Spravovanie používateľov a skupín pre Office

Ako správca určujete, kto pracuje vo vašom WebOké Nextcloud a kto smie pracovať s Euro-Office. Robíte to v Mojom WebOké, v časti Správa používateľov vášho balíka Nextcloud.

Ako funguje licencia Office Suite

Licencia Office Suite v Nextcloud znamená členstvo v skupine office. Iba členovia tejto skupiny môžu otvárať súbory v Euro-Office. Ak v Správe používateľov zapnete prepínač Office Suite, zaradíme používateľa do tejto skupiny. Ak ho vypnete, odstránime ho z nej a licencia sa uvoľní.

Každý používateľ si môže sám overiť, či má licenciu. V Nextcloud kliknite vpravo hore na svoju profilovú fotografiu a vyberte Nastavenia. V dolnej časti stránky Profile & contact je pri položke Your groups uvedené, v ktorých skupinách sa nachádzate. Ak je medzi nimi uvedené office (1), máte licenciu Office Suite.

Upozornenie: licenciu Office priraďujte vždy pomocou prepínača v Mojom WebOké, nikdy pridaním niekoho do skupiny office iným spôsobom. Len tak bude počítanie vašich licencií správne.

Pridanie používateľa

1. V Mojom WebOké prejdite na Moje produkty, pri svojom balíku Nextcloud kliknite na Administrácia a prejdite na Správa používateľov.
2. Kliknite na Pridať používateľa.
3. Vyplňte Používateľské meno. Pod ním sa používateľ bude prihlasovať. Použite malé písmená, čísla, bodku alebo pomlčku. Používateľské meno neskôr nebude možné zmeniť.
4. Vyplňte Zobrazované meno a E-mailovú adresu.
5. Zvoľte Heslo s minimálne 10 znakmi, obsahujúce aspoň jedno číslo a jeden špeciálny znak, alebo kliknite na Vygenerovať. Heslo bezpečne odovzdajte používateľovi.
6. Má používateľ pracovať s Euro-Office? Začiarknite Prideliť licenciu Office Suite.
7. Kliknite na Vytvoriť používateľa.

Dosiahli ste maximálny počet používateľov alebo licencií vo vašom balíku? V takom prípade sa zobrazí príslušné upozornenie. Zvýšte počet v časti Konfigurovateľné možnosti, pozrite si Office-licencie: objednávanie a priraďovanie používateľom.

Správa používateľa

V Správe používateľov vidíte pri každom používateľovi okrem iného, či je aktívny, či má licenciu Office Suite a kedy sa naposledy prihlásil. Cez ponuku s akciami pri používateľovi môžete zvoliť:

• Zmeniť heslo: napríklad ak niekto zabudol heslo.
• Vypnúť a Zapnúť: dočasné odopretie prístupu bez odstránenia čohokoľvek.
• Odstrániť: trvalé odstránenie používateľa.

Zobrazované meno a e-mailovú adresu upravíte priamo v riadku príslušného používateľa: zmeňte meno alebo adresu a kliknite na Uložiť.

Upozornenie: pri použití funkcie Odstrániť sa trvalo odstránia všetky súbory, kalendáre a kontakty daného používateľa. Túto akciu nie je možné vrátiť späť. Dôležité súbory si preto najprv uložte inde, napríklad tak, že ich zdieľate s kolegom, ktorý si ich skopíruje do vlastného priečinka.

Niekto odchádza alebo už nepotrebuje Office

• Niekto už nepotrebuje Euro-Office, ale Nextcloud áno? Vypnite len prepínač Office Suite. Licencia sa tým uvoľní pre niekoho iného.
• Niekto odchádza? Najprv používateľa vypnite. Odstráňte ho až vtedy, keď máte istotu, že všetky súbory sú v bezpečí.

Spolupráca v skupinách

Chcete, aby tím spoločne pracoval na rovnakých dokumentoch? Vytvorte zdieľaný priečinok a zdieľajte ho s kolegami, ktorí v ňom majú pracovať. Každý, kto má licenciu Office Suite, potom môže dokumenty v tomto priečinku otvárať v Euro-Office a spoločne ich upravovať. Ako funguje zdieľanie, sa dočítate v Zdieľanie dokumentu s kolegom. Ako súčasne pracovať na jednom dokumente, sa dočítate v Súčasná práca na dokumente.