Uchovávanie firemných e-mailov: povinnosť uchovávania a archivácia
Ako dlho musíte uchovávať firemnú e-mailovú poštu a môžete jednoducho uchovávať všetko? V tomto článku sa dozviete, čo hovoria povinnosť uchovávania a pravidlá ochrany osobných údajov, s Holandskom ako príkladom, a ako poštu prakticky archivovať. Ide o všeobecné vysvetlenie, nie o právne ani daňové poradenstvo. Lehoty sa v jednotlivých krajinách líšia: overte si ich na svojom daňovom úrade, u svojho účtovníka alebo audítora.
1. Na ktorú poštu sa vzťahuje povinnosť uchovávania?
V mnohých krajinách musí podnik uchovávať svoju administratívu niekoľko rokov. Patrí k nej aj pošta, ak obsahuje dohody alebo údaje dôležité pre účtovníctvo alebo dane. Napríklad:
- cenové ponuky, potvrdenia objednávok a dohody o cenách;
- faktúry, ktoré posielate alebo prijímate e-mailom, vrátane príloh;
- zmluvy a ich zmeny.
Newslettre, reklama a bežné vzájomné správy bez finančných dôsledkov k nej zvyčajne nepatria.
2. Ako dlho? Príklad Holandska
| Čo | Lehota v Holandsku |
|---|---|
| Administratíva vrátane faktúr a firemnej pošty s finančnými dôsledkami | 7 rokov |
| Údaje o nehnuteľnostiach, napríklad o budove | 10 rokov |
- Lehota začína plynúť až vtedy, keď dokument prestane byť aktuálny. Zmluvu, ktorá platí štyri roky, uchovávate počas týchto štyroch rokov a potom ešte 7 rokov.
- Ak vaša firma ukončí činnosť, povinnosť uchovávania naďalej platí.
- Digitálne uchovávanie je povolené, ak dokumenty dokážete predložiť v primeranej lehote a nemôžu sa nepozorovane zmeniť.
Pravidlá nájdete na webe holandskej daňovej správy Belastingdienst. V iných krajinách platia iné lehoty.
3. Ochrana osobných údajov: nie dlhšie, než je potrebné
Pošta často obsahuje osobné údaje. Podľa GDPR (všeobecné nariadenie o ochrane údajov) neuchovávate osobné údaje dlhšie, než je potrebné na daný účel. S povinnosťou uchovávania to nie je v rozpore: čo musíte uchovávať zo zákona, uchovávať môžete. Uchovávať však všetko navždy len preto, že je to možné, nie je správne.
- Pre každý druh pošty určte, ako dlho ju potrebujete, a zaznamenajte to.
- Poštu bez obchodného významu odstráňte, napríklad staré žiadosti o zamestnanie alebo kontaktné formuláre.
- Archív chráňte rovnako ako svoju schránku: silným heslom a zálohou.
Viac o GDPR a vašom webe sa dočítate v článku GDPR pre váš web: cookies, externý obsah, formuláre a vyhlásenie o ochrane osobných údajov.
4. Takto archivujete poštu
Existuje niekoľko spôsobov. Môžete ich aj kombinovať.
- Archívny priečinok na serveri. Presuňte starú poštu do priečinka, napríklad Archív alebo Archív 2025. Pošta tak zostane vo webmaile, v telefóne aj v našej nočnej zálohe, započítava sa však do úložiska vašej schránky. Pozrite si článok Priečinky vo vašej schránke: Doručená pošta, Odoslaná pošta, Koncepty, Kôš, Nevyžiadaná pošta a Archív.
- Lokálne uloženie. Presuňte poštu do lokálneho priečinka vo svojom poštovom programe, napríklad do súboru .pst v Outlooku alebo do Lokálnych priečinkov v Thunderbirde. Ušetríte tak miesto na serveri, pošta však bude uložená už len v tomto počítači. Pozrite si článok Lokálne uloženie pošty na úsporu miesta na poštovom serveri.
- Export jednotlivých správ. Dôležitú správu uložíte ako súbor .eml aj s prílohami. Pozrite si článok Export správy ako .eml a jej opätovný import. Takéto súbory si uložte napríklad do pevne určeného priečinka vo svojom Nextcloude, k ostatnej administratíve.
5. Rušíte schránku alebo balík?
Poštu, ktorú musíte uchovávať, exportujte ešte pred dátumom ukončenia. Po dátume ukončenia sa balík okamžite zruší. Ako si vziať všetko so sebou, sa dočítate v článku Odchod z WebOké: ako si vziať svoje údaje so sebou.
Podrobné vysvetlenie so snímkami obrazovky: Archivácia: archívny priečinok na serveri alebo súbor pst v príručke k Outlooku a Archivácia správ v príručke k webmailu.
Chcete sa dozvedieť viac? Absolvujte bezplatný kurz E-mail v poriadku, lekciu 3.2 Úložisko, kvóty a plná schránka.