Prečo vašu automatickú odpoveď o neprítomnosti nedostane každý

Automatickú odpoveď v neprítomnosti máte zapnutú, no zákazník tvrdí, že žiadnu odpoveď nedostal. Prípadne ju niekto prvýkrát dostal a potom už nie. Väčšinou nejde o chybu: automatická odpoveď v neprítomnosti zámerne neodpovedá na každý e-mail. V tomto článku sa dozviete prečo a ako ju nastaviť tak, aby odpoveď dostali tí správni ľudia.

Ako to funguje

Automatická odpoveď v neprítomnosti, ktorú nastavíte vo webmaile v časti Nastavenia > Neprítomnosť, je technicky filter na poštovom serveri. Spúšťa sa v momente, keď e-mail príde, teda aj vtedy, keď máte počítač vypnutý. Pravidlá pre takúto automatickú odpoveď stanovuje štandard pre odpovede v neprítomnosti v jazyku Sieve, RFC 5230 (v angličtine). Obsahuje niekoľko obmedzení, ktoré zabraňujú tomu, aby automatická odpoveď v neprítomnosti napáchala škody.

1. Jedna odpoveď na odosielateľa za interval

Server si pamätá, komu už odpovedal. V rámci nastaveného Intervalu odpovede rovnaký odosielateľ druhú odpoveď nedostane. Ak nič nezvolíte, podľa štandardu je to 7 dní. Ak vám teda niekto napíše štyrikrát za tri dni, dostane jednu automatickú odpoveď. Až po uplynutí intervalu dostane ďalšiu, ako pripomienku, že ste stále preč.

Testovali ste svoju automatickú odpoveď tak, že ste si poslali e-mail z inej adresy? Pri druhom teste už odpoveď nedostanete. To znamená, že všetko funguje.

2. Žiadna odpoveď na mailing listy a automatické e-maily

Automatická odpoveď v neprítomnosti, ktorá odpovedá do mailing listu s tisíckou členov, alebo dve automatické správy, ktoré si donekonečna odpovedajú: to nechce nikto. Preto server podľa RFC 5230 (časť 4.6) neodpovedá na:

• e-maily s hlavičkou List-Id alebo inými hlavičkami List: newslettery a mailing listy;
• e-maily s hlavičkou Auto-Submitted s inou hodnotou ako no: automatické správy, napríklad inú odpoveď v neprítomnosti alebo systémové hlásenie;
• e-maily z adries ako MAILER-DAEMON alebo z adries, ktoré začínajú na owner- alebo končia na -request.

Vaša vlastná odpoveď dostane hlavičku Auto-Submitted: auto-replied. Iná automatická odpoveď v neprítomnosti tak vie, že na ňu nemá odpovedať. Odpoveď sa ďalej posiela na adresu odosielateľa z obálky (Return-Path). Pri bežnom e-maile je to adresa odosielateľa, pri systémoch často technická adresa.

3. Iba ak je e-mail skutočne určený vám

Server odpovedá iba vtedy, ak je niektorá z vašich adries uvedená v hlavičke Komu (To) alebo Kópia (Cc). Predídete tak odpovediam na e-maily, ktoré prišli cez mailing list alebo ako skrytá kópia (Bcc). Adresu vlastnej schránky server pozná, no nepozná adresu, ako napríklad info@example.com, ktorá sa do vašej schránky preposiela.

Preto je dôležité pole Moje e-mailové adresy:

1. Prejdite do časti Nastavenia > Neprítomnosť a otvorte Rozšírené nastavenia.
2. Do poľa Moje e-mailové adresy zadajte každú adresu, na ktorú prijímate poštu, vrátane aliasov a presmerovacích adries (forwarderov). Tlačidlom Vyplniť všetkými mojimi adresami webmail prevezme adresy z vašich identít.
3. Kliknite na Uložiť.

Ak zabudnete na adresu info@, zákazník, ktorý píše na info@, nedostane automatickú odpoveď v neprítomnosti a možno bude na odpoveď čakať márne.

4. Mimo času začiatku a konca

Ak ste vyplnili Čas začiatku a Čas konca, automatická odpoveď v neprítomnosti mimo tohto obdobia nič nerobí. Skontrolujte, či sú dátumy správne, vrátane roka. Ak ich necháte prázdne, odpoveď je aktívna, kým je Stav nastavený na Zapnuté. Dátum začiatku a konca je však najbezpečnejšia voľba: nemôžete tak zabudnúť odpoveď vypnúť.

Rýchle zistenie, prečo niekto nedostal odpoveď

Nastavenie Akcia pre prichádzajúcu správu ponechajte na hodnote Ponechať. Prijatý e-mail tak zostane normálne vo vašej schránke a prečítate si ho po návrate.

Postup so snímkami obrazovky nájdete v príručke Roundcube v článku Nastavenie automatickej odpovede v neprítomnosti. Ak používate DirectAdmin, pozrite si článok Vacation Messages v príručke DirectAdmin.