Testovanie makier, šablón a kompatibility

Modul 6: Súbory a dokumenty · Čas čítania: 12 minút

Cieľ lekcie: Po tejto lekcii dokážete na testovacej sade vlastných dokumentov zistiť, čo v novom online office funguje dobre, čo treba upraviť a čo je lepšie ponechať v inom programe, s osobitným zameraním na makrá VBA, šablóny, písma a zlučovanie pošty.

Kľúčové pojmy: testovacia sada, kompatibilita, makro VBA (xlsm, docm), makro v JavaScripte, vlastná funkcia (#NAME?), doplnok (add-in), šablóna (dotx, xltx, potx), firemný štýl, ovládací prvok obsahu, pole formulára, zlúčenie pošty, sledovanie zmien, komentáre, názvy funkcií a oddeľovač

Prečo testovať, keď sú formáty aj tak otvorené?

V lekcii 6.3 ste videli, že docx a odt sú otvorené štandardy. To neznamená, že každý program dokáže z takého súboru vyťažiť úplne všetko rovnako dobre. Jednoduchý list alebo tabuľka fungujú všade. Problémy nastávajú pri osobitných častiach: makrách, tlačidlách, doplnkoch, poliach formulára, zložitých šablónach a písmach, ktoré chýbajú. Práve tie sa takmer vždy nachádzajú v dokumentoch, na ktorých organizácia naozaj stojí: generátor cenových ponúk, formulár na evidenciu hodín, hlavičkový papier.

Preto si pred prechodom vytvoríte testovaciu sadu a systematicky ju prejdete. Nie preto, aby ste dokázali, že nový balík je dobrý, ale aby ste zistili, čo treba vyriešiť.

Krok 1: vyberte si testovaciu sadu

Vyberte 15 až 25 dokumentov. Nie náhodných, ale tých, ktoré sú najdôležitejšie alebo najkomplikovanejšie:

• najčastejšie používané dokumenty (spýtajte sa kolegov, alebo sa v starej službe pozrite na „nedávne“);
• všetky šablóny a hlavičkový papier;
• každý súbor s makrami (prípony xlsm, docm, pptm, a staré xls alebo doc, ktoré môžu obsahovať makrá);
• dokumenty s formulármi, zlučovaním pošty (listy z adresára) alebo prepojeniami na iné súbory;
• dokumenty, ktoré si vymieňate s externými stranami (účtovník, zadávateľ);
• pár veľkých alebo starých súborov.

V Bakkerij De Korrel to bolo 18 dokumentov, vrátane generátora cenových ponúk (Excel s makrom), hlavičkového papiera (šablóna Word s firemným písmom), cenníka, žiadosti o dovolenku, ročného vianočného listu zákazníkom a prezentácie na veľtrh.

Krok 2: otestujte každý dokument podľa pevných bodov

Otvorte každý dokument v novom office a urobte s ním to, čo s ním bežne robievate. Pri každom dokumente si zaznamenajte:

1. Otvorí sa? A vyzerá rovnako (formátovanie, riadkovanie, stránkovanie)?
2. Úprava a uloženie: niečo zmeňte, uložte, znova otvorte. Sedí to ešte?
3. Späť k partnerovi: otvorte upravený súbor v programe príjemcu (napríklad vo Worde u účtovníka). Vyzerá tam ešte dobre?
4. Osobitné časti: fungujú tlačidlá, vzorce, polia, obsah, hlavičky a päty?
5. Spoločná úprava: pracujú v ňom dvaja ľudia naraz bez problémov?
6. Tlač a pdf: sedí výtlačok?

Makrá: úprimná pravda

Nazýva sa makro je kúsok programu v dokumente: tlačidlo, ktoré vytvorí cenovú ponuku, skopíruje údaje alebo zoradí zoznam. V Microsoft Office sú makrá napísané v VBA (Visual Basic for Applications). Súbory s makrami majú vlastnú príponu: xlsm, docm a pptm. V zip súbore sa kód nachádza v časti vbaProject.bin.

Online balíky office pri európskych cloudoch nespúšťajú VBA. Euro-Office a ONLYOFFICE poznajú makrá v JavaScripte; Collabora a LibreOffice majú vlastný Basic a Python a vedia obmedzene spustiť časť kódu VBA v desktopovom programe LibreOffice. V prehliadači sa na to v praxi nemôžete spoliehať. Súbor sa síce otvorí: uvidíte všetky údaje a vzorce, ale tlačidlá nič nerobia.

Čo môžete urobiť?

Dve nástrahy. Vždy si odložte originál: ak uložíte xlsm v inom balíku, kód VBA sa môže stať pre Excel nepoužiteľným. A vlastné funkcie: ak vzorec používal vlastnú funkciu VBA, napríklad =BTW(A1), v novom balíku sa zobrazí chybová hodnota ako #NAME?.

Hrá tu úlohu aj bezpečnosť. Makrá v súboroch od iných ľudí môžu byť škodlivé. Dobrý balík sa pri otvorení opýta, či chcete spustiť automatické makrá. Odpovedzte áno iba vtedy, keď súboru dôverujete.

Šablóny a firemný štýl

Nazýva sa šablóna (dotx, xltx, potx, alebo ott pri ODF) je štartovací dokument: hlavičkový papier, cenová ponuka, prezentácia vo firemnom štýle. Otestujte tri veci:

• Písmo: je firemné písmo nainštalované na serveri online office? Ak nie, text sa posunie (lekcia 6.3). Opýtajte sa poskytovateľa, či ho smie nainštalovať, alebo zvoľte voľne dostupné písmo, ktoré sa mu podobá.
• Logo a hlavička s pätou: sú na správnom mieste, aj na druhej strane?
• Polia: dátum, čísla strán, obsah. Nechajte ich raz aktualizovať.

V novom cloude vytvorte pevný priečinok Šablóny, s právom len na čítanie pre väčšinu ľudí, aby nikto omylom neupravil originál.

Formuláre, zlučovanie pošty a sledovanie

• Polia formulára a ovládacie prvky obsahu (rozbaľovacie zoznamy, zaškrtávacie políčka, výber dátumu vo Worde) nefungujú vo všetkých balíkoch rovnako. Otestujte vyplnenie aj spätné odoslanie.
• Zlúčenie pošty (listy z adresára) funguje vo väčšine online balíkov, no niekedy s obmedzeniami, napríklad maximálnym počtom príjemcov naraz alebo bez hárkov s etiketami. Otestujte to so svojím skutočným adresárom.
• Sledovanie zmien a komentáre väčšinou prechádzajú tam a späť bez problémov. Skontrolujte však, či sedia mená autorov, a pred odoslaním dokumentu mimo organizácie ich odstráňte.
• Doplnky (add-iny) z Microsoft Office, napríklad z účtovného alebo CRM balíka, nefungujú v inom office. Zistite, či dodávateľ takého doplnku ponúka iné prepojenie.

Tabuľkové hárky: názvy funkcií a oddeľovače

Kto je zvyknutý na slovenský Excel, píše =SUM(B3:B11) a =IF(B5>0;"zisk";"strata") s bodkočiarkou medzi časťami. Online office môže byť nastavený na anglické názvy a čiarky (=SUM(...), =IF(...,...)). Samotný súbor sa tým nemení: funkcie sa v súbore ukladajú vždy pevne stanoveným spôsobom. Ide o to, čo si napíšete. Skontrolujte nastavenie jazyka vzorcov a regiónu a dajte kolegom vedieť, ktorý tvar používajú.

Krok 3: rozhodnite pri každom dokumente

Pri každom dokumente zapíšte do testovacej sady výsledok: zelená (funguje), oranžová (funguje po úprave, zapíšte akej) alebo červená (nefunguje, vyberte riešenie z tabuľky pri makrách). Pár červených dokumentov nie je dôvod neprejsť na nový systém. Je to však dôvod ich vyriešiť ešte pred dátumom prechodu, alebo zámerne ponechať jednu licenciu Excelu pre generátor cenových ponúk, kým sa nenahradí.

V praxi: ako to vyzerá u poskytovateľa

V Euro-Office v Nextcloude od WebOké sa xlsm otvorí so všetkými údajmi, ale bez fungujúcich tlačidiel VBA. Cez kartu Zobraziť a Makrá vytvoríte makro v JavaScripte alebo ho nahráte; pod Vlastné funkcie vytvoríte vlastnú funkciu. Pod Súbor, Rozšírené nastavenia nájdete jazyk vzorcov a región. Zlúčenie pošty sa nachádza na karte Spolupráca. V iných balíkoch sa menu nazývajú inak, ale obmedzenia sú porovnateľné: VBA v prehliadači nefunguje úplne v žiadnom z európskych online balíkov.

Zhrnutie

• Otvorené štandardy nehovoria nič o makrách, doplnkoch a formulároch: otestujte si vlastné dokumenty.
• Vytvorte testovaciu sadu 15 až 25 dôležitých a komplikovaných dokumentov a otestujte ich podľa pevných bodov.
• Makrá VBA v online balíkoch nefungujú; najprv zistite, či ešte makro potrebujete, a vždy si odložte originál.
• Skontrolujte šablóny na písmo, logo a polia, a uložte ich do pevného priečinka s právom na čítanie.
• Priraďte každému dokumentu zelenú, oranžovú alebo červenú a červené vyriešte pred dátumom prechodu.

Kvíz

Úloha

Úloha A6.5: Kontrola kompatibility vlastného dokumentu. Nahrajte dokument, ktorý považujete za dôležitý (napríklad tabuľkový hárok s makrami alebo svoju šablónu). Program vyhľadá makrá, externé prepojenia, vložené objekty, polia formulára, sledované zmeny a komentáre, neznáme funkcie a písma bez náhrady, a pri každom bode uvedie zelenú, oranžovú alebo červenú s odporúčaním.

Úloha E6.5: Vaša testovacia sada. Vyplňte testovaciu sadu pre aspoň desať vlastných dokumentov, s výsledkom pri každom testovacom bode a rozhodnutím pri každom dokumente.

Ďalšie čítanie

Kroky v týchto článkoch platia pre služby WebOké; u iných poskytovateľov to funguje podobne.

• Príručka Euro-Office 15.30: Súbor Excel s makrami VBA: čo teraz?
• Príručka Euro-Office 15.2: Preberanie vzorcov z Excelu: jazyk funkcií a bodkočiarka
• Príručka Euro-Office 15.22: Vytváranie listov zo zoznamu adries
• Príručka Euro-Office 12.2: Dokument sa otvára len na čítanie
• Príručka Euro-Office 12.3: Písma vyzerajú inak
• Príručka Euro-Office 15.24: Odstránenie komentárov a zmien pred odoslaním dokumentu