Formáty Office: OOXML, ODF a pdf

Modul 6: Súbory a dokumenty · Čas čítania: 10 minút

Cieľ lekcie: Po tejto lekcii dokážete vysvetliť, čo sú docx, odt a pdf v skutočnosti, prečo môže dokument po prechode vyzerať inak, a vyberiete si správny formát pre spoluprácu, výmenu a archiváciu.

Kľúčové pojmy: formát súboru, otvorený štandard, OOXML (docx, xlsx, pptx; ECMA-376, ISO/IEC 29500), ODF (odt, ods, odp; ISO/IEC 26300), staré binárne formáty (doc, xls, ppt), pdf a PDF/A (ISO 19005), csv, písmo, metricky zhodné písmo, konverzia

Dokument je dohoda

Súbor je rad bajtov. Až vďaka formátu súboru program vie, čo tieto bajty znamenajú: toto je nadpis, toto je tučné písmo, toto je tabuľka s tromi stĺpcami. Ak je tento formát verejne opísaný a môže ho používať ktokoľvek bez súhlasu alebo licencie, hovoríme o otvorenom štandarde (lekcia 2.2). Potom dokážu rôzne programy ten istý súbor čítať aj zapisovať a nie ste závislí od jedného výrobcu.

Pre kancelárske dokumenty existujú dva veľké otvorené štandardy a jeden formát na zaznamenanie konečnej podoby.

OOXML: docx, xlsx a pptx

Od Office 2007 ukladá Microsoft Office dokumenty štandardne ako Office Open XML, skrátene OOXML. Poznáte prípony: docx, xlsx a pptx. Štandard je zaznamenaný ako ECMA-376 a ako medzinárodná norma ISO/IEC 29500.

Súbor docx je vlastne zip súbor s pevnou štruktúrou. Premenujte kópiu súboru offerte.docx na offerte.zip a rozbaľte ho. Uvidíte okrem iného:

[Content_Types].xml        aké časti obsahuje
word/document.xml          text a formátovanie
word/styles.xml            štýly
word/fontTable.xml         písma, ktoré dokument používa
word/media/                obrázky
docProps/core.xml          názov, autor, dátum

Treba vedieť dve veci. Po prvé, ISO/IEC 29500 pozná prísnejší variant (Strict) a voľnejší variant (Transitional), do ktorého sa zmestia aj staré osobitosti Wordu; Office štandardne zapisuje variant Transitional. Po druhé, docx môže obsahovať časti, ktorým rozumie iba Microsoft Office, napríklad makrá vo VBA (pri docm a xlsm), tlačidlá ActiveX alebo doplnky. Formát je otvorený, ale nie všetko, čo sa doň dá vložiť, funguje všade. O tom hovorí lekcia 6.5.

ODF: odt, ods a odp

OpenDocument Format (ODF) vznikol v štandardizačnej organizácii OASIS a je zaznamenaný ako ISO/IEC 26300. Prípony sú odt (text), ods (tabuľka) a odp (prezentácia). Aj odt je zip súbor. Prvá časť sa volá mimetype a obsahuje doslova druh dokumentu, napríklad application/vnd.oasis.opendocument.text. Obsah je v súbore content.xml, štýly v styles.xml.

ODF je vlastný formát LibreOffice a balíkov na ňom postavených, ako je Collabora Online. Mnohé vlády v Európe uvádzajú ODF ako preferovaný formát pre výmenu a archiváciu. V Holandsku je ODF na zozname „použi alebo vysvetli“ (pas toe of leg uit) holandského Fóra pre štandardizáciu (Forum Standaardisatie), rovnako ako pdf a PDF/A.

Aký formát si vybrať?

Oba sú otvorené štandardy. Praktický rozdiel spočíva v tom, s kým spolupracujete a aký program používate.

Najdôležitejšie pravidlo: vyberte si jeden hlavný formát pre každý druh dokumentu a držte sa ho. Pri každom prevode súboru tam a späť (docx na odt na docx) sa môže niečo posunúť.

Staré formáty: doc, xls a ppt

Súbory spred roku 2007 (doc, xls, ppt) sú binárne formáty: nie zip s XML, ale vlastná štruktúra súboru od Microsoftu. Moderné kancelárske balíky ich ešte otvárajú, ale nie vždy bezchybne, a môžu obsahovať makrá bez toho, aby to prezrádzala prípona. Odporúčanie pri prechode: staré súbory, ktoré ešte používate, previesť na docx, xlsx alebo pptx (prípadne ODF) a originál uchovať ako archív.

Pdf a PDF/A

Pdf slúži na zaznamenanie toho, ako niečo vyzerá, rovnako na každom zariadení. Úprava je možná, ale nie je to jeho účel. PDF/A (ISO 19005) je prísnejší variant pre archiváciu: všetky písma sú súčasťou súboru, nesmú obsahovať externé odkazy ani skripty, takže súbor zostáva sám osebe čitateľný ešte o mnoho rokov. Vyberte PDF/A pre všetko, čo musíte dlho uchovávať, napríklad ročné závierky.

Prečo môže dokument vyzerať inak

Po prechode kolegovia čoskoro povedia: „vyzerá to inak“. Príčinou je takmer vždy písmo. Dokument svoje písmo iba pomenúva (napríklad Calibri), ale samotné písmo v ňom zvyčajne nie je uložené. Program, ktorý dokument zobrazuje, musí mať toto písmo nainštalované sám. Ak ho nemá, použije náhradu, ktorá má iné šírky písmen. Riadok sa zalomí inak, tabuľka sa rozšíri, strana sa posunie.

Pre najznámejšie písma od Microsoftu existujú open source metricky zhodné náhrady: každé písmeno má presne rovnakú šírku, líši sa iba trochu tvarom. Vtedy sa váš text zalomí rovnako.

Písma ako Verdana, Tahoma, Georgia, Garamond, Century Gothic alebo vlastné firemné písmo takúto náhradu nemajú. Online office ich potom musí nahradiť niečím podobným, a vtedy sa text môže zalomiť inak. V prípade Bakkerij De Korrel išlo o firemné písmo na hlavičkovom papieri. Riešenie: nechať písmo (ak to licencia dovoľuje) nainštalovať u poskytovateľa, alebo v šablóne zvoliť voľne dostupné písmo.

Ďalšie veci, ktoré sa môžu pri zmene formátu posunúť: hlavičky a päty s poliami, obsahy (treba ich nechať aktualizovať), komentáre a sledované zmeny, vložené objekty, a v tabuľkách podmienené formátovanie a grafy.

V praxi: ako to vyzerá u poskytovateľa

V Euro-Office v Nextcloud od WebOké otvoríte docx, xlsx a pptx bez prevodu, a tiež odt, ods, odp, rtf, txt, csv a staré formáty doc, xls a ppt. Pomocou Súbor, Stiahnuť ako si vyberiete okrem iného DOCX, ODT, PDF alebo PDF/A; pomocou Uložiť kópiu ako sa kópia uloží vo vašom Nextcloude. Pre päť písiem z tabuľky sú na serveri k dispozícii metricky zhodné náhrady. Iné online kancelárske balíky majú podobné menu; ktoré písma poznajú, sa líši podľa poskytovateľa. Ak používate vlastné firemné písmo, vopred sa na to opýtajte.

Zhrnutie

• docx, xlsx a pptx (OOXML, ISO/IEC 29500) a odt, ods a odp (ODF, ISO/IEC 26300) sú oba otvorené štandardy a oba sú zip súbory s XML.
• Vyberte si formát, ktorý váš office interne používa a ktorý poznajú vaši partneri na spoluprácu, a držte sa ho.
• Staré binárne súbory (doc, xls, ppt) prevádzajte; originál si uchovajte.
• Pdf na zaznamenanie konečnej podoby, PDF/A na dlhodobé uchovávanie.
• Posuny vznikajú väčšinou kvôli písmam; Calibri, Cambria, Arial, Times New Roman a Courier New majú metricky zhodné náhrady.

Kvíz

Úloha

Úloha A6.3: Formát a písma vášho vlastného dokumentu. Nahrajte dokument, ktorý často používate (napríklad vašu listovú šablónu). Program vám povie, o aký formát skutočne ide, aké písma obsahuje a či pre každé písmo existuje metricky zhodná náhrada.

Ďalšie čítanie

Kroky v týchto článkoch platia pre služby WebOké; u iných poskytovateľov to funguje podobne.

• Príručka Euro-Office 1.4: Ktoré prehliadače a formáty súborov fungujú s Euro-Office?
• Príručka Euro-Office 2.5: Stiahnutie ako docx, xlsx, pptx, odt alebo pdf
• Príručka Euro-Office 12.3: Písma vyzerajú inak
• ISO/IEC 29500 a ECMA-376 (Office Open XML); ISO/IEC 26300 a OASIS OpenDocument 1.3 (ODF); ISO 19005 (PDF/A)
• Forum Standaardisatie, zoznam otvorených štandardov (ODF, PDF/A)