Znovu nastavenie práv a zdieľania

Modul 6: Súbory a dokumenty · Čas čítania: 10 minút

Cieľ lekcie: Po tejto lekcii dokážete navrhnúť novú štruktúru zdieľania s maticou práv, tímovými adresármi a bezpečnými verejnými odkazmi, namiesto toho, aby ste jedna k jednej prebudovali staré zdieľania.

Kľúčové pojmy: vlastník, zdieľaný adresár, tímový adresár (skupinový adresár), zdieľanie s používateľom, skupinou alebo tímom, právo na čítanie, právo na úpravu, verejný odkaz, heslo, dátum platnosti, limit na stiahnutie, zdieľanie cez e-mail, federatívne zdieľanie, žiadosť o súbor, matica práv, prevod vlastníctva

Zdieľania sa neprenesú

Takmer pri každom prechode je toto najväčšie prekvapenie: súbory sa prenesú, zdieľania nie. Kto zdieľal adresár s kolegom cez Google alebo Microsoft, poslal verejný odkaz klientovi alebo nechal dodávateľa nahliadnuť, musí to v novom cloude urobiť znova. Migračný nástroj nepozná ľudí vo vašom novom cloude a verejný odkaz z Google má google adresu, ktorá po zrušení služby prestane fungovať.

Pôsobí to ako extra práca, ale je to aj príležitosť. Po rokoch zdieľania je pôvodný stav často chaotický: adresáre zdieľané s bývalými zamestnancami, odkazy bez hesla otvorené už tri roky a nikto nevie, kto má na čo právo. V Bakkerij De Korrel sa ukázalo, že adresár „Personeel“ (Personál), s pracovnými zmluvami a výplatnými páskami, bol stále zdieľaný so stážistom spred dvoch rokov. Prechod je príležitosť toto napraviť.

Komu patrí adresár?

V každom cloude patrí súbor alebo adresár niekomu: vlastníkovi. Zdieľanie znamená, že vlastník dá prístup ostatným. Z toho vyplývajú dva dôsledky:

1. Keď vlastník odíde, adresár je v ohrození. Ak sa jeho účet vymaže, zmiznú aj jeho súbory, hoci s nimi pracovalo sto kolegov. Je preto povinné najskôr previesť vlastníctvo.
2. Úložisko sa počíta vlastníkovi. To, čo kolegovia vložia do vášho zdieľaného adresára, sa odpočíta z vášho úložiska.

Pre všetko, čo patrí organizácii a nie jednej osobe, preto používajte tímový adresár (pri iných službách nazývaný aj skupinový adresár, zdieľaný disk alebo projektový priestor). Ten patrí tímu. Ľudia prichádzajú a odchádzajú, adresár zostáva.

Najskôr navrhnite: matica práv

Nenasledujte slepo starý stav. Vytvorte si najskôr maticu práv: tabuľku s adresármi organizácie v riadkoch, skupinami v stĺpcoch a v každom poli uvedené, čo daná skupina smie. Pracujte so skupinami alebo tímami, nie s jednotlivými menami. Potom pri novom kolegovi stačí upraviť len skupinu.

Matica Bakkerij De Korrel:

Tri pravidlá:

• Čo najmenej práv. Čítanie je štandard, úprava len pre tých, ktorí ju skutočne potrebujú. To zároveň obmedzuje škodu, ak sa niekto zmocní účtu alebo ak niekto omylom vyprázdni adresár.
• Citlivé adresáre osobitne. Osobné spisy zamestnancov, zdravotné údaje a administratíva patria do vlastných adresárov s malou skupinou ľudí.
• Jeden vlastník na adresár. Dohodnite si, kto adresár spravuje a kto rozhoduje o tom, kto k nemu má prístup, aj v prípade tímového adresára.

Zdieľanie v rámci organizácie a mimo nej

V rámci nového cloudu zdieľate s používateľom, skupinou alebo tímom. Vyberáte si právo na čítanie alebo právo na úpravu, často aj ďalšie detaily, napríklad možnosť mazať alebo ďalej zdieľať.

Pre ľudí mimo organizácie existuje viac možností:

• Verejný odkaz. Dostane sa k nemu ktokoľvek, kto má odkaz, aj keď sa preposiela ďalej. Pri všetkom, čo nie je skutočne verejné, nastavte heslo a pošlite ho iným kanálom (odkaz mailom, heslo cez sms alebo telefonicky). Nastavte dátum platnosti a, ak je to možné, limit na stiahnutie.
• Zdieľanie cez e-mail. Príjemca dostane osobný odkaz mailom, bez potreby účtu. Hodí sa to pre účtovníka alebo klienta.
• Žiadosť o súbor (nazývaná aj upload odkaz). Druhá strana môže len nahrávať súbory, nevidí, čo už tam je. Ideálne na to, aby vám klient doručil podklady.
• Federatívne zdieľanie. Pri Nextcloud a iných službách, ktoré podporujú otvorený štandard Open Cloud Mesh, zdieľate priamo s niekým na inom serveri, bez verejného odkazu. Druhá strana vidí adresár vo svojom vlastnom cloude.

Odkaz so „skrytým sťahovaním“ pôsobí bezpečne, ale v skutočnosti nič nezabráni: pozrieť sa dá a aj urobiť snímku obrazovky. Nespoliehajte sa na to pri dôverných podkladoch.

Informujte externé strany o zmene

Nezabudnite na ľudí mimo organizácie. V Bakkerij De Korrel išlo o účtovníka (adresár s faktúrami), tlačiareň (adresár s návrhmi) a dvoch stálych zákazníkov s objednávkovým zoznamom. Ich staré google odkazy po zrušení služby prestanú fungovať.

1. Vo svojej starej službe nájdite všetky verejné odkazy a externé zdieľania. Google Drive a OneDrive na to majú prehľad (pri organizácii aj v administrátorskej časti).
2. Pri každom odkaze zvážte, či je ešte potrebný. Odpoveď je často nie.
3. Potrebné odkazy znovu vytvorte v novom cloude, teraz s heslom a dátumom platnosti.
4. Pošlite externej strane nový odkaz, s krátkym vysvetlením a dátumom, kedy starý prestane fungovať.

Odchod a odovzdanie

Práva zostanú v poriadku, len ak ich priebežne udržiavate. V rámci postupu pri odchode zamestnanca (lekcia 7.3) si zaznamenajte:

• Osobné adresáre, ktoré sú ešte potrebné: previesť vlastníctvo na nástupcu, ešte pred vypnutím účtu.
• Účet najskôr vypnúť, až po kontrole odstrániť. Odstránený účet zmizne so všetkými súbormi.
• Odídenú osobu odstrániť zo všetkých skupín a tímov a zrušiť jej verejné odkazy.

Raz za polroka urobte krátku kontrolu: platí matica ešte stále a ktoré verejné odkazy sú ešte otvorené?

V praxi: ako to vyzerá u poskytovateľa

Vo WebOké Nextcloude zdieľate z karty Zdieľanie v detailoch súboru alebo adresára. Tam vyhľadáte používateľa, skupinu alebo tím, alebo vytvoríte verejný odkaz pomocou plusu pri položke Vytvoriť verejný odkaz. Pri položkách Prispôsobiť odkaz a Rozšírené nastavenia nastavíte heslo, dátum platnosti a limit na stiahnutie. Tímové adresáre nájdete v sekcii Súbory vľavo v menu; tímový adresár si vo WebOké vyžiadate cez podporu a priradíte ho k tímu z aplikácie Tímy. Prevod vlastníctva vykoná vlastník sám v sekcii Nastavenia, Zdieľanie.

U iných poskytovateľov Nextcloud môže skupinové adresáre často vytvárať priamo administrátor. Iné európske cloudy to nazývajú inak (zdieľaný priestor, projektový adresár), ale voľby sú rovnaké: komu adresár patrí, kto má na čo právo a nakoľko je odkaz bezpečný.

Zhrnutie

• Zdieľania a verejné odkazy sa pri prechode neprenesú. Vybudujte ich znova a vedome.
• Najskôr vytvorte maticu práv so skupinami a čo najmenším počtom práv.
• Všetko, čo patrí organizácii, patrí do tímového adresára, nie do osobného adresára jedného zamestnanca.
• Verejné odkazy: heslo iným kanálom, dátum platnosti a podľa možnosti limit na stiahnutie.
• Informujte externé strany, že sa ich odkaz zmení, a udržiavajte práva aktuálne pomocou pevného postupu pri odchode zamestnanca.

Kvíz

Úloha

Úloha A6.2: Kontrola bezpečného odkazu na zdieľanie. Vo svojom novom cloude vytvorte verejný testovací odkaz na neškodný testovací súbor, s heslom a dátumom platnosti. Vložte odkaz (nie heslo). Program skontroluje, či odkaz funguje cez https a či súbor bez hesla nie je možné zobraziť ani stiahnuť.

Úloha E6.2: Vaša matica práv. Vytvorte maticu práv pre vlastnú organizáciu (adresáre, skupiny, práva), priraďte ku každému adresáru vlastníka a zostavte zoznam externých strán, ktoré musia dostať nový odkaz.

Ďalšie čítanie

Postupy v týchto článkoch platia pre služby WebOké; u iných poskytovateľov to funguje podobne.

• Návod na Nextcloud 5.1: Zdieľanie s používateľom z vlastného Nextcloud
• Návod na Nextcloud 5.2: Vytvorenie verejného odkazu: čítanie, úpravy, heslo, dátum expirácie a limit sťahovania
• Návod na Nextcloud 5.3: Nechať si posielať súbory: bestandsdrop a žiadosť o súbor
• Návod na Nextcloud 5.5: Vytváranie tímov a zdieľanie priečinka s celým tímom
• Návod na Nextcloud 5.6: Tímové priečinky: spoločný priečinok, ktorý patrí tímu
• Návod na Nextcloud 5.7: Zdieľanie s niekým na inom Nextcloude (federatívne zdieľanie)
• Návod na Nextcloud 5.10: Prevod vlastníctva pri odchode kolegu
• Návod na Nextcloud 16.7: Kolega odchádza: bezpečné prevzatie súborov, kalendára a zdieľaných priečinkov