Modul 3 · 3.1
Slovenčina
Zmapovanie vašich súčasných služieb
Modul 3: Inventarizácia a plánovanie · Čas čítania: 11 minút
Cieľ lekcie: Po tejto lekcii dokážete vytvoriť úplnú inventarizáciu svojich súčasných cloudových služieb vrátane väzieb a používania, ktoré nie je na prvý pohľad vidieť.
Kľúčové pojmy: inventár, súčasť, súčasná služba, cieľ, vlastník, priorita, tieňové IT, väzba, jednotné prihlásenie (SSO), zdieľaná schránka, alias, distribučný zoznam, overovací záznam
Prečo najprv inventarizácia?
Prechod zriedka stroskotá na veľkej práci. Kopírovanie pošty a presun súborov sa spravidla podarí. Stroskotáva na tom, čo si nikto nezapísal: kontaktný formulár na webe, ktorý zrazu prestane posielať poštu, skener, ktorý skenuje do zrušenej schránky, kolega, ktorý si svoj zoznam zákazníkov viedol v súkromnom Dropbox.
Inventár je zoznam všetkého, čo momentálne robíte v cloude: ktorá služba, aké údaje, kto je vlastníkom, čo sa s tým stane ďalej a aká je to priorita. Stojí to pár hodín a ušetrí vám to niekoľko dní.
Bakkerij De Korrel začala s ôsmimi položkami. Po obídení kolegov ich bolo trinásť.
Osem súčastí
Začnite s týmito ôsmimi. Objavia sa vo zvyšku kurzu znova a znova.
| Súčasť | Čo si zapíšete | Kde to nájdete |
|---|---|---|
| Domény, poštové schránky, aliasy, zdieľané schránky, distribučné zoznamy (skupinové adresy), presmerovania, celková veľkosť | Administračný portál vašej poštovej služby, DNS (MX záznamy) | |
| Kalendár | Osobné kalendáre, zdieľané kalendáre, kalendáre miestností a zariadení, odbery externých kalendárov | Nastavenia kalendára, administračný portál |
| Kontakty | Osobné adresáre, zdieľané adresáre, organizačný zoznam | Aplikácia Kontakty, administračný portál |
| Súbory | Osobné úložisko za každú osobu, zdieľané priečinky alebo zdieľané disky, externé zdieľania, celková veľkosť | Prehľad úložiska v administračnom portáli (lekcia 3.2) |
| Dokumenty | Ktorý kancelársky balík, ktoré súbory s makrami, šablóny, formuláre, vlastné formáty (dokumenty Google) | Úložisko súborov, rozhovory s kolegami |
| Chat a stretnutia | Chatovacia služba, kanály, služba na stretnutia, kto má stretnutia s externými osobami | Prehľad licencií, kolegovia |
| Heslá | Kde sú teraz heslá: správca hesiel, prehliadač, lístočky, tabuľka | Kolegovia, nastavenia prehliadača |
| Zálohy | Čo sa teraz zálohuje, kým, kam a či bola obnova niekedy otestovaná | Administrátor, zálohovacia služba |
Čo nie je hneď vidieť: väzby
Toto je najdôležitejšia časť inventára. Väzba je všetko, čo stojí mimo vašej cloudovej služby, ale je na nej závislé. Hľadajte ich na týchto miestach:
- Jednotné prihlásenie (SSO). Aplikácie, do ktorých sa prihlasujete pomocou účtu Google alebo Microsoft. V bezpečnostných nastaveniach každého účtu je zoznam aplikácií s prístupom. Pozrite sa naň u niekoľkých kolegov, nielen u seba.
- Váš web. Kontaktné formuláre a e-shopy odosielajú poštu. Cez ktorý server? Z akej adresy?
- Zariadenia. Skenery a multifunkčné tlačiarne, ktoré skenujú do pošty alebo do priečinka. Pokladne, alarmové systémy alebo iné zariadenia, ktoré odosielajú poštu.
- Ďalší softvér. Účtovníctvo, CRM, plánovanie, služba na rozosielanie newsletterov. Odosielajú poštu v mene vašej domény? Sťahujú súbory z vášho úložiska?
- DNS vašej domény. Tam vidíte, kto smie posielať poštu v mene vašej domény (SPF), ktoré služby si nastavili overovací záznam (TXT záznamy ako
google-site-verification=aleboMS=) a či tam nie sú DKIM záznamy iných služieb. Úloha A2.1 z predchádzajúceho modulu to za vás už zistila. - Telefóny a notebooky. Ktoré aplikácie sa synchronizujú so starou službou? Tie sa budú musieť neskôr všetky prestaviť (lekcia 7.2).
Tieňové IT: čo si kolegovia zariaďujú sami
Tieňové IT je softvér alebo úložisko, ktoré kolegovia používajú sami bez toho, aby to organizácia nejako zariadila: bezplatný Dropbox, WhatsApp skupina so zákazníkmi, súkromný Gmail na newsletter, online plánovač. Väčšinou to nie je zlý úmysel: niekto len vyriešil problém.
Pre prechod je tieňové IT dôležité z dvoch dôvodov. Často sa v ňom nachádzajú údaje organizácie, ktoré treba preniesť. A ak sa na to nespýtate, po prechode to jednoducho zostane existovať, mimo vášho nového európskeho riešenia.
Preto sa na to pýtajte spôsobom, pri ktorom ľudia odpovedia úprimne. Nie "kto používa nepovolené služby?", ale: "Prechádzame na inú službu a nechceme, aby niekto niečo stratil. Aké programy, stránky a aplikácie používate pri svojej práci, aj keď ste si ich zariadili sami?" Krátky zoznam s príkladmi pomôže ľuďom si spomenúť.
Na riadok: päť polí
Pre každý riadok vo svojom inventári si zapíšte päť vecí:
- Súčasná služba: napríklad "Gmail cez Google Workspace".
- Veľkosť: čo najkonkrétnejšie, napríklad "12 poštových schránok, spolu 38 GB" alebo "3 zdieľané kalendáre".
- Vlastník: kto o tom rozhoduje a vie, ako to funguje? Je to konkrétna osoba s menom, nie "všetci".
- Cieľ: čo sa s tým stane ďalej? Presun do novej služby, zrušenie, archivácia alebo zatiaľ ponechanie bez zmeny.
- Priorita: vysoká (bez toho organizácia nemôže fungovať), stredná alebo nízka.
Príklad niekoľkých riadkov z pekárne:
| Súčasť | Súčasná služba | Veľkosť | Vlastník | Cieľ | Priorita |
|---|---|---|---|---|---|
Google Workspace, example.com | 12 poštových schránok, 38 GB; alias bestellingen@ | Sanne (recepcia) | Presun na európsku poštovú službu | vysoká | |
| Súbory | Google Drive, 1 zdieľaný disk "Recepty" | 64 GB, 4 externé zdieľania | Sanne | Presun do tímového priečinka | vysoká |
| Väzba | Objednávkový formulár na webe | posiela na bestellingen@ | webový vývojár | Úprava nastavenia SMTP | vysoká |
| Väzba | Pokladničný systém, prihlásenie cez Google | 5 účtov | Mo (pobočka) | Vytvorenie vlastného prihlásenia | vysoká |
| Väzba | Skener v kancelárii | skenuje na scan@ | Sanne | Nové SMTP údaje | stredná |
| Tieňové IT | Dropbox pekára (súkromný) | recepty, 2 GB | Jeroen | Presun do tímového priečinka, potom zrušenie | stredná |
Úskalia
- Pozeráte sa len na svoj vlastný účet. Administrátor automaticky nevidí, aké aplikácie si bežný používateľ pripojil k svojmu účtu. Pozrite sa u viacerých ľudí.
- Zabudnete na zdieľané schránky.
info@,facturen@abestellingen@často nie sú vlastnou schránkou, ale aliasom, zdieľanou schránkou alebo skupinou. Pri prechode musí byť každá z nich prevedená správnym spôsobom (lekcia 4.4). - Počítate licencie namiesto skutočného používania. Dvanásť licencií nehovorí o tom, že je dvanásť ľudí aktívnych. Pozrite sa na posledné prihlásenie.
- Chýbajúci vlastník. Riadok bez vlastníka sa nikdy nerieši.
- Neaktualizovanie inventára. Čo zistíte počas migrácie, dopíšte tam dodatočne.
V praxi: ako to vyzerá u poskytovateľa
Pri prechode na Nextcloud od WebOké a balík pošty WebOké sa inventár priamo stane vašim zoznamom úloh: v návode je pri každej súčasti uvedené, aký nástroj použijete (napríklad Import Tool pre Google, Gegevensmigratie pre OneDrive, Nástroj na presun e-mailov pre poštu) a v akom poradí. Pri iných európskych poskytovateľoch sa nástroj volá inak, ale inventár je úplne rovnaký: týka sa vašej organizácie, nie poskytovateľa.
Zhrnutie
- Inventár zabraňuje tomu, aby ste pri prechode zabudli na veci, ktoré si nikto nezapísal.
- Začnite s ôsmimi súčasťami: e-mail, kalendár, kontakty, súbory, dokumenty, chat a stretnutia, heslá, zálohy.
- Hľadajte väzby: jednotné prihlásenie, web, zariadenia, ďalší softvér, DNS záznamy, telefóny.
- Pýtajte sa kolegov na tieňové IT spôsobom, pri ktorom odpovedia úprimne.
- Každý riadok dostane súčasnú službu, veľkosť, vlastníka, cieľ a prioritu.
Kvíz
Úloha
Úloha A3.1: Je váš inventár kompletný? Vyplňte inventarizačný formulár pre svoju vlastnú organizáciu (alebo pre vlastné súkromné používanie). Program skontroluje, či je v ňom všetkých osem súčastí, či ste našli aspoň tri väzby a či každý riadok obsahuje súčasnú službu, veľkosť, vlastníka, cieľ a prioritu.
Úloha E3.1: Obchôdzka po kolegoch. Opýtajte sa aspoň troch ľudí (alebo, ak pracujete sám, prejdite svoje vlastné zariadenia), aké programy, stránky a aplikácie používajú pri svojej práci. Zapíšte si, čo ste ešte nemali na svojom zozname a čo ste sa z toho naučili.
Úloha E3.1: Obchôdzka po kolegoch
Opýtajte sa aspoň troch kolegov (alebo si prejdite svoje vlastné zariadenia a prehliadač): "Prechádzame na inú službu a nechceme, aby niekto o niečo prišiel. Ktoré programy, stránky a aplikácie používate pri práci, aj keď ste si ich zariadili sami?" Šablóna pre úlohu A3.1 sa nachádza pri tejto úlohe.
Vaše zaškrtnutia a poznámky zostávajú iba v tomto prehliadači, nikam ich neposielame. Po prihlásení si v sekcii Moje kurzy uchovávame iba to, že ste úlohu splnili.
Ďalšie čítanie
Kroky v týchto článkoch platia pre služby WebOké; u iných poskytovateľov to funguje podobne.