Dobrý podpis

Modul 4: Vy ako odosielateľ · Čas čítania: 10 minút

Cieľ lekcie: Po tejto lekcii dokážete vytvoriť krátky a užitočný podpis so správnym oddeľovacím riadkom, budete vedieť, prečo e-mailové programy tento riadok rozpoznávajú, a vedome si vyberiete medzi podpisom v obyčajnom texte a podpisom s formátovaním alebo logom.

Kľúčové pojmy: podpis (Podpis), oddeľovací riadok "-- ", RFC 3676, pravidlo štyroch riadkov (RFC 1855), obyčajný text, HTML podpis, externý obrázok, vložený obrázok, právne upozornenie (disclaimer)

Na čo slúži podpis

Podpis (vo webmaile sa volá Podpis) je kúsok textu, ktorý sa automaticky pridá pod vaše správy. Jeho účel je praktický: príjemca má bez hľadania vedieť, kto ste a ako vás môže zastihnúť inak. Predstavte si niekoho, kto o 8. hodine ráno číta na telefóne váš e-mail o doručení a chce vám zavolať. Ak je vaše číslo dole v podpise, zavolá. Ak nie je nikde, odpíše vám e-mailom a čaká.

Čo do podpisu patrí:

• vaše meno, prípadne vaša funkcia;
• názov vašej organizácie;
• telefónne číslo, na ktorom ste zastihnuteľní;
• vaša webová stránka.

Čo doň nepatrí: celá história vašich adries, tri telefónne čísla, päť ikon sociálnych sietí, citát dňa a kópia vašej e-mailovej adresy (tá je už v hlavičke From). Čím viac toho do podpisu dáte, tým menej si z neho niekto prečíta.

Oddeľovací riadok: dve pomlčky a medzera

Nad podpisom má byť pevne daný riadok: dve pomlčky a medzera a na tomto riadku už nič iné.

Tot donderdag!
Sanne

--
Sanne de Vries | Bloemenatelier Example
06 12345678 | www.example.com

Tento riadok -- je stará konvencia z Usenetu, ktorá sa bežne používa aj v e-mailoch. Štandard pre e-maily v obyčajnom texte (RFC 3676, časť 4.3) ho opisuje ako oddelenie textu od podpisu. Medzera k nemu patrí: "--" bez medzery je len obyčajný riadok s dvoma pomlčkami.

Prečo na tom záleží? Pretože e-mailové programy tento riadok rozpoznávajú. Mnohé programy zobrazia všetko pod ním svetlejšou farbou a pri odpovedi na správu podpis vynechajú. Bez tohto riadku sa pri každom kole konverzácie podpis znova dostane do citácie. Po desiatich odpovediach je v e-maile desať kópií toho istého podpisu.

Webmail vloží oddeľovací riadok nad váš podpis sám, keď ho vyplníte v poli Podpis. Nepíšte ho teda ešte raz sami, inak tam budú dva. A pozor pri kopírovaní z textového editora: ten niekedy medzeru na konci riadku odstráni.

Stručne: pravidlo štyroch riadkov

Už v roku 1995 dala netiketa pre používateľov internetu (RFC 1855) jednoduché pravidlo: podpis majte krátky, najviac na štyri riadky. Dôvodom vtedy bolo, že ľudia platili za pripojenie po minútach. Tento dôvod už pominul, pravidlo je však stále dobré: podpis na štyri riadky si človek prečíta, podpis na dvanásť riadkov preskočí.

Štyri riadky stačia, ak údaje šikovne spojíte. Použite oddeľovač ako |, aby ste dali dva údaje na jeden riadok:

--
Sanne de Vries | Bloemenatelier Example
Bloemen voor bruiloften en bedrijven
06 12345678 | www.example.com

To sú tri riadky so všetkým, čo Ahmed potrebuje.

Obyčajný text alebo HTML a to logo

Podpis môže byť v obyčajnom texte alebo s formátovaním (HTML), rovnako ako vaše správy (lekcia 3.2).

Podpis v obyčajnom texte dorazí všade rovnako, na každý telefón a do každého programu. Pre väčšinu ľudí je to najlepšia voľba.

HTML podpis môže obsahovať tučné písmo, farbu, odkaz pod slovom a logo. Skrýva však niekoľko nástrah:

• Podpis s formátovaním sa zobrazí iba vtedy, keď aj správu píšete s formátovaním. Ak píšete v obyčajnom texte, pridá sa pod správu ako obyčajný text.
• Logo môžete pridať dvoma spôsobmi. Ako externý obrázok: obrázok s webovou adresou, ktorý už je na vašej webovej stránke. E-mail zostane malý, ale mnohé programy externé obrázky automaticky nenačítavajú (rovnako ako samotný webmail, lekcia 2.2). Príjemca potom uvidí prázdne políčko. Alebo ako vložený obrázok: obrázok sa posiela ako príloha s každým e-mailom. Vtedy ho príjemca uvidí, ale každý e-mail je väčší a niektorým príjemcom sa pri každej správe zobrazí kancelárska spinka, akoby v nej bola príloha.
• Logo s veľkosťou 300 KB pod každým e-mailom, aj pod správou "Dobre, do zajtra", zbytočne zaberá úložisko všetkým. Logo majte malé, niekoľko desiatok KB.
• Dôležité údaje, napríklad telefónne číslo, nikdy neuvádzajte iba v obrázku. Obrázok sa nedá skopírovať a čítačka obrazovky ho nedokáže prečítať nahlas.

Právne upozornenia: stručne a opatrne

Pod mnohými pracovnými e-mailmi je dlhý text typu "Tento e-mail je určený výhradne adresátovi. Ak nie ste adresátom, ste povinní..." Takéto právne upozornenie (disclaimer) má malú právnu hodnotu. Príjemca s ním nesúhlasil a je umiestnené pod správou, ktorá už bola prečítaná. Upozornenie navyše často predĺži e-mail viac než samotný obsah, najmä v dlhom vlákne.

Ak predsa chcete niečo uviesť, obmedzte sa na krátku vecnú vetu bez sľubov a tvrdení. Ak pod pracovným e-mailom potrebujete zákonom požadované údaje, napríklad registračné číslo, uveďte ich v podpise, nie v dlhom bloku textu.

Kedy sa podpis pridá

V časti Nastavenia > Vytváranie správ určíte, ako webmail s podpisom zaobchádza: či sa pridá vždy, aj pri odpovediach a presmerovaní, a či sa vloží pod citovanú správu, alebo nad ňu. Ak píšete nad citáciou (lekcia 3.2), nastavte aj podpis nad citáciu. Inak bude úplne dole, pod starou správou, kde ho nikto nenájde.

Ak máte viac identít (lekcia 4.1), každá identita má vlastný podpis. Keď v poli Odosielateľ vyberiete inú identitu, zmení sa aj podpis.

V praxi: takto to funguje vo webmaile

Podpis vytvoríte v časti Nastavenia > Identity: kliknite na svoju adresu a vyplňte pole Podpis. Tlačidlom s obrázkom zobrazíte panel nástrojov na formátovanie. V časti Nastavenia > Vytváranie správ nastavíte, kedy a kam sa podpis vloží. Pri písaní ho pridáte alebo zmeníte tlačidlom Podpis. Jednotlivé kroky opisuje Príručka Roundcube. V iných webmailoch a e-mailových programoch to funguje podobne, hoci nie všetky programy vkladajú oddeľovací riadok automaticky.

Zhrnutie

• Podpis uvádza vaše meno, organizáciu, telefón a webovú stránku; nič viac.
• Oddeľovací riadok je presne "-- " (dve pomlčky a medzera, RFC 3676 časť 4.3); programy ho rozpoznávajú a pri citovaní podpis vynechajú.
• Pravidlo: najviac štyri riadky (RFC 1855).
• Obyčajný text dorazí všade správne; logo má byť malé a dôležité údaje nikdy nie sú iba v obrázku.
• Právne upozornenia majú malú právnu hodnotu: stručne a opatrne, alebo ich vynechajte.

Kvíz

Úloha

Úloha A4.2: Kontrola vášho podpisu. V časti Nastavenia > Identity nastavte pri svojej identite podpis a pošlite sami sebe e-mail, ktorý má v predmete WMC A4.2. Otvorte prijatý e-mail, zvoľte Viac > Export a nahrajte súbor .eml. Program súbor načíta iba do pamäte a skontroluje: predmet obsahuje A4.2; e-mail má textovú časť; obsahuje oddeľovací riadok, ktorý je presne "-- " (s medzerou: zelená; "--" bez medzery: oranžová; bez oddeľovacieho riadku: červená); podpis pod oddeľovacím riadkom má najviac štyri riadky (zelená), päť alebo šesť riadkov (oranžová) alebo viac (červená); podpis obsahuje vaše meno alebo časť zobrazovaného mena, prípadne telefónne číslo alebo webovú stránku; ak je vaša správa v HTML, obsahuje aj verziu v obyčajnom texte (multipart/alternative); a obrázok v podpise, ktorý sa posiela ako príloha a je väčší ako 50 KB, dostane oranžovú. Pri každom bode uvidíte zelenú, oranžovú alebo červenú s vysvetlením.

Ďalšie čítanie

Kroky vo webmaile platia pre webmail WebOké; v iných webmailoch to funguje podobne.

• Roundcube Webmail 5.2: Vytvorenie podpisu
• Roundcube Webmail 5.1: Vaše meno ako odosielateľa
• Roundcube Webmail 10.1: Najdôležitejšie nastavenia
• RFC 3676, časť 4.3 Usenet Signature Convention (v angličtine): https://www.rfc-editor.org/rfc/rfc3676
• RFC 1855, Netiquette Guidelines (v angličtine): https://www.rfc-editor.org/rfc/rfc1855