Archivácia: priečinok archívu na serveri alebo súbor PST

Chcete upratať priečinok Doručená pošta, ale zachovať starú poštu? Potom ju môžete archivovať. Pri e-mailovej adrese od WebOké máte dve možnosti. Líšia sa v tom, kde bude vaša pošta potom uložená.

Možnosť 1: priečinok archívu na serveri (odporúčané)

V Outlooku vytvorte pri svojej e-mailovej adrese priečinok, napríklad Archív alebo Archív 2025, a presuňte doň starú poštu. Tento priečinok je uložený na našom serveri.

• Archív uvidíte na každom počítači, v telefóne aj vo webmaili.
• Vzťahujú sa naň zálohy vášho balíka.
• Započítava sa však do úložiska vašej poštovej schránky (pozrite Priečinky, odoslaná pošta a plná e-mailová schránka).

Mnohé verzie Outlooku majú aj tlačidlo Archivovať. To presunie správu do priečinka archívu. Pri konte IMAP sa Outlook niekedy najprv opýta, ktorý priečinok to má byť. Vyberte potom priečinok pod svojou e-mailovou adresou, nie priečinok vo svojom počítači.

Možnosť 2: súbor PST vo vašom počítači

Klasický Outlook dokáže uložiť poštu do údajového súboru Outlooku, teda súboru s príponou .pst. Tento súbor je uložený vo vašom počítači, nie na našom serveri.

• Je to praktické, ak sa vaša poštová schránka zapĺňa a stará pošta už nemusí byť na serveri.
• Ale: túto poštu potom uvidíte už len v tomto počítači. Nie v telefóne, nie vo webmaili.
• Ak sa váš počítač pokazí alebo sa súbor poškodí, o túto poštu prídete. Na súbor PST sa naše zálohy nevzťahujú. Zálohujte si ho preto sami (pozrite Stratégia zálohovania: pravidlo 3-2-1 pre vašu firmu).

V klasickom Outlooku vytvoríte súbor PST cez Súbor, Otvoriť a exportovať a potom Import a export, s voľbou exportovať do súboru. Okrem toho je k dispozícii funkcia Automatická archivácia, ktorá starú poštu automaticky presúva do súboru PST. Zapnite ju len vtedy, ak viete, kde je tento súbor uložený, a máte jeho zálohu.

Súbory PST a nový Outlook

Nový Outlook dokáže súbory PST používať len obmedzene. Microsoft okrem iného uvádza ako podmienku, že vo vašom počítači je nainštalovaný aj klasický Outlook a že máte predplatné Microsoft 365. Ak chcete prejsť na nový Outlook, najprv v klasickom Outlooku presuňte poštu zo súborov PST späť do priečinka na serveri. Potom ju v novom Outlooku uvidíte automaticky.

Tip: Klasický Outlook ukladá konto IMAP aj do súboru s príponou .ost. Ide len o kópiu toho, čo je na serveri. Ak sa tento súbor poškodí, Outlook môže všetko znova stiahnuť zo servera. Súbor .pst je niečo iné: pošta v ňom je často uložená len tam.