Kapitola 3 · 3.6
Vytváranie listov zo zoznamu adries (hromadná korešpondencia)
Pozvánka alebo pripomienka pre všetkých vašich zákazníkov, v každom liste so správnym menom a adresou. Vo Worde sa táto funkcia volá Hromadná korešpondencia. Potrebujete dve veci: zoznam adries a list.
Zoznam adries
Vytvorte tabuľku v Calc, Excel alebo Euro-Office. Do prvého riadka zadajte názvy stĺpcov, napríklad Oslovenie, Meno, Spoločnosť, Adresa, PSČ, Obec. Každý ďalší riadok predstavuje jedného príjemcu. Nenechávajte prázdne riadky. Zoznam uložte vo formáte ods alebo xlsx.
V LibreOffice Writer
Krok 1: pripojenie zoznamu adries
- Otvorte svoj list a zvoľte Nástroje > Sprievodca hromadnou korešpondenciou....
- Zvoľte Použiť aktuálny dokument a kliknite na Nasledujúci. Zvoľte List a kliknite na Nasledujúci.
- Pri zozname adries kliknite na Vybrať iný zoznam adries... (alebo Vybrať zoznam adries), kliknite na Pridať... a vyberte svoju tabuľku. Označte hárok s adresami a kliknite na OK.
- Ak adresu a oslovenie vložíte do listu sami (krok 2), zrušte začiarknutie pri Tento dokument bude obsahovať blok adresy a pri oslovení. Kliknite na Dokončiť.
Krok 2: vloženie polí do listu
- Zvoľte Zobraziť > Dátové zdroje. V hornej časti uvidíte svoj zoznam adries.
- Presuňte hlavičku stĺpca, napríklad Meno, na požadované miesto v liste. Zobrazí sa pole <Meno>. Urobte to pre všetky polia a medzery a konce riadkov medzi nimi napíšte sami.
Krok 3: zlúčenie
Po dokončení sprievodcu sa zobrazí panel nástrojov Hromadná korešpondencia. Šípkami môžete prechádzať jednotlivých príjemcov. Potom zvoľte:
- Vytlačiť vygenerovaný dokument: všetky listy sa odošlú na tlačiareň;
- Uložiť vygenerovaný dokument: ako jeden dokument alebo ako samostatné súbory, napríklad vo formáte pdf;
- Upraviť jednotlivé dokumenty: všetky listy v jednom novom dokumente na kontrolu.
Ak v liste s poľami zvolíte bez sprievodcu Súbor > Tlačiť..., LibreOffice sa opýta: Váš dokument obsahuje databázové polia s adresami. Chcete vytlačiť formulárový list? Zvoľte Áno, aby sa vytvorili všetky listy.
Etikety vytvoríte cez Súbor > Nový > Etikety. Zvoľte značku a typ hárku etikiet, ako databázu vyberte svoj zoznam adries a vložte polia do etikety.
V Euro-Office
- Otvorte list a prejdite na kartu Spolupráca. Kliknite na Zlúčenie pošty a zvoľte Z úložiska, aby ste vybrali zoznam adries zo svojho Nextcloud.
- Umiestnite kurzor na správne miesto a vpravo kliknite na Vložiť pole zlúčenia.
- Výsledok si pozrite pomocou Výsledky náhľadu a pri Zlúčiť do/v zvoľte PDF, Docx alebo E-mail.
Postup krok za krokom nájdete v článku Vytváranie listov zo zoznamu adries. Potrebujete mať v zozname krstné meno samostatne? Pozrite si Rozdelenie mena a priezviska z jedného stĺpca.