Ako funguje vaša pošta: MX, IMAP a SMTP

Modul 4: Presťahovanie e-mailu · Čas čítania: 10 minút

Cieľ lekcie: Po tejto lekcii dokážete vysvetliť cestu e-mailu, pomenovať súčasti, ktoré sa pri presťahovaní pošty menia, a určiť, čo všetko okrem samotných správ treba preniesť.

Kľúčové pojmy: MX záznam, mailový server, mailbox (poštová schránka), IMAP, POP3, SMTP, submission (port 587 a 465), webmail, poštový program, alias, zdieľaná poštová schránka, pravidlá

Prečo najprv musíte pochopiť trasu

E-mail pôsobí ako jedna jediná vec: napíšete text, kliknete na Odoslať a niekto iný si to prečíta. V skutočnosti pritom spolupracujú najmenej štyri súčasti. Pri presťahovaní niektoré z nich meníte a kto nevie, ktoré, ľahko stlačí nesprávne tlačidlo. Výsledkom je pošta, ktorá ešte deň chodí k starému poskytovateľovi, alebo telefóny, ktoré potichu naďalej odosielajú cez starý server.

Bakkerij De Korrel má doménu example.com. Všetkých dvanásť zamestnancov v súčasnosti posiela poštu cez Microsoft 365. Pekáreň sa chce presunúť k európskemu poskytovateľovi pošty. Skôr než čokoľvek presťahujú, zakreslia si trasu.

Cesta e-mailu na info@example.com

Zákazník pošle objednávku na info@example.com. Deje sa toto:

1. Poštový program zákazníka odovzdá správu svojmu vlastnému odosielajúcemu serveru. Deje sa to pomocou SMTP (Simple Mail Transfer Protocol), cez port určený na odovzdávanie pošty: submission, port 587 so STARTTLS alebo port 465 s TLS.
2. Tento server chce poštu doručiť na example.com. V DNS sa opýta: „aké sú MX záznamy domény example.com?“ MX záznam ukazuje na server, ktorý prijíma poštu pre danú doménu.
3. Odosielajúci server sa spojí s týmto serverom, opäť pomocou SMTP (tentoraz medzi servermi, port 25), a správu doručí.
4. Prijímajúci server uloží správu do poštovej schránky (mailboxu) adresy info@.
5. Zamestnanci čítajú poštovú schránku cez poštový program alebo webmail. Zvyčajne sa to deje pomocou IMAP, port 993 s TLS.

klant --SMTP 587--> server klant --DNS: MX example.com?--> antwoord: mx.mailaanbieder.example
server klant --SMTP 25--> mx.mailaanbieder.example --> mailbox info@example.com
laptop, telefoon, webmail <--IMAP 993-- mailbox

MX záznam sa nachádza v DNS vašej domény, nie u vášho poskytovateľa pošty. Kto spravuje DNS, teda rozhoduje o tom, kam pošta pre vašu doménu smeruje. Ako presne fungujú MX záznamy a priority, sa dočítate v DNS kurze, v lekcii 4.1.

IMAP alebo POP3: kde sa vlastne nachádza vaša pošta?

Pri IMAP zostáva pošta na serveri. Váš notebook, telefón aj webmail zobrazujú rovnakú poštovú schránku. Ak presuniete správu do priečinka na telefóne, na notebooku sa objaví v tom istom priečinku.

Pri POP3 si poštový program správu stiahne a potom ju zo servera často odstráni. Pošta sa teda nachádza iba na tom jednom počítači.

Pri presťahovaní to robí veľký rozdiel. Poštovú schránku na IMAP môžete skopírovať zo servera na server: všetko sa totiž nachádza na serveri. Pri POP3 môže časť vašej histórie existovať iba na starom počítači. Túto poštu treba preniesť samostatne, napríklad tak, že v poštovom programe presuniete staré priečinky do novej poštovej schránky na IMAP.

Zamyslite sa: používa u vás ešte niekto POP3? Zistíte to v nastaveniach účtu v poštovom programe: ak tam vidíte POP alebo port 995, ide o POP3.

Microsoft 365 a Google Workspace používajú pre svoje vlastné aplikácie aj vlastné protokoly, napríklad Exchange ActiveSync a aplikáciu Gmail. V bežnom používaní to takmer nebadáte, znamená to však, že nie každé nastavenie sa automaticky prevedie na IMAP. Po presťahovaní treba znova nastaviť každé zariadenie (lekcia 4.4).

Čo sa pri presťahovaní mení?

Najdôležitejšia dobrá správa je v poslednom riadku: pretože máte vlastnú doménu, vaša e-mailová adresa zostáva rovnaká. Zákazníci si nič nevšimnú. Presne preto je vlastná doména taká cenná pre vašu nezávislosť (lekcia 8.2). Ak máte teraz adresu typu bakkerij.dekorrel@gmail.com, poštu síce môžete skopírovať, no samotná adresa zostane patriť Google. Vtedy musíte všetkým oznámiť novú adresu.

Čo k vašej pošte patrí okrem samotných správ

Poštová schránka je viac než len kopa správ. Pri kópii cez IMAP sa prenesú správy a priečinky, no veľa ďalších vecí nie. Vytvorte si na to vopred zoznam:

• Aliasy: ďalšie adresy, ktoré končia v tej istej poštovej schránke, napríklad bestellingen@ a facturen@, ktoré prichádzajú na info@.
• Zdieľané poštové schránky a skupiny: v Microsoft 365 má De Korrel zdieľanú poštovú schránku bestellingen@, ktorú číta štyri ľudia, a skupinu team@, ktorá chodí všetkým. U nového poskytovateľa sa z toho stane bežná poštová schránka s viacerými používateľmi, presmerovanie alebo mailová konferencia.
• Pravidlá a filtre: „pošta od veľkoobchodu do priečinka Nákup“. Tie sú uložené na serveri alebo v poštovom programe a pri kópii cez IMAP sa neprenesú.
• Podpisy: často sú uložené v poštovom programe alebo v nastaveniach webmailu.
• Automatické odpovede (správy o neprítomnosti).
• Presmerovania na externú adresu.
• Odosielatelia, ktorí nie sú viazaní na poštovú schránku: webová stránka, ktorá posiela objednávkové formuláre, pokladňa, ktorá posiela účtenky, skener, ktorý odosiela pdf súbory, účtovníctvo, ktoré posiela faktúry. Tie odosielajú poštu v mene example.com cez server. Aj tieto musíte zahrnúť do SPF (lekcia 4.3).
• Priečinky kalendára a kontaktov v Exchange. Tie sa pri kopírovaní pošty neprenesú. Tie presúvate samostatne (modul 5).

Tento zoznam premení „presťahovanie pošty“ na prehľadný projekt. V inventári z modulu 3 ste už mali riadok „e-mail“; teraz tento riadok rozdelíte na viac položiek.

V praxi: ako to vyzerá u poskytovateľa

Pri WebOké nájdete nastavenia pre poštový program prehľadne v jednom riadku v návode pre DirectAdmin: IMAP port 993 s SSL/TLS, SMTP port 587 so STARTTLS alebo 465 s SSL/TLS, a ako používateľské meno sa uvádza celá e-mailová adresa. Ako názov servera použite názov domény (ak je aj vaša webová stránka u WebOké a má platný certifikát) alebo názov servera vášho balíka. U iných európskych poskytovateľov pošty sú porty rovnaké; líši sa iba názov servera a niektorí poskytovatelia vám umožňujú prihlásiť sa pod samostatným používateľským menom namiesto e-mailovej adresy. Vždy si pozrite stránky s pomocou od svojho nového poskytovateľa.

Zhrnutie

• Pošta sa odosiela cez SMTP, MX záznam v DNS určuje, kam dorazí, a čítate ju väčšinou cez IMAP.
• MX záznam sa nachádza v DNS vašej domény: kto spravuje DNS, ten posiela poštu.
• Pri vlastnej doméne zostáva vaša e-mailová adresa pri presťahovaní rovnaká; pri bezplatnej adrese od veľkej firmy nie.
• Poštové schránky na IMAP sa dajú dobre kopírovať; pošta, ktorá cez POP3 existuje iba na počítači, sa musí preniesť samostatne.
• Aliasy, zdieľané poštové schránky, pravidlá, podpisy, automatické odpovede a zariadenia, ktoré odosielajú poštu v mene vašej domény, sa neprenesú automaticky. Zapíšte si ich vopred na zoznam.

Kvíz

Úloha

Úloha A4.1: Kam teraz prichádza vaša pošta? Zadajte vlastnú doménu. Program vyhľadá MX záznamy a IP adresu mailového servera a v registri IP adries si overí, ktorá organizácia danú sieť spravuje a v ktorej krajine je registrovaná. Vy vopred zadáte, u ktorého poskytovateľa pošty si myslíte, že ste. Následne uvidíte, či ste mali pravdu.

Úloha E4.1: Váš zoznam pošty. Vytvorte pre vašu vlastnú organizáciu zoznam z tejto lekcie: poštové schránky, aliasy, zdieľané poštové schránky a skupiny, pravidlá, podpisy, automatické odpovede, presmerovania, zariadenia a programy, ktoré odosielajú poštu v mene vašej domény, a kto ešte používa POP3.

Ďalšie čítanie

Kroky v týchto článkoch platia pre služby WebOké; u iných poskytovateľov to funguje podobne.

• Návod na DirectAdmin 8.7: IMAP alebo POP3: aký je rozdiel?
• Návod na DirectAdmin 8.1: Všetky nastavenia na jednom mieste: servery, porty a zabezpečenie
• Čo je IMAP alebo POP3 a ako to funguje?
• Bezplatný kurz DNS 4.1: MX záznamy a priorita
• RFC 5321 (SMTP), RFC 6409 (submission, port 587), RFC 8314 (TLS pre submission a IMAP, port 465 a 993), RFC 9051 (IMAP4rev2)