Prechodné obdobie a dokončenie presunu

Modul 4: Presťahovanie e-mailu · Čas čítania: 10 minút

Cieľ lekcie: Po tejto lekcii zvládnete dni po zmene DNS bez straty pošty, prepnete všetky zariadenia a nastavenia a presun e-mailu skontrolujete a uzavriete.

Kľúčové pojmy: prechodné obdobie, cache, delta kópia, testovací e-mail, prepnutie zariadení, odstránenie starého konta, spomalenie (throttling), zdieľaná schránka, presmerovanie, automatická odpoveď, export archívu, zrušenie služby

Prečo existuje prechodné obdobie

Po zmene MX záznamu (lekcia 4.3) nejde všetka pošta hneď na nový server. Servery, ktoré majú starý MX záznam ešte uložený v pamäti (cache), ešte chvíľu posielajú poštu starému poskytovateľovi. Ako dlho to trvá, závisí od TTL: pri TTL 300 sekúnd ide o minúty, pri TTL jeden deň ide o deň. Okrem toho sa niektoré servery pokúšajú doručiť e-mail, ktorý sa predtým nepodarilo doručiť, neskôr znova, na adresu, ktorú vtedy poznali.

Výsledkom je, že niekoľko dní prichádza pošta na dve miesta súčasne. To nie je problém, pokiaľ o tom viete a starú schránku nezrušíte priskoro.

Predstavte si to ako dve poštové schránky vedľa seba. Nová už visí, adresa na dverách sa zmenila, ale poštár, ktorý sa ešte riadi starým zoznamom, hodí list do starej schránky. Celý týždeň teda kontrolujete obe. Potom starú zalepíte a naposledy ju vyprázdnite.

Deň 1: druhá kópia a prvá kontrola

Deň po zmene spustite presun všetkých schránok ešte raz. Správy, ktoré už boli skopírované, sa preskočia; pridá sa iba pošta, ktorá ešte prišla k starému poskytovateľovi.

Potom skontrolujte pomocou testovacích e-mailov:

1. Prijímanie. Z inej adresy, napríklad súkromnej adresy vo vašom telefóne cez mobilný internet, pošlite e-mail na každú dôležitú adresu: info@, bestellingen@ a niekoľko osobných adries. Príde do novej schránky?
2. Odosielanie. Z novej schránky pošlite e-mail na adresu na Gmaile a na Outlook.com. Príde tam, a nie do spamu? Pozrite sa na hlavičky (v Gmaile: Zobraziť originál). Ak je všetko v poriadku, uvidíte spf=pass, dkim=pass a dmarc=pass.
3. Formuláre. Vyplňte kontaktný formulár na vašej webovej stránke a skontrolujte, či správa dorazí.

Ak sa odosielanie nedarí alebo pošta padá do spamu, pozrite sa najprv na SPF a DKIM (lekcia 4.3).

Prepnutie zariadení a programov

Každý telefón, notebook a tablet musí prejsť na nový server. Nerobte to tak, že v starom konte upravíte názov servera, ale takto:

1. Pridajte schránku u nového poskytovateľa ako nové konto, s IMAP a názvom servera a portmi nového poskytovateľa.
2. Skontrolujte, či je pošta tam (kópia).
3. Odstráňte staré konto zo zariadenia.

Tento posledný krok je dôležitejší, než sa zdá. Zabudnuté staré konto sa naďalej na pozadí prihlasuje. U starého poskytovateľa to nevadí, pokiaľ predplatné stále beží, ale ak je stará schránka zrušená, alebo ak názov servera, ktorý staré konto používa, smeruje na nový server, zariadenie sa pokúša každých pár minút prihlásiť s nesprávnym heslom. Mnohé mailové servery potom spomalia alebo zablokujú IP adresu, a zrazu nemôže mailovať celá kancelária.

V Bakkerij De Korrel všetci používajú aplikáciu Outlook na telefóne. Staré kontá Microsoft 365 sa odstránia; pridá sa nové IMAP konto. Dvaja zamestnanci používajú vstavanú aplikáciu Mail na iPhone; tam to prebieha rovnako.

Myslite aj na zariadenia bez obrazovky: skener, ktorý posiela pdf súbory na info@, pokladňu, e-shop. Tie odosielajú poštu cez SMTP server. Ak tam ešte stále zostáva server Microsoftu, prestane to fungovať, len čo staré konto zmizne.

Čo nastavíte znova

Zo svojho zoznamu z lekcie 4.1 teraz vyberte všetko, čo sa neprenieslo spolu s kópiou, a nastavte to u nového poskytovateľa:

Na čo si dávať pozor v prvých týždňoch

• Stará schránka. Prvý týždeň denne kontrolujte, či ešte prichádza nová pošta. Ak aj po niekoľkých dňoch stále prichádza pošta, niekde niečo nebolo prepnuté: možno dodávateľ posiela cez staré presmerovanie, alebo niekde ešte stojí iný MX záznam.
• Správy DMARC. Ak máte adresu rua, dostávate denne správy. Ak tam uvidíte server, ktorý posiela poštu vaším menom, ale neprejde cez SPF alebo DKIM, zabudli ste na odosielateľa.
• Pozvánky do kalendára. Tie idú cez e-mail. Ak už kalendár funguje u novej služby (modul 5), otestujte, či pozvánka príde a či sa prijatie vráti organizátorovi.

Dokončenie a zrušenie služby

Keď všetko funguje dobre niekoľko týždňov, presun ukončíte:

1. Spustite poslednú kópiu, pre prípad, že by predsa len ešte niečo prišlo.
2. Vytvorte export archívu starých schránok (pst alebo mbox, lekcia 4.2) a uložte ho ako zálohu. Myslite na povinnosti uchovávania: firemnú poštu s daňovými údajmi musíte v Holandsku spravidla uchovávať sedem rokov.
3. Vyčistite DNS (lekcia 4.3, krok 5): starý include, starý DKIM, overovacie záznamy, autodiscover.
4. Odvolajte oprávnenia: heslá aplikácií v Google, schválený migračný nástroj v Microsoft.
5. Odstráňte doménu zo starého prostredia a zrušte licencie. Nezrušujte skôr, než všetko skontrolujete; po zrušení môže starý poskytovateľ po určitej lehote vaše údaje vymazať.
6. Vyžiadajte si potvrdenie od starého poskytovateľa, že vaše údaje boli vymazané, ak je to potrebné pre vašu agendu podľa GDPR (lekcia 9.3).

V praxi: ako to vyzerá u poskytovateľa

V návode DirectAdmin od WebOké je dokončenie rozdelené na štyri kroky: správne nastavenie MX (pri doméne, ktorá sa sťahuje do WebOké, je hneď nastavená správne), ďalšie kopírovanie o deň neskôr, nastavenie zariadení ako nové konto a odstránenie starého konta a zrušenie služby až po niekoľkých týždňoch. Presmerovania, automatické odpovede a dovolenkové správy nastavíte v DirectAdmin v časti Správca e-mailov. Návod WebOké obsahuje článok Pošta neprichádza: vlastná kontrola. U iných poskytovateľov sa jednotlivé časti volajú inak, ale poradie je rovnaké.

Zhrnutie

• Niekoľko dní po zmene ešte prichádza pošta na staré miesto; nechajte starú schránku otvorenú a ešte raz skopírujte.
• Skontrolujte pomocou testovacích e-mailov: prijímanie, odosielanie (spf, dkim a dmarc pass v hlavičkách) a formuláre na vašej webovej stránke.
• Na každom zariadení pridajte novú schránku ako nové konto a odstráňte staré; zabudnuté staré kontá spôsobujú spomalenie.
• Aliasy, zdieľané schránky, skupiny, pravidlá, podpisy a automatické odpovede nastavte znova.
• Ukončite poslednou kópiou, exportom archívu, vyčistením DNS, odvolaním oprávnení a až potom zrušením služby.

Kvíz

Úloha

Úloha A4.4: Je prechod dokončený? Túto kontrolu vykonajte niekoľko týždňov po zmene. Program porovná vaše mailové záznamy s tým, čo pri vás videl predtým (pri úlohách z lekcie 4.1 alebo 4.3): starý poskytovateľ už nesmie byť v MX zázname, starý include musí byť odstránený zo záznamu SPF a musí existovať záznam DMARC.

Úloha E4.4: Testovacie kolo a kontrolný zoznam na dokončenie. Vykonajte tri testovacie e-maily z tejto lekcie a zapíšte výsledok. Potom prejdite kontrolný zoznam na dokončenie a odškrtnite, čo je hotové.

Ďalšie čítanie

Kroky v týchto článkoch platia pre služby WebOké; u iných poskytovateľov to funguje podobne.

• Návod na DirectAdmin 10.4: Po presťahovaní: MX záznamy a vaše zariadenia
• Návod na DirectAdmin 8.1: Všetky nastavenia na jednom mieste: servery, porty a zabezpečenie
• Návod na DirectAdmin 8.8: Odosielanie alebo prijímanie pošty nefunguje: ako to vyriešiť
• Návod na DirectAdmin 7.5: Presmerovania: presmerovanie e-mailu na inú adresu
• Príručka WebOké 7.4: Mail neprichádza: ako si to overiť sami
• Príručka WebOké 13.6: Je moja IP adresa zablokovaná? Odblokovanie IP adresy
• Prijatý e-mail počas presunu vašej domény
• Holandská daňová správa (Belastingdienst): povinnosť uchovávania účtovníctva (spravidla 7 rokov, v Holandsku)