E-mail, ktorý si niekto prečíta

Modul 3: Písanie pošty · Čas čítania: 11 minút

Cieľ lekcie: Po tejto lekcii budete vedieť napísať e-mail, ktorému príjemca rýchlo porozumie. Bude mať predmet, ktorý hovorí, čo treba urobiť, otázku na začiatku, prehľadnú stavbu a citát, ktorý pomáha. Medzi čistým textom a formátovaním budete voliť vedome.

Kľúčové pojmy: riadok predmetu, kľúčová veta, jedna téma na jeden e-mail, citovanie, pod citátom alebo nad ním, čistý text, HTML editor, multipart/alternative, tón, Potvrdenie o doručení

Čitatelia najprv len prebehnú očami

Kto otvorí svoju poštu, nečíta zhora nadol. V zozname správ uvidí meno a predmet, možno správu otvorí, prečíta prvé riadky a potom sa rozhodne: urobiť hneď, urobiť neskôr alebo nechať tak. Dobrý e-mail je napísaný práve pre tých pár sekúnd. Nejde o pekné vety, ale o poradie: najdôležitejšie ako prvé.

O tom, či váš e-mail obstojí pri prvom pohľade, rozhodujú dve veci: predmet a prvá veta.

Predmet: zhrnutie s požiadavkou

Riadok predmetu je jediné, čo príjemca vidí pred otvorením správy, a jediné, podľa čoho ju neskôr hľadá. „Otázočka“, „Info“ alebo „Re: Re: Fwd: ponuka“ nehovoria nič. Dobrý predmet odpovedá na dve otázky: o čo ide a čo očakávate?

• Zlé: vraagje
• Lepšie: Bruiloft 14 juni: kleuren en aantal tafels
• Najlepšie: Bruiloft 14 juni: graag kleuren en aantal tafels voor 1 mei

V poslednom predmete je dátum aj požiadavka. Ahmed bez otvorenia správy vie, že sa má rozhodnúť, a dokedy. O pol roka Sanne správu znova nájde, keď vyhľadá „svadba“ alebo „stoly“ (lekcia 5.3).

Ak sa téma rozhovoru zmení, upravte aj riadok predmetu. Vlákno, ktoré sa volá „Ponuka“, ale teraz sa týka reklamácie, sa už nedá nájsť.

Prvá veta je otázka

Začnite tým, o čo ide: otázkou, rozhodnutím alebo novinkou. Súvislosti prídu až potom. Hovorí sa tomu aj kľúčová veta. Porovnajte „Dúfam, že je všetko v poriadku, máme tu veľa práce pred Dňom matiek, Daan bol na dovolenke a ešte raz som si prešla ponuku...“ s vetou „Ahmed, môžete mi do 1. mája dať vedieť dve veci: farby a počet stolov?“ Na druhú verziu môže Ahmed odpovedať naraz. Priateľský úvod je v poriadku, len ho nedávajte pred otázku.

Pomôže vám aj niekoľko pravidiel:

• Jedna téma na jeden e-mail. Dve témy v jednom e-maile často znamenajú, že sa na druhú zabudne. Navyše takú správu nemôžete uložiť do jedného priečinka ani ju preposlať správnej osobe.
• Krátke odseky s prázdnym riadkom medzi nimi. Blok pätnástich riadkov si na telefóne nikto neprečíta.
• Viac otázok? Očíslujte ich. Príjemca potom môže odpovedať „1. pastelové, 2. štrnásť stolov“.
• Uveďte dátum, ak niečo potrebujete, a napíšte prečo („aby som mohla včas objednať u pestovateľa“).
• Na záver uveďte ďalší krok, nie tri výkričníky.

Citovanie: len to, čo pomáha

Keď odpovedáte na e-mail, webmail vloží pôvodnú správu do vašej odpovede ako citát, pri čistom texte so znakom > pred každým riadkom, pri formátovaní so zvislou čiarou. Citát je užitočný: príjemca vidí, na čo reagujete. Pri dlhom vlákne však citát s každým kolom rastie, až vaša dvojriadková odpoveď zmizne pod štyrmi obrazovkami textu.

Preto odstráňte, čo nie je potrebné. Ponechajte len vetu, na ktorú reagujete, a svoju odpoveď napíšte pod ňu. Tomu sa hovorí odpovedanie priamo v texte:

> Wil je wit met roze of toch meer pastel?
Pastel graag, met wat lichtgroen.

> Hoeveel tafels waren het?
Veertien.

Či začnete nad citátom alebo pod ním, je vecou dohody. V pracovnej pošte sa ustálilo písanie nad citátom, pretože najnovšie je navrchu. V technických e-mailových konferenciách je normou písať pod citát alebo medzi riadky. Zvoľte, čo vyhovuje ľuďom, s ktorými si píšete, a buďte dôslední. Vo webmaile si to vyberiete v Nastavenia > Vytváranie správ > Pri odpovedi.

Pozor na jednu pascu: v citovanom vlákne niekedy býva niečo, čo nový príjemca nemusí čítať, napríklad interná poznámka alebo telefónne číslo. Skôr ako niekoho pridáte alebo správu prepošlete, citát si prečítajte.

Čistý text alebo formátovanie?

E-mail môže byť napísaný dvoma spôsobmi.

• Čistý text: len písmená, v texte žiadne tučné písmo, farby ani obrázky. Všade dorazí rovnako, je malý a dobre sa číta na každej obrazovke, aj v jednoduchej e-mailovej aplikácii alebo v čítačke obrazovky.
• HTML (formátovanie): s tučným písmom, nadpismi, farbami, odkazmi skrytými za slovami a obrázkami. E-mailový program, ktorý posiela formátovanú poštu, zvyčajne v tej istej správe pošle aj verziu v čistom texte. Tomu sa hovorí multipart/alternative: príjemca dostane verziu, ktorú jeho program dokáže zobraziť najlepšie.

Formátovanie má zmysel, keď pomáha obsahu: tabuľka s časmi, nadpis nad každou časťou, tučne zvýraznený termín. Nemá zmysel, keď je len ozdobou: farebné písmená, pozadie alebo päť typov písma. Formátovanie sa tiež môže stratiť alebo dorazí inak, napríklad keď príjemca číta len čistý text. Význam preto nikdy nevyjadrujte iba farbou („červené dátumy sú obsadené“).

Vo webmaile WebOké predvolene píšete čistým textom. HTML editor zapnete pre jednotlivú správu tlačidlom s obrázkom vľavo hore v textovom poli, alebo ako predvolený v Nastavenia > Vytváranie správ.

Tón, kontrola a Potvrdenie o doručení

E-mailu chýba váš hlas a výraz tváre. Krátka veta, ktorú myslíte ako vecnú, môže druhej strane pripadať strohá. Niekoľko zásad: pozdravte a rozlúčte sa, píšte „môžete“ namiesto „musíte“, nikdy nepíšte nič, čo by ste príjemcovi nepovedali aj nahlas, a ak sa hneváte, s odoslaním počkajte. Nechať si správu ako koncept a o hodinu si ju znova prečítať (lekcia 3.4) vás uchráni od mnohých výčitiek.

Skôr ako kliknete na Odoslať, prečítajte si správu ešte raz: je príjemca správny, sedí predmet, je otázka na začiatku, je pripojená príloha (lekcia 3.3)?

Možnosťou Potvrdenie o doručení žiadate príjemcu, aby vám dal vedieť, že váš e-mail otvoril. Používajte ju s mierou. Príjemcovi sa zobrazí otázka, môže odmietnuť a mnohé programy potvrdenie nepošlú nikdy. Chýbajúce potvrdenie teda nehovorí nič. Žiadať potvrdenie pri každom e-maile navyše pôsobí nedôverčivo. Ak chcete mať istotu, že niečo dorazilo, jednoducho o to požiadajte v texte.

V praxi: takto to funguje vo webmaile

Písanie nad citátom alebo pod ním si zvolíte v Nastavenia > Vytváranie správ. Tam tiež nastavíte, či predvolene píšete s formátovaním. HTML editor zapnete pre jednotlivú správu tlačidlom s obrázkom. Potvrdenie o doručení nájdete medzi možnosťami vpravo na obrazovke Vytvoriť správu. Príručka k Roundcube popisuje tlačidlá krok za krokom. V iných webmailoch a e-mailových programoch sa možnosti volajú podobne a pravidlá písania platia všade.

Zhrnutie

• Píšte pre prvý pohľad: predmet a prvá veta rozhodujú o tom, či si niekto váš e-mail prečíta.
• Dobrý predmet hovorí, o čo ide a čo očakávate, najlepšie s dátumom.
• Jedna téma na jeden e-mail, krátke odseky, očíslované otázky a jasný ďalší krok.
• Citujte len to, čo pomáha; zvoľte písanie nad citátom alebo pod ním a držte sa toho.
• Formátovanie len vtedy, keď pomáha obsahu; Potvrdenie o doručení žiadajte nanajvýš výnimočne.

Kvíz

Úloha

Úloha D3.2: Prepíšte neprehľadný e-mail. Otvorte materiál slechte-mail.txt: e-mail od Sanne Ahmedovi s predmetom „vraagje“ (otázočka), v ktorom sú zmiešané štyri témy a skutočná otázka príde až na konci. Prepíšte ho vo webmaile ako novú správu sebe (neposielajte ju nikomu inému). Použite tento kontrolný zoznam: predmet hovorí, o čo ide, čo treba urobiť a dokedy; prvá veta je otázka; otázky sú očíslované; veci, ktoré k tejto téme nepatria, sú odstránené (alebo v samostatnom e-maile); v poli Komu je len ten, kto má odpovedať; e-mail je kratší ako originál. Potom odpovedzte: ktorá veta z originálu bola v skutočnosti jadrom, čo ste vynechali a prečo a patrí Daan do poľa Komu, Cc, alebo vôbec nie? Nakoniec svoje riešenie porovnajte so vzorovou odpoveďou k tejto úlohe.

Ďalšie čítanie

Kroky vo webmaile platia pre webmail WebOké; v iných webmailoch to funguje podobne.

• Roundcube Webmail 4.2: Odpovedanie a preposielanie správ
• Roundcube Webmail 4.4: Formátovanie, koncepty a ďalšie možnosti
• Roundcube Webmail 10.1: Najdôležitejšie nastavenia
• Roundcube Webmail 9.1: Vyhľadávanie v pošte