Systém, ktorý dokážete dodržiavať

Modul 5: Triedenie a vyhľadávanie · Čas čítania: 8 minút

Cieľ lekcie: Po tejto lekcii si dokážete zvoliť a nastaviť jednoduchý spôsob práce so schránkou, aby ste videli, čo treba ešte vybaviť, a našli poštu bez toho, aby ste ju museli každý deň triediť.

Kľúčové pojmy: Doručená pošta ako pracovný zásobník, štyri rozhodnutia, označenie príznakom, neprečítané, archív, pevné časy, zdieľaná schránka

Prečo systém

Plná schránka je zriedka problémom. Problém je, že už nevidíte, čo treba ešte vybaviť. Otázka od zákazníka zapadne medzi newslettermi, faktúra, ktorú ešte musíte zaplatiť, je na štvrtej strane. Systém to vyrieši niekoľkými pevnými dohodami so sebou samým. Nemusí byť zložitý. Predovšetkým musí byť taký jednoduchý, aby ste ho o tri mesiace stále dodržiavali.

Najlepšia metóda neexistuje. Ľudia pracujú rôzne a živnostník má inú poštu ako spolok. Táto lekcia vám dá stavebné kamene a možnosti. Vy si vyberiete, čo vám vyhovuje.

Doručená pošta ako pracovný zásobník

Jadro takmer každého funkčného systému: Doručená pošta je pracovný zásobník, nie archív. Čo je v priečinku Doručená pošta, od vás ešte niečo vyžaduje. Čo je vybavené, ide preč. Jediný pohľad na Doručenú poštu vám tak hneď povie, koľko práce vás čaká.

Pri každej správe preto urobíte jedno zo štyroch rozhodnutí:

1. Zmazať. Správu nepotrebujete. Vymažte ju, alebo ju nahláste ako spam, ak ide o spam. Newsletter, ktorý nikdy nečítate: odhláste sa z odberu a už neprichádza.
2. Archivovať. Správa je vybavená, ale chcete si ju ponechať. Jedno kliknutie na Archivovať (lekcia 5.1) a je mimo dohľadu, no nájdete ju vyhľadávaním (lekcia 5.3).
3. Urobiť. Treba niečo urobiť a zaberie to viac ako pár minút. Nechajte správu tam a dajte jej príznak (Označené príznakom), aby bola nápadná. Ak to zaberie menej ako pár minút, urobte to hneď a potom správu archivujte.
4. Čakať. Čakáte na odpoveď alebo platbu. Správu môžete označiť príznakom alebo ju presunúť do vlastného priečinka Čaká sa, ktorý raz týždenne prejdete.

Najdôležitejšie je neklikať ďalej bez rozhodnutia. Každú správu, ktorú otvoríte a necháte bez rozhodnutia, si neskôr musíte prečítať znova.

Málo priečinkov a vyhľadávanie, alebo veľa priečinkov

Koľko priečinkov potrebujete? Na to existujú dva prístupy.

Veľa priečinkov: priečinok pre každého zákazníka, projekt, dodávateľa. Výhoda: všetko od jedného zákazníka vidíte pokope. Nevýhoda: pri každej správe sa musíte rozhodnúť, kam patrí, a e-mail, ktorý sa týka dvoch zákazníkov, nepatrí ani do jedného. Po roku máte často štyridsať priečinkov, z ktorých používate päť.

Málo priečinkov a vyhľadávanie: jeden archív, prípadne rozdelený podľa rokov, a inak vyhľadávanie. Výhoda: archivovanie je jedno kliknutie, bez premýšľania. Nevýhoda: musíte vedieť dobre vyhľadávať. Lekcia 5.3 ukazuje, že vo webmaile to ide veľmi dobre: podľa odosielateľa, príjemcu, obsahu, vo všetkých priečinkoch naraz.

Pre mnohých ľudí funguje najlepšie stredná cesta: niekoľko priečinkov pre veci, ktoré naozaj musia byť oddelené (napríklad Facturen (Faktúry) pre účtovníctvo), a inak jeden archív. Priečinky, ktoré necháte automaticky plniť filtrom (modul 6), vám nedávajú žiadnu prácu. Tých teda môže byť o niečo viac.

Označenie príznakom, neprečítané a filtrovanie zoznamu

Niekoľko pomôcok vo webmaile vám systém uľahčí:

• Označené príznakom. Cez Označiť > Ako označené príznakom dostane správa príznak a v zozname sa zobrazí červenou. Príznak je uložený na serveri, takže ho vidí aj váš poštový program a telefón (tam sa často volá hviezdička alebo vlajka).
• Neprečítané. Cez Označiť > Ako neprečítané vrátite správu do stavu neprečítaná. Je to praktické ako pripomienka, no ako systém nespoľahlivé: telefón, ktorý správu na chvíľu otvorí, ju opäť označí ako prečítanú.
• Typ v možnostiach vyhľadávania. Pri položke Typ zvoľte napríklad Označené príznakom alebo Bez odpovede. Zoznam potom zobrazí iba tieto správy. Bez odpovede je praktické v priečinku Doručená pošta: sú to správy, na ktoré ste ešte neodpovedali. Pozor: webmail vie iba to, či ste sami klikli na Odpovedať. Ak ste odpovedali cez telefón alebo ste zavolali späť, správa sa stále počíta ako bez odpovede, pokiaľ ju vaša poštová aplikácia tiež neoznačí ako zodpovedanú.

Je tu aj jedna pasca: automatické označenie ako prečítané. Ak je webmail nastavený tak, že správa je prečítaná hneď, ako sa zobrazí v náhľade, stav neprečítané stráca zmysel. V časti Nastavenia > Nastavenia > Zobrazenie schránky si zvolíte, po koľkých sekundách sa správa počíta ako prečítaná (lekcia 2.1).

Pevné časy

Kto celý deň reaguje na každý nový e-mail, sotva sa dostane k inej práci. Systém funguje lepšie s pevnými časmi: napríklad ráno, po obede a na konci dňa. V každom z týchto časov vybavíte Doručenú poštu pomocou štyroch rozhodnutí. Raz týždenne prejdete správy označené príznakom a priečinok Čaká sa. Ako často poštu kontrolujete, závisí od vašej práce. E-shop s otázkami zákazníkov sa pozerá častejšie ako spolok. Ide o to, aby ste rozhodovali vy, a nie každé upozornenie za vás.

Zdieľaná schránka

Ak v jednej schránke pracuje viac ľudí, napríklad info@, potrebujete dohody, inak odpovedia dvaja alebo nikto. Napríklad:

• Kto sa správy ujme, hneď ju označí príznakom (príznak vidia všetci, pretože je uložený na serveri).
• Po odpovedi ide správa do archívu, aby Doručená pošta ukazovala, čo je ešte otvorené.
• Odpovede odchádzajú z tej istej adresy a s rovnakým podpisom (modul 4).
• Za to, aby bola Doručená pošta vyprázdnená, zodpovedá každý deň jedna osoba.

Dohodnite sa aj na tom, čo nerobíte: nikto nenastaví na túto schránku poštový program s POP, pretože potom pošta ostatným zmizne (lekcia 1.2).

V praxi: takto to funguje vo webmaile

Označiť nájdete na paneli nástrojov nad správou; Archivovať sa zobrazí ako tlačidlo, keď si v časti Nastavenia > Nastavenia > Špeciálne priečinky zvolíte priečinok archívu. Typ a ďalšie filtre sú v možnostiach vyhľadávania (šípka vo vyhľadávacom poli). Postup nájdete v príručke Roundcube v častiach Označovanie, presúvanie a mazanie a Archivovanie správ. V inom webmaile to funguje podobne: Gmail má tlačidlo Archivovať a hviezdičky, Outlook.com tlačidlo Archivovať a vlajky.

Zhrnutie

• Doručená pošta je pracovný zásobník: čo v nej je, od vás ešte niečo vyžaduje.
• Pri každej správe urobte jedno rozhodnutie: zmazať, archivovať, urobiť (označiť príznakom) alebo čakať.
• Málo priečinkov a dobré vyhľadávanie dá menej práce ako veľa priečinkov; priečinky, ktoré plní filter, nestoja nič.
• Príznaky a stav zodpovedané sú uložené na serveri, a preto ich vidia aj kolegovia v zdieľanej schránke.
• Doručenú poštu vybavujte v pevných časoch a pri zdieľanej schránke sa dohodnite na pravidlách.

Kvíz

Úloha

Úloha D5.2: Váš plán usporiadania. Otvorte vo webmaile svoju vlastnú schránku. Spočítajte, koľko máte priečinkov (Nastavenia > Priečinky) a koľko neprečítaných správ je v priečinku Doručená pošta. Potom si zvoľte systém: málo priečinkov a archív, veľa priečinkov, alebo strednú cestu. Nastavte ho: ak ešte nemáte priečinok archívu, zvoľte ho v časti Špeciálne priečinky, upracte priečinky, ktoré ste rok nepoužili (poštu z nich najprv presuňte do archívu), a raz vybavte Doručenú poštu pomocou štyroch rozhodnutí. Potom si sami odpovedzte: koľko priečinkov ste mali a koľko ich máte teraz? Koľko správ je ešte v priečinku Doručená pošta a naozaj od vás všetky ešte niečo vyžadujú? V ktorých pevných časoch budete odteraz kontrolovať poštu? A ak zdieľate schránku: na akých dvoch pravidlách sa dohodnete s kolegami?

Ďalšie čítanie

Kde sú uvedené kroky vo webmaile, platia pre webmail WebOké; v inom webmaile to funguje podobne.

• Roundcube Webmail 3.3: Označenie, presun a vymazanie správ
• Roundcube Webmail 6.2: Archivovanie správ
• Roundcube Webmail 2.2: Zoznam správ: zoraďovanie a konverzácie
• Priečinky vo vašej poštovej schránke: Doručená pošta, Odoslané, Koncepty, Kôš, Nevyžiadaná pošta a Archív