Kopírovanie poštových schránok cez IMAP

Modul 4: Presťahovanie e-mailu · Čas čítania: 11 minút

Cieľ lekcie: Po tejto lekcii dokážete skopírovať poštovú schránku z Google alebo Microsoftu do európskej poštovej schránky, budete vedieť, prečo na to potrebujete OAuth alebo app heslo, a dokážete odhadnúť, ako dlho to bude trvať a čo sa pritom nepreneesie.

Kľúčové pojmy: IMAP migrácia, kopírovanie (nie presun), imapsync, OAuth 2.0, základná autentifikácia, app heslo, štítky Gmailu, opakovaná synchronizácia (delta), mbox, pst súbor

Kopírovanie, nie presun

Presun pošty cez IMAP funguje ako sťahovák, ktorý pracuje s dvoma kľúčmi: jedným od vašej starej poštovej schránky a jedným od novej. Prihlási sa do oboch, prejde priečinok po priečinku vašu starú schránku a každú správu uloží do rovnakého priečinka vo vašej novej schránke. Vo vašej starej schránke sa nič nemení.

To má dve veľké výhody:

• Nič sa nestratí. Ak sa niečo pokazí, všetko stále zostáva u pôvodného poskytovateľa.
• Môžete to zopakovať. Dobrý migračný program rozpozná správy, ktoré už boli skopírované, a preskočí ich. Keď kópiu spustíte o deň neskôr znova, pribudnú len nové správy. Tomu sa hovorí delta synchronizácia a potrebujete ju v prechodnom období (lekcia 4.4).

Najznámejší program na toto je imapsync, open source a mnohí poskytovatelia ho používajú vo svojom vlastnom nástroji na presun. Nemusíte si ho sami inštalovať: väčšina poskytovateľov pošty má v paneli nástroj na presun, ktorý to urobí za vás.

Čo si vopred zariadite

1. Vytvorte nové poštové schránky s rovnakými adresami ako teraz. Pre Bakkerij De Korrel ide o dvanásť osobných schránok, plus info@ a bestellingen@.
2. Skontrolujte úložný priestor. Zistite, aká veľká je každá stará schránka (modul 3, lekcia 3.2) a uistite sa, že nová schránka je minimálne rovnako veľká, s určitou rezervou. Keď sa nová schránka zaplní, kopírovanie sa zastaví.
3. Upracte. Čo si nechcete ponechať, nemusíte presúvať. Vymazanie priečinka s desaťročnými newslettermi ušetrí hodiny.
4. Zariaďte prístup k starej schránke. To je pri Google a Microsofte najnáročnejšia časť, pozrite nižšie.
5. Vyhľadajte názov servera starého IMAP servera. Pri Gmaile je to imap.gmail.com, pri Microsoft 365 a Outlook.com outlook.office365.com. Nástroje na presun ich u známych poskytovateľov vyplnia samé.

Prihlásenie u Google a Microsoftu: prečo vaše heslo už nefunguje

Kedysi sa nástroj na presun jednoducho prihlásil pomocou vašej e-mailovej adresy a hesla. Tomu sa hovorí základná autentifikácia. Keďže heslá často unikajú, veľkí poskytovatelia to zablokovali.

Microsoft vypol základnú autentifikáciu pre IMAP a POP v Exchange Online (Microsoft 365) od októbra 2022, a pre osobné účty Outlook.com v septembri 2024. Nástroj na presun sa teda musí prihlásiť cez OAuth 2.0: sami sa prihlásite na stránke Microsoftu, dáte nástroju súhlas a nástroj dostane dočasný kľúč (token) namiesto vášho hesla. Vaše heslo sa tak k nástroju nikdy nedostane.

V podnikovom prostredí Microsoft 365 môže mať administrátor nastavené, že používatelia nemôžu sami dávať súhlas externým aplikáciám. V takom prípade musí administrátor nástroj na presun najprv schváliť v administračnom centre. Naplánujte si to vopred, pretože práve to býva osoba, ktorá je zrovna na dovolenke.

Google od 30. septembra 2024 tiež neprijíma bežné heslá pre IMAP v Google Workspace (pre osobné účty Gmail to platilo už skôr). Ak nástroj na presun nevie OAuth s Google, použijete app heslo: samostatné 16-znakové heslo určené len pre toto jedno prepojenie. App heslo môžete vytvoriť len vtedy, ak je na účte Google zapnuté dvojfaktorové overenie (2FA). V Google Workspace môže mať administrátor app heslá aj vypnuté.

Po presune app heslo zrušte, alebo odvolajte súhlas pre nástroj na presun. Nenechávajte za sebou otvorené dvere.

Štítky Gmailu sa stávajú priečinkami

Gmail nepozná priečinky, ale štítky. Jedna správa môže mať viacero štítkov. Cez IMAP Gmail zobrazuje každý štítok ako priečinok, plus pár špeciálnych priečinkov ako [Gmail]/Alle berichten (alebo [Gmail]/All Mail), [Gmail]/Verzonden berichten a [Gmail]/Spam.

Dôsledok pri kopírovaní:

• Správa s dvoma štítkami bude po presune v dvoch priečinkoch, ako dve kópie. Vaša schránka tak môže byť väčšia ako v Gmaile.
• Priečinok Alle berichten obsahuje všetko ešte raz. Dobré nástroje na presun ho preskočia alebo kopírujú len to, čo sa nenachádza nikde inde. Pri kontrolnom kroku si pozrite, ktoré priečinky sa prenášajú.
• Archivovaná pošta (bez štítku) je len v priečinku Alle berichten. Ak tento priečinok úplne preskočíte, o tieto správy prídete. Najjednoduchšie je dať v Gmaile archivovanej pošte vopred štítok "Archief".

Microsoft 365 má bežné priečinky, ale aj priečinky, ktoré nie sú poštou: Kalendár, Kontakty, Úlohy, Poznámky. Tie cez IMAP niekedy vidíte ako prázdne alebo zvláštne priečinky. Nástroje na presun ich zväčša preskočia. Ich obsah presúvate samostatne (modul 5).

Ako dlho to trvá?

To závisí najmä od počtu správ a veľkosti príloh, a od toho, ako rýchlo vám starý poskytovateľ dovolí dáta stiahnuť. Google a Microsoft spomaľujú veľké objemy IMAP prenosu. Malá schránka je hotová za pár minút, schránka s desiatkami gigabajtov môže trvať deň aj viac. Preto prvú kópiu spúšťate dostatočne pred prepnutím, zatiaľ čo všetci bežne pracujú ďalej v starej schránke.

Pre Bakkerij De Korrel to znamená: v pondelok prvá kópia všetkých schránok, v stredu večer prepnutie DNS (lekcia 4.3), vo štvrtok a o týždeň neskôr ešte jedna delta kópia.

Keď IMAP nejde

Niekedy IMAP nefunguje, napríklad preto, že administrátor starého prostredia nedá súhlas alebo už odišiel. Vtedy existujú dve cesty von:

• Export. Klasický Outlook vie exportovať schránku ako pst súbor. Google Takeout vám poskytne poštu ako mbox súbor. Takýto súbor potom importujete pomocou poštového programu ako Thunderbird (s importovacou funkciou) do novej IMAP schránky, alebo vám s tým pomôže váš poskytovateľ. Je to viac práce a menej čisté: štruktúra priečinkov a stav prečítané/neprečítané sa nie vždy prenesie správne.
• Cez poštový program. Dajte starý a nový účet vedľa seba v poštovom programe a priečinky preneste pretiahnutím. Vhodné pre malú schránku, nepraktické pre dvanásť zamestnancov.

Export je tiež rozumný ako záloha tesne predtým, ako zrušíte staré predplatné (lekcia 4.4 a modul 8).

V praxi: ako to vyzerá u poskytovateľa

V Môj WebOké sa nástroj na presun volá Presun e-mailu (pod Moje produkty). Má päť krokov: Zdroj, Cieľ, Kontrola, Presun a Hotovo. Pri kroku Zdroj zvolíte starého poskytovateľa. Ak zvolíte Outlook, Hotmail alebo Live, alebo ako server zadáte outlook.office365.com, objaví sa tlačidlo Prihlásiť sa cez Microsoft: dostanete kód, prihlásite sa u Microsoftu a potvrdíte súhlas. Ak zvolíte Gmail, nástroj si vyžiada app heslo a pridá odkaz na príslušnú stránku Google. Pri kroku Kontrola uvidíte, koľko správ a priečinkov sa našlo, a ktoré priečinky sa neprenesú, pretože ide o priečinky kalendára alebo kontaktov. Presun pokračuje na serveri aj po zatvorení stránky a opakovaný presun preskakuje správy, ktoré už existujú. V DirectAdmin okrem toho existuje IMAPSync migrácia, ktorá funguje len s heslom, teda nie s prihlásením cez Microsoft.

Iní európski poskytovatelia majú podobné nástroje na presun, niekedy pod názvami ako "import pošty" alebo "IMAP import". Pri každom nástroji si všimnite tri veci: či zvládne OAuth s Microsoftom a Google, či vie bežať opakovane bez duplikátov, a či ukáže, čo sa neprenesie.

Zhrnutie

• IMAP presun kopíruje; vaša stará schránka zostáva nezmenená a kópiu môžete opakovať bez duplikátov.
• Microsoft už pre IMAP neprijíma heslá: prihlasovanie prebieha cez OAuth, prípadne po schválení administrátorom. Pri Google použijete OAuth alebo app heslo (s dvojfaktorovým overením).
• Štítky Gmailu sa stávajú priečinkami; správa s dvoma štítkami je po kopírovaní dva razy, a archivovaná pošta je len v priečinku Alle berichten.
• Prvú kópiu spustite dostatočne pred prepnutím DNS; veľké schránky môžu trvať deň.
• Ak IMAP nefunguje, riešením je pst alebo mbox export. Po skončení zrušte app heslá a súhlasy.

Kvíz

Úloha

Úloha A4.2: Skontrolujte servery vášho nového poskytovateľa. Zadajte názov IMAP a SMTP servera, ktorý uvádza váš nový (alebo plánovaný) poskytovateľ pošty. Program skontroluje, či je IMAP dostupný na porte 993 a SMTP na porte 587 alebo 465, či je certifikát platný pre tento názov a ešte zakrátko nevyprší, a či má vaša doména záznamy, pomocou ktorých si poštové programy nastavenia nájdu samy.

Úloha E4.2: Skúšobné presťahovanie jednej poštovej schránky. Presuňte jednu poštovú schránku (vašu vlastnú alebo testovaciu) pomocou nástroja na presun. Zaznamenajte si spôsob prihlásenia, počet správ a priečinkov pred a po, ktoré priečinky sa nepreniesli, a ako dlho to trvalo. Potom zrušte app heslo alebo odvolajte súhlas.

Ďalšie čítanie

Kroky v týchto článkoch platia pre služby WebOké; u iných poskytovateľov to funguje podobne.

• Príručka WebOké 7.2: Presun e-mailu do WebOké (aj z Microsoft 365)
• Návod na DirectAdmin 10.1: Presun e-mailu: aké sú možnosti
• Návod na DirectAdmin 10.2: IMAPSync migrácia v DirectAdmin
• Návod na DirectAdmin 10.3: Presun e-mailu cez Môj WebOké
• Presun e-mailov do WebOké pomocou nástroja na presun e-mailov
• Microsoft Learn: Deprecation of Basic authentication in Exchange Online
• Pomocník Google Workspace: Less secure apps a app heslá; Pomocník Gmailu: IMAP a štítky
• imapsync: https://imapsync.lamiral.info/