Chatovanie a stretnutia

Modul 7: Spolupráca, aplikácie a bezpečnosť · Čas čítania: 10 minút

Cieľ lekcie: Po tejto lekcii dokážete vybrať európsku alternatívu pre chat a videohovory a zariadiť prechod z Teams, Slacku alebo Zoomu, vrátane toho, čo urobiť s históriou konverzácií.

Kľúčové pojmy: chat, konverzácia alebo kanál, videokonferencia, hosť bez účtu, lobby (čakáreň), moderátor, prenosové šifrovanie, end-to-end šifrovanie, história konverzácií, povinnosť uchovávania, otvorený štandard (Matrix), vlastný hosting

Prečo je chat najnáročnejšou časťou

Pošta, kalendáre a súbory majú otvorené štandardy: IMAP, CalDAV, WebDAV. Tie dokážete skopírovať od jedného poskytovateľa k druhému. Pri chate a stretnutiach je to inak. Microsoft Teams, Slack, Zoom a WhatsApp majú každý svoj vlastný systém. Konverzáciu z Teams nemôžete „importovať“ do inej chatovej aplikácie. Začínate teda odznova.

Znie to horšie, ako to v skutočnosti je. V Bakkerij De Korrel ide o tri veci: rýchlo sa niečo spýtať kolegu („sú už hotové hrozienkové žemle?“), raz týždenne porada s pekármi, ktorí pracujú z domu na plánovaní, a občas videohovor so zákazníkom alebo dodávateľom. To zvládne každý moderný chatovací program. Ťažké je to so zvykmi a so starými správami.

Čo potrebujete? Štyri otázky

Predtým ako si vyberiete program, odpovedzte na štyri otázky:

Európske a otvorené alternatívy

Existujú zhruba dva druhy riešení: chat a volania ako súčasť vášho cloudového prostredia a samostatné programy.

Všimnite si dve veci. Švajčiarsko a Spojené kráľovstvo nie sú členmi EÚ. Pre obe krajiny však Európska komisia prijala rozhodnutie o primeranosti: údaje tam môžu putovať bez dodatočných opatrení (lekcia 2.1). A „otvorený zdroj, vyvíjaný americkou spoločnosťou“ (Jitsi) znamená niečo iné ako „služba americkej spoločnosti“. Ak prevádzkujete Jitsi na vlastnom serveri alebo u európskeho poskytovateľa, váš rozhovor neprechádza cez 8x8. Softvér patrí všetkým; služba patrí tomu, kto prevádzkuje server.

Prenos, end-to-end a kto prevádzkuje server

Takmer všetky programy šifrujú spojenie medzi vaším zariadením a serverom. Volá sa to prenosové šifrovanie. Niekto na rovnakej wifi sieti tak nedokáže čítať s vami, ale samotný server to v princípe môže.

Pri end-to-end šifrovaní môžu konverzáciu čítať alebo počuť len účastníci, nie ani správca servera. Threema a Wire to robia štandardne. Matrix to dokáže pre jednotlivé konverzácie a v Element je to pre súkromné konverzácie štandardne zapnuté. Pri Nextcloud Talk a Jitsi to závisí od verzie a nastavení servera. Vychádzajte z toho, že správca servera môže vidieť chatové správy, pokiaľ váš poskytovateľ písomne netvrdí niečo iné.

Pre pekárstvo, ktoré prerokúva plánovanie, zvyčajne stačí prenosové šifrovanie, za predpokladu, že server je u strany, ktorej dôverujete a ktorá podlieha európskemu právu. Ak preberáte zdravotné údaje alebo dôverné rokovania, end-to-end má väčšiu váhu.

Hostia, lobby a moderátori

Zákazníci a dodávatelia nemajú účet vo vašom prostredí. Na to slúži hosťovský odkaz: ktokoľvek s odkazom sa môže zapojiť cez prehliadač bez inštalácie čohokoľvek. Je to praktické, no zároveň rizikové, pretože odkaz sa dá preposlať.

Tri zvyky to robia bezpečným:

1. Nastavte na odkaz heslo a pošlite ho iným kanálom, napríklad cez SMS.
2. Používajte lobby (čakáreň): hostia čakajú, kým moderátor stretnutie otvorí a vpustí ich.
3. Po skončení vypnite prístup pre hostí, alebo pre každé stretnutie vytvorte novú konverzáciu.

Čo urobiť so starou históriou chatu?

Správy z Teams, Slacku alebo WhatsAppu sa neprenesú. Preto si vopred rozhodnite:

• Čo musí zostať zachované? Dohody so zákazníkmi, rozhodnutia, ponuky, ktoré boli prebraté v chate. Tie by v skutočnosti nemali byť len v chate. Pred prechodom ich vložte do dokumentu alebo e-mailu.
• Čo môže odísť? Väčšina: „prídem o 5 minút neskôr“, fotky z obeda, náhodné otázky.
• Ako uchovať zvyšok? Teams a Slack majú exportné funkcie pre správcov (v Microsoft 365 cez eDiscovery, v Slacku cez exportnú funkciu pracovného priestoru, podľa vášho predplatného). Dostanete súbory (často JSON alebo HTML), ktoré uchováte ako archív v priečinku s obmedzeným prístupom. Prehľadávateľné vo vašom novom chatovacom programe nebudú.
• Ako dlho? Archív uchovávajte tak dlho, ako je potrebné pre vašu administratívu alebo dohody, a nie dlhšie. Ak obsahuje osobné údaje, platí pre archív aj GDPR.

Oddelene si uložte aj súbory, ktoré boli zdieľané v kanáloch Teams. V Microsoft 365 sa zvyčajne nachádzajú v SharePointe alebo OneDrive a prenesú sa spolu s migráciou súborov (lekcia 6.1), nie s chatom.

Samotný prechod

Chatovací program funguje až vtedy, keď ho používajú všetci. Prechod naполovicu je najhorší: nikto potom nevie, kde sa aká správa nachádza. Preto:

1. Vyberte jeden dátum, od ktorého sa nový program stane jediným chatovacím programom.
2. Vopred vytvorte konverzácie, ktoré potrebujete: všeobecnú konverzáciu, jednu pre každý tím (u De Korrel: „pekáreň“, „obchod“, „rozvoz“) a jednu pre týždennú poradu.
3. Nechajte všetkých nainštalovať aplikáciu do telefónu a počítača pred týmto dátumom (lekcia 7.2).
4. V starom programe uverejnite pripnutú správu: „Od pondelka chatujeme v Talk. Tu už neodpovedajte.“
5. Starý program po pár týždňoch prepnite na režim len na čítanie a potom ho zrušte.

V praxi: ako to vyzerá u poskytovateľa

V tomto príklade používame Nextcloud Talk vo WebOké Nextcloud. Talk je súčasťou balíkov s licenciou Office. Talk otvoríte cez ikonu hore. Na úvodnej stránke sú vaše konverzácie vľavo, tlačidlom Začať stretnutie teraz okamžite vytvoríte stretnutie s odkazom a pomocou Skontrolovať zariadenia otestujete kameru a mikrofón. Prístup pre hostí zapnete pre jednotlivú konverzáciu v Nastavenia konverzácie, pod Administrácia; tam nastavíte aj heslo. Lobby nájdete pod Porada. Nahrávanie konverzácií a volanie na bežné telefónne čísla v tomto prostredí nie je možné.

U iných poskytovateľov Nextcloud a pri službách Matrix, Jitsi alebo BigBlueButton to funguje podobne: hosťovský odkaz, heslo, čakáreň a moderátori sa niekedy volajú inak, no princíp je rovnaký.

Zhrnutie

• Chatové konverzácie sa neprenesú do nového programu. Čo je dôležité, vložte vopred do dokumentu alebo e-mailu, zvyšok exportujte ako archív.
• Vyberajte na základe štyroch otázok: kto, koľko, čo treba uchovať, aké je to citlivé.
• Prenosové šifrovanie chráni na ceste; end-to-end šifrovanie chráni aj pred serverom. Záleží na tom, kto server prevádzkuje.
• Bezpečne s hosťami: heslo, lobby, po skončení vypnúť prístup pre hostí.
• Prejdite na jeden pevne stanovený dátum, s aplikáciami už nainštalovanými.

Kvíz

Úloha

Úloha E7.1: Príprava prechodu na nový chat. Odpovedzte na štyri otázky z tejto lekcie pre vašu vlastnú organizáciu, vytvorte zoznam chatových skupín a kanálov, ktoré máte teraz, a pre každú skupinu určte: čo musí zostať zachované, kam sa to presunie a ktorá konverzácia v novom programe ju nahradí.

Ďalšie čítanie

Kroky v týchto článkoch platia pre služby WebOké; u iných poskytovateľov to funguje podobne.

• Návod na Nextcloud 10.1: Čo je Talk a kto ho má k dispozícii?
• Návod na Nextcloud 10.3: Videohovory a stretnutia: kamera, mikrofón, pozadie a prihlásenie sa o slovo
• Návod na Nextcloud 10.5: Pozvanie hostí cez odkaz (bez konta)
• Návod na Nextcloud 16.22: Hostia v porade Talk s čakárňou (lobby)
• Videohovory v Nextcloud Talk nefungujú: príčiny a riešenia
• Špecifikácia Matrix: https://spec.matrix.org/