Všeobecné nastavenia, účty a súkromie

Modul 2: Inštalácia a nastavenie · Čas čítania: 10 min.

Cieľ lekcie: Po tejto lekcii dokážete vedome nastaviť adresu obchodu, krajiny, menu, zákaznícke účty a doby uchovávania osobných údajov a budete vedieť, aký dôsledok má ktorá voľba.

Kľúčové pojmy: adresa obchodu, predaj do krajín, doprava do krajín, predvolená poloha zákazníka, geolokácia, mena a formát, objednávka bez registrácie, vytvorenie účtu pri pokladni, odkaz na nastavenie hesla, žiadosť o vymazanie údajov, doby uchovávania, text o ochrane súkromia pri registrácii a v pokladni

Všeobecné nastavenia: základ všetkého

V časti WooCommerce > Nastavenia > Všeobecné (General) sú nastavenia, ktoré raz nastavíte správne a potom sa ich už takmer nedotknete. Práve preto sa tu často robia chyby: nesprávnu voľbu z prvého týždňa zistíte až o niekoľko mesiacov, napríklad keď nesedí DPH na faktúrach.

Adresa obchodu. Adresa, na ktorej sídli vaša firma. WooCommerce ju používa ako základ pre výpočet DPH (lekcia 4.1) a pre niektoré prepojenia s dopravcami. Krajinu ste vybrali už v sprievodcovi (lekcia 2.1); tu vyplníte celú adresu. Táto adresa sa na vašom webe nezobrazí automaticky: informácie, ktoré musí návštevník nájsť, riešite samostatne (lekcia 5.1).

Predaj do krajín a doprava do krajín. Nastavíte, do ktorých krajín predávate (všetky krajiny, všetky krajiny okrem niekoľkých, alebo zoznam), a okrem toho, do ktorých krajín posielate tovar. Sú to dve rôzne otázky. Čajovňa Example, e-shop v Utrechte (Holandsko), predáva digitálnu knihu receptov každému v EÚ, ale čajníky posiela len do Holandska, Belgicka a Nemecka. Pri predaji preto zvolí „konkrétne krajiny: všetky krajiny EÚ“ a pri doprave „Holandsko, Belgicko, Nemecko“. Zákazník z Rakúska si potom môže kúpiť knihu receptov, ale pri čajníku neuvidí žiadnu možnosť dopravy.

Prečo nezvoliť jednoducho „všetky krajiny“? Pretože každá krajina, do ktorej predávate, má dôsledky: DPH (lekcia 4.2), poplatky za dopravu (lekcia 4.3), jazyk vašich podmienok a pravidlá danej krajiny (modul 5). Predávajte len tam, na čo je váš plán (lekcia 1.3) pripravený. Navyše musíte na začiatku objednávkového procesu jasne uviesť, či existujú obmedzenia dodania (lekcia 5.1).

Predvolená poloha zákazníka. Kým návštevník nevyplní svoju adresu, WooCommerce nevie, kde býva. Vyberiete, čo má obchod v takom prípade predpokladať:

• Žiadna poloha: ceny a doprava sa vypočítajú až vtedy, keď zákazník vyplní adresu.
• Krajina obchodu: WooCommerce predpokladá, že návštevník býva vo vašej krajine.
• Geolokácia: WooCommerce odhadne krajinu podľa IP adresy. Používa na to databázu externej služby, pre ktorú si musíte vyžiadať (bezplatný) kľúč a zadať ho.
• Geolokácia s podporou cache stránok: rovnaký odhad, ale prostredníctvom ďalšej požiadavky z prehliadača, takže cache stránok nezobrazí všetkým rovnakú krajinu.

Bežná geolokácia a cache stránok sa zle znášajú. Cache uloží stránku tak, ako ju videl prvý návštevník, s cenami a hláseniami pre jeho krajinu, a zobrazí ju všetkým. Ak používate cache stránok (lekcia 6.4) a chcete geolokáciu, zvoľte variant s podporou cache. Pre väčšinu holandských, belgických a nemeckých e-shopov je „krajina obchodu“ jednoduchá a dostatočná voľba.

Mena a formát. Mena, umiestnenie symbolu meny, oddeľovač tisícov a desatinných miest, počet desatinných miest. V Holandsku a Nemecku je bežné: euro, symbol vľavo (Holandsko) alebo vpravo (Nemecko), bodka ako oddeľovač tisícov, čiarka ako oddeľovač desatinných miest, dve desatinné miesta. Počet desatinných miest nikdy nenastavujte na 0 „preto, že účtujete len celé eurá“: výpočet DPH potrebuje centy.

Zákaznícke účty: bez registrácie, alebo s účtom?

V časti WooCommerce > Nastavenia > Účty a súkromie (Accounts & Privacy) vyberiete, ako zákazníci objednávajú.

Objednávka bez registrácie. Zákazník vyplní svoje údaje a objedná bez účtu. Pre zákazníka je to najrýchlejšie a vy získate najmenej osobných údajov, ktoré musíte chrániť. Povinný účet je jedným z najznámejších dôvodov, prečo ľudia objednávku nedokončia.

Vytvorenie účtu pri pokladni alebo na stránke Môj účet. Praktické pre stálych zákazníkov: prehľad objednávok, uložené adresy, opätovné stiahnutie súborov (lekcia 3.3). Každý účet je však prihlasovací prístup, ktorý sa dá zneužiť, a súbor osobných údajov, ktoré uchovávate, kým účet existuje.

Pre Čajovňu Example je voľba takáto: objednávka bez registrácie je povolená, vytvorenie účtu pri pokladni je dobrovoľnou voľbou zákazníka. Pre e-shop s predplatným alebo so súbormi, ktoré si zákazník má neskôr znova stiahnuť, je účet logickejší.

Heslá. Nechajte WooCommerce pri novom účte poslať odkaz, cez ktorý si zákazník sám zvolí heslo, namiesto vygenerovaného hesla v e-maile. Heslo v e-maile zostane roky v poštovej schránke.

Všimnite si súvislosť s tlačidlom na odstúpenie z lekcie 5.3: od zákazníka nemožno vyžadovať účet na to, aby mohol od zmluvy o kúpe odstúpiť. Ak môžu objednávať zákazníci bez registrácie, musia môcť bez registrácie aj odstúpiť od zmluvy.

Súkromie: čo pre vás môže urobiť WooCommerce

WooCommerce spracúva osobné údaje: mená, adresy, telefónne čísla, objednávky. Všeobecné pravidlá GDPR, ako sú zásady ochrany osobných údajov a záznamy o spracovateľských činnostiach, nájdete v kurze o WordPresse, v lekcii 9.3. Tu ide o nastavenia, ktoré ponúka priamo WooCommerce.

Žiadosti o vymazanie údajov. WordPress má nástroj na vymazanie osobných údajov konkrétnej osoby (Nástroje > Vymazať osobné údaje). V časti Účty a súkromie vyberiete, či sa pri tom odstránia aj údaje z objednávok a či zanikne prístup k súborom na stiahnutie. Skôr než to zapnete, premýšľajte: údaje, ktoré musíte uchovávať pre daňový úrad (faktúry, lekcia 5.6), nesmiete len tak vymazať, ani na žiadosť. Vymazanie vo WooCommerce objednávku anonymizuje; zabezpečte, aby údaje, ktoré musíte uchovávať, boli vtedy vo vašom účtovníctve.

Texty o ochrane súkromia. Môžete nastaviť krátky text, ktorý sa zobrazí pri registrácii a v pokladni, s odkazom na vaše zásady ochrany osobných údajov (lekcia 5.5). Uveďte tam jednu alebo dve vety, nie celé zásady.

Doby uchovávania. Toto je časť, ktorá sa najčastejšie vynecháva. WooCommerce môže osobné údaje automaticky odstraňovať po uplynutí doby, ktorú si zvolíte, a to podľa druhu:

GDPR hovorí, že údaje neuchovávate dlhšie, než je potrebné. Daňové pravidlá hovoria, že účtovné záznamy musíte uchovávať niekoľko rokov: v Holandsku 7 rokov, v Belgicku 10 rokov pre DPH, v Nemecku 8 rokov pre faktúry (lekcia 5.6). Tieto dve pravidlá sa nevylučujú, pokiaľ viete, kde čo uchovávate. Čajovňa Example nechá dokončené objednávky vo WooCommerce po niekoľkých rokoch anonymizovať, pretože faktúry sú v účtovnom programe a zostávajú tam 7 rokov. Ak uchovávate účtovné záznamy len vo WooCommerce, nevoľte kratšiu dobu, než je vaša povinnosť uchovávania. Pre Slovensko si dobu uchovávania overte na stránke Finančná správa SR alebo u svojho účtovníka.

Predvolene sú všetky doby prázdne: WooCommerce potom uchováva všetko navždy. To je najjednoduchšia a najhoršia voľba.

V praxi: takto to vyzerá vo WooCommerce

Pri iných témach a u iných poskytovateľov hostingu to funguje rovnako; ide o nastavenia samotného WooCommerce.

1. WooCommerce > Nastavenia > Všeobecné: vyplňte adresu obchodu. Pri predaji a doprave zvoľte len krajiny z vášho plánu. Vyberte predvolenú polohu; ak používate cache stránok, nevoľte bežnú geolokáciu.
2. V dolnej časti skontrolujte menu a formát.
3. Účty a súkromie: objednávku bez registrácie zapnite alebo vypnite; vytvorenie účtu pri pokladni; zvoľte odkaz na nastavenie hesla.
4. Pri vymazaní údajov zvoľte, či sa zahrnú objednávky a súbory na stiahnutie, a zapíšte si, kde uchovávate údaje, ktoré musíte uchovávať z daňových dôvodov.
5. Vyplňte texty o ochrane súkromia s odkazom na vaše zásady ochrany osobných údajov.
6. Vyplňte doby uchovávania a ku každej uveďte dôvod.

Zhrnutie

• Adresa obchodu je základom pre DPH; predaj do krajín a doprava do krajín sú dve samostatné voľby. Vyberajte len krajiny, na ktoré ste pripravení.
• Bežná geolokácia a cache stránok sa vylučujú; zvoľte potom variant s podporou cache alebo krajinu obchodu.
• Objednávka bez registrácie je rýchla a prináša menej údajov; účet je praktický pre stálych zákazníkov. Nechajte zákazníkov zvoliť si heslo cez odkaz.
• Vyplňte doby uchovávania: predvolene WooCommerce uchováva všetko navždy.
• Vymazanie na žiadosť a anonymizácia nesmú porušiť vašu daňovú povinnosť uchovávania: vedzte, kde čo uchovávate. Na Slovensku sa v daňových otázkach obráťte na Finančná správa SR.

Kvíz

Úloha

Úloha D2.3: Účty a doby uchovávania. Nastavte vo svojom (testovacom) obchode nastavenia z tejto lekcie. Ide o samostatnú úlohu: položky si odškrtnete sami a odpoviete na otázku.

Odškrtnite:

• adresa obchodu a krajiny (predaj a doprava) nastavené;
• mena a formát skontrolované;
• objednávka bez registrácie vedome zapnutá alebo vypnutá;
• vytvorenie účtu pri pokladni vedome zvolené;
• heslo cez odkaz nastavené;
• doby uchovávania vyplnené v časti Účty a súkromie.

Odpovedzte: aké doby uchovávania ste zvolili pre neaktívne účty, neúspešné, zrušené a dokončené objednávky, a prečo? Myslite na povinnosť uchovávania z lekcie 5.6.

Po kliknutí na „hotovo“ uvidíte vzorovú odpoveď: dokončené objednávky neuchovávať kratšie, než je daňová povinnosť uchovávania, pokiaľ tieto údaje nie sú inde (napríklad vo vašom účtovníctve); neaktívne účty odstraňovať; pri každej voľbe uviesť dôvod.

Ďalšie čítanie

• Bezplatný kurz WordPress 9.3: GDPR: súbory cookies, formuláre a zásady ochrany osobných údajov
• Je to únik údajov a mám ho nahlásiť?
• Bezplatný kurz WordPress 6.2: Caching
• Nastavenia WooCommerce (woocommerce.com, anglicky): https://woocommerce.com/document/configuring-woocommerce-settings/
• Uchovávanie faktúr (Belastingdienst, holandsky): https://www.belastingdienst.nl/wps/wcm/connect/bldcontentnl/belastingdienst/zakelijk/btw/administratie_bijhouden/facturen_maken/uw_facturen_bewaren