Modul 8 · 8.3
Poctivé porovnanie nákladov a správy
Modul 8: Zálohy, ukončenie spolupráce a správa · Čas čítania: 10 minút
Cieľ lekcie: Po tejto lekcii dokážete poctivo porovnať celkové náklady a správu vášho starého a nového riešenia, bez toho, aby ste sa pozerali len na cenu na používateľa, a zapísať si, kto má na starosti ktorú úlohu správy.
Kľúčové pojmy: celkové náklady (TCO), jednorazové a opakujúce sa náklady, licencia na používateľa, úložisko, rozšírenia, náklady na migráciu, školenie, vlastný čas, spravovaná služba, vlastný hosting, úlohy správy, kto robí čo (RACI), cenová stabilita, škálovateľnosť
Nesprávne porovnanie
Prvá otázka, ktorú si položí takmer každý, znie: "Koľko to stojí na používateľa za mesiac?" Toto číslo postavíte vedľa svojej súčasnej licencie a hotovo. To je nesprávne porovnanie, a to z dvoch dôvodov.
Po prvé, neporovnávate tým to isté. Balík u jedného poskytovateľa obsahuje poštu, súbory, office aj chat; u iného je office samostatná licencia, pošta patrí do iného balíka a dodatočné úložisko je drahšie. Po druhé, vynechávate všetko, čo nie je na faktúre: váš vlastný čas a čas vašich kolegov, školenie, správu, samotnú migráciu.
V tejto lekcii nepoužívame ceny skutočných poskytovateľov. Tie sa menia a ide o metódu. Sumy si vyplníte sami, s ponukami a cenníkmi, ktoré si v danom čase vypýtate.
Celkové náklady: všetko prehľadne
Pod pojmom celkové náklady (po anglicky total cost of ownership, TCO) rozumieme všetky náklady za pevné obdobie, napríklad tri roky, vrátane jednorazových nákladov. Obdobie troch rokov je praktické, pretože vtedy sa jednorazové migračné náklady poctivo zohľadnia.
| Druh | Príklady | Jednorazové alebo opakujúce sa |
|---|---|---|
| Licencie a predplatné | Na používateľa, na balík, office licencie, chat, poštové schránky | Opakujúce sa |
| Úložisko | Dodatočné úložisko nad rámec balíka, rast vašich údajov za rok | Opakujúce sa, rastúce |
| Rozšírenia | Archivácia, dodatočná záloha, dodatočné zabezpečenie, pokročilé funkcie správy | Opakujúce sa |
| Doménové meno a DNS | Registrácia, prípadne DNS služba | Opakujúce sa |
| Záloha mimo služby | Druhá služba alebo úložisko, externé disky (lekcia 8.1) | Opakujúce sa aj jednorazové |
| Migrácia | Pomoc špecialistu alebo poskytovateľa, prípadne dvojité platenie počas prechodu | Jednorazové |
| Obdobie dvojitého platenia | Stará a nová služba súčasne počas prechodu, výpovedná lehota | Jednorazové |
| Školenie | Školenia, tvorba návodov, hodiny kolegov | Jednorazové, a pri nových kolegoch |
| Vlastný čas na správu | Hodiny mesačne na používateľov, otázky, aktualizácie (pri vlastnom hostingu), kontroly | Opakujúce sa |
| Náklady na prechod pri odchode | Export, prípadné náklady poskytovateľa (od 12. januára 2027 zakázané podľa Data Act, lekcia 8.2) | Jednorazové, neskôr |
| Zariadenia a softvér | Napríklad desktopový program, správca hesiel | Opakujúce sa alebo jednorazové |
Najdôležitejšia položka sa zabúda najčastejšie: vlastný čas. Vypočítajte ho vynásobením počtu hodín pevnou sadzbou, ktorú si sami zvolíte. Aj keď to nikto nefakturuje, niečo vás to stojí.
Príklad výpočtu bez skutočných cien
V Bakkerij De Korrel pracuje Ruud s premennými, aby príklad sedel pre každého:
G= počet používateľov (12)L= licencia na používateľa za mesiac, vrátane office podľa potrebyO= dodatočné úložisko za mesiacB= externá záloha za mesiacU= hodiny vlastnej správy za mesiac,T= hodinová sadzba, ktorú si pekáreň počíta za vlastný časM= jednorazové migračné náklady (pomoc plus vlastné hodiny xT)D= obdobie dvojitého platenia: počet mesiacov, kedy sa platí staré aj nové súčasne, krát staré mesačné nákladyOp= školenie (hodiny x počet kolegov xT)
Celkové náklady za 36 mesiacov:
TCO = 36 x (G x L + O + B + U x T) + M + D + OpTento výpočet robí dvakrát: raz pre "zostať tak, ako je", raz pre "prejsť na novú službu". Pri "zostať tak, ako je" sú M, D a Op nulové, no počíta aj so zvýšeniami cien, ktoré ohlásil súčasný poskytovateľ, a s časom, ktorý sa teraz stráca pri zdieľaných heslách a strácajúcich sa súboroch.
Výsledkom nie je "vyhráva najlacnejšia možnosť". Je to číslo, s ktorým môžete viesť poctivý rozhovor: prechod bude jednorazovo stáť toľko, a potom mesačne o toľko viac alebo menej, výmenou za väčšiu kontrolu a menšiu závislosť (modul 1). Niekedy je európske riešenie drahšie, inokedy lacnejšie. Oba výsledky sú dobrým dôvodom na vedomé rozhodnutie.
Spravovaná služba alebo vlastný hosting?
Pri európskom, otvorenom softvéri (Nextcloud, Matrix, Jitsi) môžete aj hostovať sami: nainštalovať softvér na vlastný alebo prenajatý server. Zdá sa to lacné, pretože softvér je zadarmo. Spočítajte to poctivo:
| Spravovaná služba | Vlastný hosting | |
|---|---|---|
| Server, úložisko, záloha | U poskytovateľa | Riešite a platíte sami |
| Aktualizácie a bezpečnostné záplaty | Poskytovateľ | Vy, včas, aj počas dovolenky |
| Výpadok o siedmej ráno | Poskytovateľ | Vy |
| Znalosti | U poskytovateľa | U vás, alebo u toho jedného šikovného kolegu |
| Vplyv a kontrola | Vysoká, ak je poskytovateľ európsky a máte dobrý plán odchodu | Najvyššia |
Pre organizáciu s dvanástimi ľuďmi bez vlastných IT znalostí je vlastný hosting zvyčajne riziko, nie úspora. Server, ktorý mesiace nedostáva aktualizácie, je nebezpečnejší ako dobre spravovaná služba. Pre organizáciu s vlastnými správcami to naopak môže byť najlepšia voľba.
Rozdelenie správy: kto čo robí?
Aj pri spravovanej službe zostáva nejaká práca. Zapíšte si, kto čo robí, pomocou jednoduchého rozdelenia: kto vykonáva, kto je konečne zodpovedný, s kým sa konzultuje a kto je informovaný (často nazývané RACI, podľa anglických slov).
| Úloha | Vykonáva | Konečná zodpovednosť | Ako často |
|---|---|---|---|
| Vytvorenie nového kolegu, pridelenie licencie | Office manažér | Vlastník | Pri nástupe |
| Odchádzajúci kolega: odovzdanie, deaktivácia | Office manažér | Vlastník | Pri odchode |
| Kontrola, kto je správca a kto má licencie | Office manažér | Vlastník | Každý štvrťrok |
| Test obnovy zo zálohy | Office manažér | Vlastník | Ročne |
| Exit test | Office manažér | Vlastník | Ročne |
| Spustenie aktualizácií (ak to služba necháva na klientovi) | Office manažér | Vlastník | Pri každej veľkej verzii |
| Aktualizácia zmluvy so sprostredkovateľom a záznamov o spracovateľských činnostiach | Vlastník | Vlastník | Pri zmene, minimálne raz ročne |
| Zodpovedanie otázok kolegov | Ambasádor (lekcia 9.1) | Office manažér | Nepretržitý |
Úloha bez priradeného mena sa jednoducho nevykoná. Úloha priradená iba jednému menu sa nevykoná, ak je daná osoba práve chorá. Preto si pri najdôležitejších úlohách zapíšte aj zástupcu.
Na čo si dať pozor pri porovnávaní
- Cenová stabilita: ako často a akým spôsobom sa môže cena meniť, a máte v takom prípade právo na výpoveď?
- Škálovateľnosť: čo sa stane pri 15 alebo 25 používateľoch, alebo pri dvojnásobnom úložisku? Prejdete vtedy do iného balíka?
- Čo skutočne zahŕňa: podpora vo vašom jazyku, zálohy, z ktorých viete niečo obnoviť, zmluva so sprostredkovateľom, možnosti exportu.
- Skúšobné obdobie: môžete najprv spustiť pilotný beh s niekoľkými kolegami (lekcia 3.3)?
V praxi: ako to vyzerá u poskytovateľa
Pri riešení WebOké Nextcloud existujú balíky, ktoré sa líšia počtom používateľov a veľkosťou úložiska, Office licenciami na používateľa, a možnosťou rozšíriť úložisko alebo počet používateľov v Môj WebOké. Aktualizácie, zabezpečenie a systémové zálohy zabezpečuje WebOké; novú hlavnú verziu spúšťa vlastník balíka sám, jedným tlačidlom. Správa používateľov, licencie a testy obnovy zostávajú na strane klienta. Ceny v tomto kurze zámerne neuvádzame.
U iných poskytovateľov môže byť rozdelenie iné. Tabuľku "kto čo robí" si preto vyplňte pre každého poskytovateľa osobitne a zahrňte ju do svojho porovnania.
Zhrnutie
- Porovnávajte celkové náklady za pevné obdobie, nielen cenu na používateľa.
- Zarátajte jednorazové náklady (migrácia, obdobie dvojitého platenia, školenie) a najmä svoj vlastný čas.
- Vlastný hosting znamená softvér bez licencie, ale s prácou: spočítajte to poctivo.
- Zapíšte si úlohy správy s menom a zástupcom.
- Dávajte pozor na cenovú stabilitu, škálovateľnosť a na to, čo skutočne obsahuje balík.
Kvíz
Úloha
Úloha E8.3: Nákladová šablóna a rozdelenie správy. Vyplňte nákladovú šablónu v OPDRACHTEN.md pre "zostať tak, ako je" a "prejsť na novú službu", s čiastkami z ponúk alebo cenníkov, ktoré si sami vypýtate, za 36 mesiacov. Následne vyplňte tabuľku "kto čo robí" s menami a zástupcami.
Úloha E8.3: Nákladová šablóna a rozdelenie správy
Vyplňte nákladovú šablónu dvakrát (zostať a prejsť) s údajmi z vlastných ponúk alebo cenníkov a rozdeľte si správu.
Vaše zaškrtnutia a poznámky zostávajú iba v tomto prehliadači, nikam ich neposielame. Po prihlásení si v sekcii Moje kurzy uchovávame iba to, že ste úlohu splnili.
Ďalšie čítanie
Kroky v týchto článkoch platia pre služby WebOké; u iných poskytovateľov to funguje podobne.
- Návod na Nextcloud 1.4: Nextcloud Free, Personal, Family a Max: rozdiely a prechod medzi balíkmi
- Návod na Nextcloud 14.4: Viac úložného priestoru alebo používateľov, zmena balíka alebo zrušenie
- Návod na Nextcloud 14.6: Aktualizácie Nextcloudu: kedy a ako
- Návod na Nextcloud 14.7: Oprávnenia: kto spravuje čo vo vašom Nextcloud?
- Ktorý balík Nextcloud je pre vás vhodný a ako ho môžete rozšíriť?