Import, export a sťahovanie kontaktov

Modul 7: Váš adresár · Čas čítania: 9 minút

Cieľ lekcie: Po tejto lekcii dokážete preniesť svoje kontakty ako súbor do webmailu aj z neho, vedome si vyberiete medzi vCard a CSV a predídete duplicitám aj strateným skupinám.

Kľúčové pojmy: vCard (.vcf), CSV, priradenie polí, priradenie do skupín (CATEGORIES), duplicity, Nahradiť celý adresár kontaktov, záloha, CardDAV

Váš adresár sa pri sťahovaní nepresunie sám

Keď sťahujete poštu od jedného poskytovateľa k inému, vaše správy a priečinky sa zvyčajne presunú tiež: sú uložené na serveri IMAP a nástroj na sťahovanie ich skopíruje. Váš adresár je uložený inde. Vo webmaile ide o samostatný zoznam, ktorý patrí k webmailu, nie k vašej poštovej schránke. Presun pošty ho teda neprenesie. Platí to aj naopak: kto prechádza z Gmailu alebo Outlooku na novú schránku, nechá svoje kontakty za sebou, kým si ich sám neprenesie.

Prenos sa robí pomocou súboru. Zo starého programu kontakty exportujete, dostanete súbor a ten importujete do nového. Často sa stretnete s dvoma typmi súborov.

vCard: elektronická vizitka

vCard je textový súbor s príponou .vcf. Každá vizitka začína riadkom BEGIN:VCARD a končí riadkom END:VCARD. Medzi nimi je na každom riadku jeden údaj s pevným názvom na začiatku. Takto vyzerá vizitka Ahmeda:

BEGIN:VCARD
VERSION:3.0
FN:Ahmed Benali
N:Benali;Ahmed;;;
EMAIL;TYPE=INTERNET:ahmed@example.net
ORG:Example Groothandel
TEL;TYPE=WORK:+31 20 123 4567
CATEGORIES:Klanten
END:VCARD

• VERSION udáva, o ktorú verziu formátu ide. Verzia 4.0 je opísaná v RFC 6350; verzia 3.0 je staršia, ale stále ju používa a dokáže prečítať takmer každý program. Webmail exportuje vo verzii 3.0.
• FN je celé meno tak, ako ho vidíte, N je meno rozdelené na časti (priezvisko, krstné meno).
• EMAIL, TEL a ORG hovoria samy za seba. Vizitka môže obsahovať viac adries a čísel.
• CATEGORIES je riadok pre skupiny. Ak je Ahmed vo vašej skupine "Klanten" (Zákazníci), webmail to pri exporte zapíše sem.

Jeden súbor .vcf môže obsahovať jednu vizitku alebo stovky vizitiek za sebou. Výhoda formátu vCard: význam každého poľa je pevne daný. Program nemusí hádať, čo je telefónne číslo.

CSV: tabuľka bez pravidiel

CSV (comma-separated values) je tabuľka v textovej podobe: prvý riadok obsahuje názvy stĺpcov, každý ďalší riadok predstavuje jednu osobu a údaje sú oddelené čiarkami alebo bodkočiarkami. Súbor môžete otvoriť v tabuľkovom procesore. To sa hodí na vyčistenie zoznamu, má to však nevýhodu: pre stĺpce neexistuje pevné pravidlo. Google pomenúva stĺpec inak ako Outlook a holandská verzia Outlooku zase inak ako anglická.

Preto musí webmail pri súbore CSV priradiť stĺpce k svojim vlastným poliam. Ak niektorý stĺpec nerozpozná, opýta sa vás, ktorý stĺpec patrí ku ktorému poľu. Toto priradenie si dôkladne skontrolujte. Klasická chyba: stĺpec s pracovnou adresou sa nepriradí a vy dostanete sto kontaktov bez e-mailovej adresy.

Ďalšie dve nástrahy pri CSV:

• Zvláštne znaky. Ak po importe vidíte "Müller" namiesto "Müller", súbor nebol uložený v kódovaní UTF-8. Uložte ho v tabuľkovom procesore znova ako CSV v UTF-8 a importujte ho znova.
• Oddeľovač. Tabuľkový procesor s holandským alebo slovenským nastavením často používa bodkočiarku. Ak sa všetko ocitne v jednom stĺpci, program prečítal oddeľovač nesprávne.

Ak máte na výber, zvoľte vCard. Google Kontakty, Outlook aj Apple Kontakty dokážu exportovať vo formáte vCard aj CSV.

Import bez škôd

V časti Kontakty > Import vyberiete súbor. Pod ním sú dve voľby, ktoré rozhodujú o tom, či bude import čistý, alebo skončíte s neporiadkom v adresári.

Importovať priradenia do skupín určuje, čo webmail urobí so skupinami zo súboru (s riadkami CATEGORIES):

Nahradiť celý adresár kontaktov najprv vymaže všetko, čo v adresári je, a potom to nahradí obsahom súboru. To je v poriadku len vtedy, ak súbor naozaj obsahuje všetko, čo si chcete ponechať. Štandardne túto voľbu nechajte vypnutú.

A čo duplicity? Ak už existuje kontakt s rovnakou e-mailovou adresou a rovnakým menom, webmail ho pri importe preskočí. Ak je meno napísané inak ("Ahmed Benali" oproti "A. Benali"), nerozpozná ho ako duplicitu a osoba sa v adresári objaví dvakrát. Ak teda omylom importujete ten istý súbor dvakrát, nič vážne sa nestane. Ak však importujete z dvoch zdrojov s rôznym zápisom mien, po importe adresár upracte.

Príklad: Sanne prechádza zo starého poštového programu. Kontakty v ňom exportuje ako vCard, celkom 212 vizitiek. Importuje ich s voľbou "Všetky (vytvoriť skupiny ak je to potrebné)" a voľbu "Nahradiť celý adresár kontaktov" nechá vypnutú. Potom opäť vidí svoje staré skupiny "Klanten" (Zákazníci) a "Leveranciers" (Dodávatelia) a vyhľadá niekoľko mien, ktoré mala v oboch programoch, aby odstránila duplicity.

Ak dostanete vizitku ako prílohu e-mailu, nemusíte ju najprv ukladať: webmail pri prílohe .vcf zobrazí tlačidlo, ktorým ju pridáte do adresára.

Export ako záloha

Export spustíte v časti Kontakty > Export. Dostanete jeden súbor .vcf so všetkými kontaktmi; šípkou vedľa tlačidla si vyberiete medzi možnosťami Exportovať všetko a Exportovať vybrané (len označené kontakty). Ak sú vaše kontakty v skupinách, budú v súbore uvedené ako CATEGORIES. Otvorte súbor v textovom editore a skontrolujte ho: ak v ňom vidíte názvy skupín, pri importe sa prenesú aj ony.

Export je zároveň vaša záloha. Vaša pošta je uložená na serveri, ktorý sa zálohuje, ale adresár vymažete jediným nesprávnym kliknutím na Nahradiť celý adresár kontaktov. Export niekoľkokrát do roka, uložený na bezpečnom mieste, vám zaberie minútu. Pamätajte však: takýto súbor obsahuje osobné údaje. Nenechávajte ho len tak ležať v priečinku Stiahnuté ani v zdieľanom priečinku.

Adresár v telefóne je iný adresár

Kontakty v telefóne a adresár vo webmaile sú dva samostatné zoznamy. Nový kontakt v telefóne sa vo webmaile automaticky neobjaví a platí to aj naopak. Váš poštový program cez IMAP sťahuje len poštu, nie kontakty.

Ak chcete mať jeden adresár na všetkých zariadeniach, potrebujete CardDAV: štandard na synchronizáciu kontaktov medzi serverom a vašimi zariadeniami. Podporuje ho napríklad Nextcloud a podporujú ho aj telefóny a poštové programy. Webmail WebOké sa cez CardDAV nesynchronizuje; v ňom používate import a export. Zvoľte si teda jedno miesto ako hlavný zdroj kontaktov a z neho si občas preneste export.

V praxi: takto to funguje vo webmaile

Import a Export nájdete hore v časti Kontakty. Importovať môžete súbor .vcf alebo CSV. Postup krok za krokom nájdete v Príručke Roundcube (8.3). V inom webmaile to funguje podobne: Gmail aj Outlook.com majú pri kontaktoch tiež import a export, zvyčajne s rovnakými dvoma typmi súborov.

Zhrnutie

• Pri sťahovaní pošty sa váš adresár nepresunie sám: preneste ho exportom a importom.
• vCard (.vcf) má pevne dané polia a skupiny uvádza ako CATEGORIES; CSV je tabuľka, ktorej stĺpce musíte priradiť.
• Voľbu Nahradiť celý adresár kontaktov nechajte vypnutú a pri skupinách si vedome vyberte Žiadne, Všetky alebo Len pre existujúce skupiny.
• Duplicity webmail rozpozná len pri rovnakej adrese a rovnakom mene; po importe adresár upracte.
• Export je vaša záloha a obsahuje osobné údaje; adresár v telefóne je iný zoznam.

Kvíz

Úloha

Úloha A7.2: Kontrola vášho adresára. Exportujte svoj adresár vo webmaile (Kontakty > Export; dostanete súbor .vcf) a nahrajte ho. Ak máte zatiaľ málo kontaktov, najprv vytvorte aspoň tri a aspoň jeden z nich zaraďte do skupiny. Program číta súbor len v pamäti a nič neukladá. Kontroluje: súbor obsahuje aspoň 3 vizitky; verzia je 3.0 alebo 4.0; každá vizitka má meno (FN) a e-mailovú adresu; nie sú v ňom duplicity (rovnaká e-mailová adresa na dvoch vizitkách); a je v ňom aspoň jedna skupina (CATEGORIES, inak oranžová). Uvidíte len počty, napríklad "24 vizitiek, 2 bez e-mailovej adresy, 1 duplicita", nikdy mená ani adresy. Zelená, ak je všetko v poriadku; oranžová, ak chýba skupina, ak niektoré vizitky nemajú meno alebo e-mailovú adresu alebo ak sú v súbore duplicity; červená pri menej ako 3 vizitkách alebo neznámej verzii.

Ďalšie čítanie

Kroky vo webmaile platia pre webmail WebOké; v inom webmaile to funguje podobne.

• Roundcube Webmail 8.3: Import a export kontaktov
• Roundcube Webmail 8.2: Vytváranie skupín
• Obnovenie poštovej schránky alebo odstránených e-mailov zo zálohy
• RFC 6350, vCard Format Specification (v angličtine): https://www.rfc-editor.org/rfc/rfc6350