Kapitola 2 · 2.1
Docx alebo odt, xlsx alebo ods: aký formát súboru zvoliť?
Word, Excel a PowerPoint predvolene ukladajú vo formátoch docx, xlsx a pptx. LibreOffice predvolene ukladá vo formátoch odt, ods a odp (OpenDocument). Euro-Office interne pracuje s formátmi docx, xlsx a pptx. Všetky tri programy dokážu otvárať a ukladať oba druhy formátov. Ktorý si teda vybrať?
Stručné odporúčanie
| Situácia | Zvoľte |
|---|---|
| Spolupracujete v Euro-Office vo vašom Nextcloude | docx, xlsx, pptx: nič sa nebude konvertovať |
| Posielate súbory ľuďom, ktorí používajú Word alebo Excel (zákazníkom, účtovníkovi) | docx, xlsx, pptx |
| Pracujete iba alebo prevažne v LibreOffice | odt, ods, odp zaručujú v LibreOffice najvernejšie zobrazenie |
| Úrad alebo zadávateľ vyžaduje otvorený štandard | odt, ods, odp alebo pdf |
| Dokument musí byť nemenný alebo sa má dlho archivovať | pdf alebo PDF/A (pozrite Een document opslaan als pdf of PDF/A) |
Najdôležitejšie pravidlo: pre každý druh dokumentu si zvoľte jeden formát a toho sa držte. Pri každej konverzii súboru tam a späť, z docx do odt a naspäť, sa môže niečo posunúť.
V LibreOffice
Jednorazové uloženie v inom formáte: zvoľte Súbor > Uložiť ako... a dole pri type súboru vyberte formát, napríklad formát Word (.docx).
Úprava a uloženie súboru docx: LibreOffice upozorní, že dokument môže obsahovať formátovanie alebo obsah, ktorý v tomto formáte nemožno uložiť. Potom zvolíte:
- Použiť formát Word ... (Use Word ... Format!) (tlačidlo s názvom formátu Word): súbor zostane vo formáte docx. Túto možnosť zvoľte, ak sa súbor otvára aj vo Worde alebo v Euro-Office.
- Použiť formát ODF (Use ODF Format!): LibreOffice z neho vytvorí súbor odt popri origináli.
Vždy docx, xlsx a pptx: zvoľte Nástroje > Možnosti... > Načítať/Uložiť > Všeobecné. Pri položke Typ dokumentu vyberte textové dokumenty a pri položke Vždy uložiť ako formát Word (.docx). Potom pri položke Typ dokumentu vyberte tabuľky (formát Excel, .xlsx) a prezentácie (formát PowerPoint, .pptx). Ak už upozornenie nechcete vidieť, zrušte začiarknutie pri možnosti Upozorniť pri ukladaní do iného ako ODF alebo predvoleného formátu.
V Euro-Office
Euro-Office automaticky ukladá súbor vo formáte, v ktorom bol otvorený: docx zostane docx, odt zostane odt. Ak chcete iný formát, zvoľte Súbor > Stiahnuť ako (do vášho počítača) alebo Uložiť kópiu ako (do vášho Nextcloudu) a vyberte napríklad DOCX, ODT, PDF alebo PDF/A. Pozrite Stiahnutie vo formáte docx, xlsx, pptx, odt alebo pdf.
Tip: čo presne sú docx a odt (oba sú otvorené štandardy, oba sú súbory zip s XML), sa dočítate v článku Formáty Office: OOXML, ODF a pdf.