridávaní IMAP účtu v Outlooku pre Mac môžete synchronizáciu s Microsoft Cloud vypnúť.

Nastavenie klasického Outlooku

1. Kliknite na Súbor a potom na Pridať účet.
2. Zadajte svoju e-mailovú adresu. Kliknite na Pokročilé možnosti a začiarknite Nastaviť môj účet manuálne. Kliknite na Pripojiť.
3. Vyberte IMAP.
4. Prichádzajúca pošta: názov servera, port 993, metóda šifrovania SSL/TLS.
5. Odchádzajúca pošta: názov servera, port 587 so STARTTLS (alebo 465 so SSL/TLS).
6. Kliknite na Ďalší, zadajte heslo schránky, kliknite na Pripojiť. Ak Outlook žiada o používateľské meno, zadajte celú e-mailovú adresu.

Ak sa dostanete do staršieho okna Nastavenia účtu, vyberte nový účet typu IMAP a zadajte tie isté údaje. V záložke Server pre odchádzajúcu poštu v časti Ďalšie nastavenia zapnite, že odchádzajúci server vyžaduje overenie, s rovnakými nastaveniami ako prichádzajúci server.

Nastavenie nového Outlooku

1. Otvorte Nastavenia (ozubené koliesko) a potom Účty.
2. Vyberte Pridať účet, zadajte svoju e-mailovú adresu, kliknite na Pokračovať.
3. Keď sa Outlook opýta na typ účtu, vyberte IMAP.
4. Otvorte pokročilé nastavenia (alebo „ďalšie možnosti“), aby ste mohli servery zadať sami.
5. Prichádzajúci: názov servera, port 993, SSL/TLS. Odchádzajúci: názov servera, port 587 STARTTLS alebo 465 SSL/TLS. Pri oboch zadajte celú e-mailovú adresu a heslo.
6. Kliknite na Pokračovať. Outlook požiada o súhlas so synchronizáciou účtu s Microsoft Cloud. Bez tohto súhlasu sa pridanie účtu nepodarí.

Úskalia v Outlooku

Outlook si sám vyberie Exchange alebo Microsoft 365. Outlook najprv skúša autodiscover (lekcia 2.1). Ak nič nenájde alebo nájde niečo nesprávne, niekedy predpokladá, že vaša adresa patrí k účtu Microsoft, a naďalej žiada o heslo k účtu Microsoft. Bežná schránka u hostingovej spoločnosti nie je účet Exchange. Vždy manuálne vyberte IMAP (alebo POP3).

Odoslaná pošta zostáva lokálne. V starších verziách alebo pri nesprávnom priradení priečinkov ukladá Outlook odoslanú poštu do priečinka „Odoslané položky“ vo vašom počítači namiesto do priečinka Odoslané na serveri. Potom túto poštu nevidíte v telefóne. Ako to napraviť, nájdete v lekcii 3.1.

Súbor .ost a .pst. Klasický Outlook ukladá IMAP účet do súboru .ost: je to kópia toho, čo sa nachádza na serveri, a Outlook si ju dokáže sám znova vytvoriť. Účet POP3 alebo archív sa ukladá do súboru .pst: to je jediné miesto, kde sa táto pošta nachádza. Zo súboru .pst si preto urobte zálohu. Poškodený súbor .ost môžete vymazať; Outlook si všetko znova stiahne zo servera.

Veľké schránky. Pri IMAP účte vie klasický Outlook nastaviť, koľko pošty sa uchováva offline v počítači (napríklad posledných 12 mesiacov). Ak je toto obdobie krátke, môže sa zdať, že staršia pošta chýba, hoci sa bežne nachádza na serveri. Vtedy sa zobrazí hlásenie, že na serveri sa nachádza viac položiek. Ak chcete v počítači prehľadávať aj staršiu poštu, nastavte v nastaveniach účtu dlhšie obdobie.

Nové heslo. Ak ste zmenili heslo schránky, Outlook zvyčajne sám požiada o nové. V klasickom Outlooku ho upravíte cez Súbor, Nastavenia účtu, v novom cez Nastavenia, Účty. Nezabudnite ani na ostatné zariadenia, inak vám server môže zablokovať IP adresu (lekcia 1.4).

Outlook pre Mac a v telefóne

Outlook pre Mac nastavíte cez menu Outlook, Nastavenia, Účty, znamienko plus, Nový účet. Vyberte IMAP a zadajte rovnaké údaje. Dávajte pozor na začiarknutie synchronizácie s Microsoft Cloud.

Aplikácia Outlook na iPhone a Androide vždy funguje cez cloud spoločnosti Microsoft. V telefóne je zvyčajne jednoduchšou voľbou vstavaná poštová aplikácia (Apple Mail, aplikácia Gmail) (lekcia 2.3 a 2.4).

V praxi: Outlook s hostingovou schránkou

Pri schránke od WebOké v Outlooku zadáte: IMAP, názov vašej domény alebo názov servera vášho balíka, port 993 SSL/TLS, odchádzajúci 587 STARTTLS alebo 465 SSL/TLS, celú e-mailovú adresu a heslo schránky. Pri novom Outlooku prebieha spojenie cez Microsoft, takže mailový server zaznamená pokusy o prihlásenie z Microsoftu. U iných poskytovateľov to funguje podobne, líši sa iba názov servera.

Zhrnutie

• Pre Windows existujú dva Outlooky: klasický (priamo na váš mailový server) a nový (cez cloud spoločnosti Microsoft).
• Nový Outlook odovzdá Microsoftu vaše heslo a kópiu vašej pošty. Ak si to neprajete, použite klasický Outlook, Thunderbird alebo Apple Mail.
• Vždy manuálne zvoľte IMAP; hostingová schránka nie je účet Exchange.
• Súbor .ost je kópia zo servera, súbor .pst je často jediné miesto, kde sa pošta nachádza: urobte si z neho zálohu.

Kvíz

Úloha

Úloha O2.2: Nastavenie a kontrola Outlooku. Používate Outlook? Zistite, akú verziu máte (klasický, nový, Mac alebo aplikáciu), a nastavte si schránku alebo skontrolujte existujúce nastavenia. Vyplňte kontrolný zoznam: typ účtu, prichádzajúci server a port, odchádzajúci server a port, zabezpečenie, používateľské meno pri prichádzajúcom a odchádzajúcom pripojení, zapnuté overenie pre odchádzajúce spojenie a či účet funguje cez Microsoft Cloud. Na záver odpovedzte: je to posledné pre vás alebo vašu organizáciu problémom, a prečo? Program vám potom zobrazí kritériá.

Ďalšie čítanie

Kroky v týchto článkoch platia pre panely WebOké; u iných poskytovateľov to funguje podobne.

• Návod na DirectAdmin 8.2: Outlook pre Windows (nový a klasický)
• Návod na DirectAdmin 8.3: Apple Mail a Outlook na Macu
• Pridanie e-mailovej schránky do Outlooku
• Microsoft Support, „Sync your account in Outlook to the Microsoft Cloud“ (vysvetlenie Microsoftu k synchronizácii cez cloud)