Presun súborov z Google Drive, OneDrive a Dropboxu

Modul 6: Súbory a dokumenty · Čas čítania: 11 minút

Cieľ lekcie: Po tejto lekcii dokážete vybrať správnu metódu na presun svojich súborov do európskeho cloudu a rozpoznáte nástrahy: vlastné súbory Google, "Zdieľané so mnou", zdieľané disky, zakázané znaky a príliš dlhé cesty.

Kľúčové pojmy: migračný nástroj, prepojenie (OAuth), Google Takeout, súbežná synchronizácia cez desktop, rclone, vlastný súbor Google (Docs, Sheets, Slides), odkaz .gdoc, "Zdieľané so mnou", zdieľaný disk, zakázané znaky, dĺžka cesty, kontrola počtu a veľkosti

Súbory sú najväčšou a najpomalšou časťou

V Bakkerij De Korrel je takmer všetko v cloude: recepty, rozpis služieb, faktúry, fotografie na webovú stránku a priečinok "Personál" so zmluvami. Spolu viac ako 180 GB, rozdelených medzi Google Drive (väčšina ľudí) a OneDrive (majiteľ, ktorý predtým používal Microsoft 365). To je viac ako všetka pošta a kalendáre dokopy. Súbory teda zaberú najviac času a práve pri nich sa aj najviac pokazí.

Správne poradie ste už videli v lekcii 3.3: najprv upratať u starej služby, potom vytvoriť používateľov v novej, potom presunúť súbory a až potom nainštalovať synchronizačné aplikácie na počítače a telefóny. V tejto lekcii sa venujeme samotnému presunu.

Štyri spôsoby presunu súborov

Existujú zhruba štyri cesty. Ktorú si vyberiete, závisí od množstva, počtu ľudí a od toho, ako ste zruční.

Príklad s rclone, ak ste si obe služby predtým nastavili pod názvami gdrive a nieuwecloud:

rclone copy gdrive: nieuwecloud:Overgezet/Google --drive-export-formats docx,xlsx,pptx --dry-run

Ak odstránite --dry-run, rclone skutočne skopíruje. Príkazom rclone check potom porovnáte zdroj a cieľ.

Nástraha 1: vlastné súbory Google nie sú súbory

Dokument, tabuľka alebo prezentácia Google Docs, Sheets alebo Slides nie je súbor docx ani xlsx. Je to dokument, ktorý existuje len u Google. Kto ho chce preniesť, musí ho exportovať, a vtedy sa prevedie do bežného formátu.

• Google Takeout umožňuje vybrať podľa typu: Docs ako docx, odt alebo pdf, Sheets ako xlsx, ods alebo pdf, Slides ako pptx, odp alebo pdf. Štandardne dostanete formáty Microsoft.
• Migračný nástroj ich zvyčajne tiež prevedie. Následne skontrolujte, či sú dokumenty Google skutočne uložené ako docx alebo xlsx.
• Synchronizačná aplikácia Google (Google Drive pre počítač) neumiestni do vášho priečinka skutočný dokument, ale malý súbor s príponou .gdoc, .gsheet alebo .gslides. Je to odkaz: pár riadkov textu s linkom a identifikátorom dokumentu. Nie je v ňom ani písmeno vášho textu. Ak takýto priečinok skopírujete do nového cloudu, budete mať tisíce prázdnych odkazov na Google. Ak potom zrušíte Google, už nebudú ukazovať nikam.

Pri prevode sa neprenesie všetko. Text, tabuľky, obrázky a väčšina formátovania zostávajú zachované. História verzií sa neprenesie a vlastné prvky Google, ako sú inteligentné čipy alebo prepojenia medzi dokumentmi, sa zmenia na obyčajný text alebo zmiznú. Z formulára Google sa nestane funkčný formulár: nanajvýš získate odpovede. Formuláre vytvoríte v novej službe znova.

Pri OneDrive a Dropboxe je tento problém oveľa menší: tam sa väčšinou už nachádzajú bežné súbory Office. Výnimkou v Microsofte sú zápisníky OneNote, ktoré nie sú bežné súbory. Tie exportujete samostatne z OneNote (napríklad ako pdf alebo docx) alebo ich ručne presuniete do poznámkovej aplikácie.

Nástraha 2: "Zdieľané so mnou" a zdieľané disky

To, čo s vami zdieľali iní, nie je vaše. V Google je to v časti Zdieľané so mnou, v OneDrive v časti Zdieľané. Migračný nástroj alebo Takeout tieto súbory väčšinou neprenáša, a to je správne: vlastník ich musí presunúť sám.

V organizácii je to veľký problém. V Bakkerij De Korrel roky vytvárala všetky rozpisy služieb vedúca prevádzky. Nachádzajú sa v jej Drive, zdieľané so všetkými. Ak si každý presunie vlastný Drive, rozpisy bude mať iba ona. Preto:

• Vopred vytvorte zoznam z lekcie 3.2: ktoré priečinky sú zdieľané a komu patria?
• Nechajte vlastníka presunúť zdieľané priečinky, alebo ich presuňte centrálne do tímového priečinka (lekcia 6.2).
• Zdieľané disky v Google Workspace (predtým Teamdisky) patria organizácii, nie jednotlivcovi. Nenachádzajú sa v osobnom Drive nikoho. Treba ich vybrať samostatne alebo nechať exportovať administrátorom. rclone to dokáže pomocou voľby pre zdieľané disky.

Nástraha 3: názvy, ktoré Windows neprijíma

V prehliadači a na Macu je v názve súboru povolené takmer všetko. Windows je prísnejší. Ak sa vaše súbory po prechode dostanú cez synchronizačnú aplikáciu na počítač s Windows, tieto súbory sa vynechajú:

Najpraktickejšie je toto upratať ešte pred prechodom, prípadne tesne po ňom v prehliadači vášho nového cloudu, skôr než začnú synchronizačné aplikácie. Dohodnite sa s tímom: žiadne interpunkčné znamienka v názvoch, okrem pomlčky a podtržníka.

Nástraha 4: myslieť si, že je hotovo

Migrácia, ktorá je označená ako "hotová", ešte nebola skontrolovaná. Pri každom používateľovi porovnajte:

1. Počet súborov a celkovú veľkosť niekoľkých veľkých priečinkov, starých aj nových. Pri dokumentoch Google sa veľkosť vždy líši (pri prevode sa stávajú skutočnými súbormi), takže tam počítajte iba počet.
2. Náhodnú vzorku: otvorte z každého druhu niekoľko súborov. Dokument docx, ktorý pochádzal z Google Docs, veľkú tabuľku, pdf, fotografiu.
3. Dátum: zostal zachovaný pôvodný dátum úpravy, alebo má všetko dnešný dátum? Pri migračnom nástroji a rclone zvyčajne zostáva zachovaný, pri nahrávaní v prehliadači nie vždy.
4. Vyhľadajte odkazy: v novom cloude vyhľadajte .gdoc, .gsheet a .gslides. Ak ich nájdete, tieto dokumenty neboli skutočne presunuté.

Až keď toto všetko sedí, vypnite starú synchronizačnú aplikáciu a zapnite novú (lekcia 7.2). Od začiatku prechodu pracujte čo najviac v novom cloude: to, čo počas prechodu ešte uložíte v starom, sa samo neprenesie.

V praxi: ako to vyzerá u poskytovateľa

V tomto príklade používame Nextcloud od WebOké. V časti Nastavenia sú dva nástroje. Pomocou WebOké Import Tool prepojíte svoj účet Google a pre každú úlohu presuniete jeden priečinok z Google Drive; táto aplikácia si najprv vyžiada prístup u podpory, pretože Google takéto aplikácie povoľuje len pre schválené účty. Pomocou nástroja Gegevensmigratie prepojíte OneDrive (prihlásenie u Microsoftu) alebo Dropbox (pomocou prístupového kódu) a vyberiete Importný priečinok, teda priečinok, kam sa všetko umiestni. Oba nástroje bežia na pozadí; okno môžete pokojne zavrieť.

Iní poskytovatelia Nextcloud a iné európske cloudy majú podobné migračné nástroje, prípadne odkazujú na rclone alebo desktopovú aplikáciu. Voľby a nástrahy z tejto lekcie platia všade.

Zhrnutie

• Ak je k dispozícii, zvoľte migračný nástroj v novej službe; alternatívami sú Takeout, dve synchronizačné aplikácie alebo rclone.
• Google Docs, Sheets a Slides treba previesť. Súbor .gdoc je len odkaz, nie dokument.
• "Zdieľané so mnou" sa neprenáša: zdieľané priečinky a zdieľané disky presúva vlastník alebo administrátor.
• Pred spustením synchronizačných aplikácií na Windows odstráňte zakázané znaky a príliš dlhé cesty.
• Pred ukončením starej služby skontrolujte počet, veľkosť, náhodnú vzorku a dátumy.

Kvíz

Úloha

Úloha A6.1: Kontrola skúšobného exportu. Exportujte zo svojej súčasnej služby jeden priečinok s aspoň jedným dokumentom Google (alebo súborom Office z OneDrive), napríklad pomocou Google Takeout alebo pomocou Stiahnuť. Nahrajte jeden súbor z tohto exportu. Program skontroluje, či ide o skutočný súbor docx, xlsx, pptx, odt, ods alebo odp, a nie o odkaz či niečo iné. Vyplňte tiež, aké formáty váš export poskytol.

Úloha E6.1: Výber metódy presunu. Pre každého používateľa alebo skupinu si vyberte metódu (migračný nástroj, export, dve synchronizačné aplikácie alebo rclone), zaznamenajte rozsah a kto presúva zdieľané priečinky a zdieľané disky, a vytvorte si kontrolný zoznam na obdobie po prechode.

Ďalšie čítanie

Kroky v týchto článkoch platia pre služby WebOké; u iných poskytovateľov to funguje podobne.

• Návod na Nextcloud 13.1: Príprava: čo si vziať so sebou a v akom poradí
• Návod na Nextcloud 13.2: Prenos Google Drive, Fotografií, Kalendára a Kontaktov pomocou nástroja WebOké Import Tool
• Návod na Nextcloud 13.3: Presťahovanie Dropboxu pomocou Migrácie údajov
• Návod na Nextcloud 13.4: Presťahovanie OneDrive pomocou Migrácie dát
• Návod na Nextcloud 4.8: Názvy súborov, ktoré spôsobujú problémy
• Návod na Nextcloud 16.1: Súbory so zakázanými znakmi vyčistite, aby Windows opäť synchronizoval
• Migrácia z Google Drive do Nextcloudu od WebOké
• Migrácia z Microsoft OneDrive do Nextcloudu od WebOké
• Migrácia z Dropboxu do Nextcloudu od WebOké
• Pomocník Google, Takeout (exportné formáty pre Drive); dokumentácia rclone (rclone.org, Google Drive a WebDAV)