Spočítanie údajov, používateľov a vlastníctva

Modul 3: Inventarizácia a plánovanie · Čas čítania: 10 minút

Cieľ lekcie: Po tejto lekcii dokážete zistiť rozsah vašich údajov na jednotlivé služby a jednotlivých používateľov, určiť, kto je vlastníkom ktorých údajov, a vopred urobiť poriadok, aby prechod prebehol rýchlejšie a bezpečnejšie.

Kľúčové pojmy: využitie úložiska, veľkosť poštovej schránky, osobné úložisko, zdieľaný disk alebo tímový web, externé zdieľanie, licencia, aktívny používateľ, vlastník údajov, správca, upratovanie, povinnosť uchovávania

Prečo počítať?

Pomocou inventára z lekcie 3.1 viete, čo máte. Teraz chcete vedieť koľko a od koho. Má to tri dôvody:

1. Zmestí sa to? Váš nový balík musí byť dostatočne veľký, aj s ohľadom na rast v nasledujúcich rokoch.
2. Ako dlho to bude trvať? Kopírovanie pošty a súborov prebieha určitou rýchlosťou. Kopírovanie desiatok gigabajtov trvá hodiny až dni a poštová schránka so stotisíc správami zaberie viac času než schránka s desiatimi veľkými prílohami.
3. Kto rozhoduje? Pri každom priečinku a každej poštovej schránke musí niekto povedať: toto ide ďalej, toto môže zmiznúť.

Úložisko na jednotlivé služby a používateľov

Veľké cloudové služby zobrazujú v správcovskom portáli, koľko úložiska sa využíva, zvyčajne rozdelené na poštu, súbory a fotografie a na jednotlivých používateľov. V Google Workspace a Microsoft 365 to nájdete v správcovskom prostredí pri prehľadoch alebo prehľade úložiska; presné názvy ponúk sa pravidelne menia, preto v pomocníkovi vašej služby vyhľadajte "storage usage" alebo "opslaggebruik".

Pri každom používateľovi si poznačte:

Všímajte si aj posledné prihlásenie. Účty, ktoré sa už mesiace nepoužívajú, zvyčajne patria ľuďom, ktorí odišli. Tie neprenášate ako bežný účet, ale údaje archivujete alebo odovzdáte kolegovi.

Nemáte správcovský portál, napríklad preto, že každý má samostatnú bezplatnú poštovú schránku? Potom si to pozrie každý sám: v nastaveniach pošty alebo úložiska je uvedené, koľko miesta sa využíva.

Zdieľané úložisko patrí organizácii

Pri väčšine služieb existuje rozdiel medzi:

• osobným úložiskom: súbory jednej osoby, aj keď ich zdieľa s inými. V Google sa to volá "Môj disk", v Microsofte OneDrive.
• zdieľaným úložiskom tímu alebo organizácie: v Google zdieľaný disk, v Microsofte tímový web v SharePointe alebo súbory v kanáli Teams.

Tento rozdiel je dôležitý. Súbor v osobnom úložisku kolegu zmizne, keď sa jeho účet zruší, aj keď ho používal celý tím. Súbor v zdieľanom úložisku zostáva. Pri prechode chcete, aby sa spoločné súbory v novej službe tiež dostali do zdieľaného úložiska: pri Nextcloud napríklad do tímového priečinka (lekcia 6.2).

Pri každom dôležitom priečinku preto zistite, kde sa momentálne nachádza. Často sa ukáže, že priečinok "Klanten" sa v skutočnosti nachádza v osobnom Disku majiteľa pekárne a je zdieľaný so všetkými. V takom prípade je vlastníkom táto osoba a musí ho exportovať sama, alebo musí správca najprv preniesť vlastníctvo.

Externé zdieľania

Externé zdieľanie je súbor alebo priečinok, ktorý ste zdieľali s niekým mimo vašej organizácie, alebo verejný odkaz. Tie sa pri prechode prakticky nikdy neprenášajú: odkaz funguje len u pôvodnej služby. Preto si poznačte:

• ktoré priečinky sú zdieľané so zákazníkmi, dodávateľmi alebo účtovníkom;
• aké verejné odkazy existujú a či sú ešte potrebné;
• čo je zdieľané s vami: priečinky iných osôb, ktoré vidíte vo svojom vlastnom Disku, nie sú vo vašom úložisku, a teda sa neprenesú.

Toto posledné mnohých prekvapí. "Sprístupnené používateľovi" (teda zdieľané so mnou) nie je vlastná kópia. Ak chcete niečo zachovať, vytvorte si vlastnú kópiu alebo požiadajte vlastníka.

Upratovanie pred presťahovaním

Migračné nástroje prenesú všetko, čo im odovzdáte. To, čo si neželáte uchovať, radšej vyhoďte vopred. Upratovanie vopred:

• zrýchli kopírovanie;
• uľahčí následnú kontrolu (menej treba počítať);
• znižuje riziko: údaje, ktoré nemáte, nemôžu ani uniknúť.

Nevyhadzujte však nič, čo musíte uchovávať. Pre daňový úrad v Holandsku vo všeobecnosti platí povinnosť uchovávania účtovníctva sedem rokov (článok 52 ods. 4 holandského všeobecného zákona o štátnych daniach, Algemene wet inzake rijksbelastingen), a pri niektorých údajoch, napríklad o nehnuteľnostiach, desať rokov. Ide o holandskú úpravu; vo vašej krajine môžu platiť iné lehoty uchovávania. Pre personálne údaje a zdravotné údaje platia iné lehoty. Ak si nie ste istí, opýtajte sa svojho účtovníka alebo právnika. To, čo musíte uchovávať, ale nepoužívate denne, môžete aj archivovať: uložiť osobitne, napríklad do archívneho priečinka s obmedzeným prístupom.

A naopak: osobné údaje, ktoré už nepotrebujete, podľa GDPR práve naopak nesmiete ďalej uchovávať (zásada minimalizácie uchovávania, článok 5 ods. 1 písm. e). Prechod je dobrou príležitosťou, ako to upratať.

Ako dlho trvá kopírovanie?

Hrubý odhad pomáha pri plánovaní (lekcia 3.3). Rýchlosť závisí od pôvodnej služby (ktorá často obmedzuje počet požiadaviek za minútu), novej služby a počtu súborov. Pri plánovaní počítajte s rezervou:

• veľa malých súborov alebo správ ide pomalšie než málo veľkých;
• prvá kópia veľkej poštovej schránky môže trvať noc alebo dlhšie; druhé kolo (len nové správy) prebehne rýchlo;
• urobte skúšku s jednou poštovou schránkou a jedným priečinkom a podľa tejto skúšky prepočítajte zvyšok.

Licencie a používatelia

Spočítajte aj licencie: koľko používateľov, aký druh (napríklad s kancelárskym balíkom alebo bez neho) a dokedy platia. Pri novej službe vyberiete pre každého to, čo potrebuje. Nie každý potrebuje online kancelársky balík alebo videohovory.

Zaznamenajte si tiež, kto bude správcom. Správca vytvára účty a nastavuje oprávnenia. To je niečo iné ako vlastník údajov: kolega, ktorému poštová schránka patrí. Dobré pravidlo: aspoň dvaja správcovia a správcovia nenahliadajú do údajov iných, pokiaľ to nie je dohodnuté (lekcia 7.3).

V praxi: ako to vyzerá u poskytovateľa

V Nextcloude od WebOké vidíte svoje úložisko na dvoch miestach: vľavo dole v aplikácii Súbory pre seba a ako správca v Môj WebOké pre celý balík. Súbory v tímovom priečinku sa nepočítajú jednej osobe a súbory, ktoré s vami niekto zdieľa, sa počítajú vlastníkovi. Používateľov vytvárate v Správe používateľov; tam vidíte aj posledné prihlásenie. Pri iných poskytovateľoch sú tieto prehľady na inom mieste, ale princíp je rovnaký.

Zhrnutie

• Pri každej službe a každom používateľovi spočítajte, koľko pošty a súborov existuje, a sledujte posledné prihlásenie.
• Zdieľané úložisko (zdieľaný disk, tímový web) patrí organizácii; osobné úložisko zanikne spolu s účtom.
• Externé zdieľania a "sprístupnené používateľovi" sa neprenášajú: zaznamenajte si ich.
• Vopred upracte, ale rešpektujte povinnosti uchovávania; archivujte, čo musíte uchovať.
• Zaznamenajte si licencie, správcov a vlastníkov údajov; aspoň dvaja správcovia.

Kvíz

Úloha

Úloha E3.2: Čísla vašej organizácie. Pri každom používateľovi zistite úložisko pre poštu a súbory, posledné prihlásenie a to, či sa účet prenesie. Pri vašich troch najdôležitejších spoločných priečinkoch zistite, či sa nachádzajú v osobnom alebo zdieľanom úložisku, a kto je ich vlastníkom. Zaznamenajte externé zdieľania, ktoré sú ešte potrebné.

Ďalšie čítanie

Kroky v týchto článkoch platia pre služby WebOké; u iných poskytovateľov to funguje obdobne.

• Návod na Nextcloud 6.4: Zobrazenie úložiska: čo sa počíta a čo nie
• Návod na Nextcloud 14.2: Vytváranie, úprava, deaktivácia a mazanie používateľov
• Návod na Nextcloud 5.10: Prevod vlastníctva pri odchode kolegu
• Návod na Nextcloud 14.7: Oprávnenia: kto spravuje čo vo vašom Nextcloud?
• GDPR, článok 5 ods. 1 písm. e) (minimalizácia uchovávania); Belastingdienst, povinnosť uchovávania účtovníctva (platí pre Holandsko): https://www.belastingdienst.nl/wps/wcm/connect/bldcontentnl/belastingdienst/zakelijk/ondernemen/administratie/hoelang-moet-u-gegevens-bewaren