Kapitola 15 · 15.8
Vyhľadanie a odstránenie duplicitných zákazníkov
Ak spojíte dva zoznamy adries, alebo exportujete dáta dvakrát z vášho webového obchodu, zákazníci sa v tabuľke objavia duplicitne. V našom príklade sa faktúry spoločností Kapsalon Knip a Bakkerij Van Dijk nachádzajú dvakrát. Takto ich nájdete a odstránite.
Krok 1: najprv skontrolovať
Nikdy neodstraňujte naslepo. Najprv nechajte duplicitné hodnoty zvýrazniť:
- Vyberte stĺpec, v ktorom hľadáte duplicity, napríklad e-mailové adresy.
- Na karte Hlavná stránka kliknite na Podmienené formátovanie (tak sa v Euro-Office nazýva podmienené formátovanie) a vyberte Duplikát/Unikátne.
- Vyberte farbu. Teraz na prvý pohľad uvidíte, ktoré hodnoty sa vyskytujú viackrát. Zoradením podľa tohto stĺpca ich zoskupíte pod sebou.
Krok 2: odstránenie
- Vyberte celú tabuľku vrátane hlavičky.
- Na karte Dáta kliknite na Odobrať duplicity.
- Ponechajte začiarknutú možnosť Moje dáta majú hlavičku.
- V časti Stĺpce zaškrtnite iba tie stĺpce, ktoré spoločne určujú, čo je duplicita. Ak vyberiete všetky, celý riadok musí byť presne zhodný. Ak vyberiete iba E-mail, pre každú e-mailovú adresu zostane iba jeden riadok.
- Kliknite na OK. Euro-Office vám oznámi, koľko duplicitných riadkov odstránil.
Úskalia
- Prvý riadok zostane zachovaný, neskoršie sa odstránia. Ak chcete zachovať práve najnovšie údaje, najprv zoraďte podľa dátumu, od najnovšieho po najstarší.
- "Jan de Vries" a "jan de vries " (s medzerou) sú pre tabuľkový procesor rozdielne hodnoty. Najprv odstráňte medzery pomocou funkcie TRIM (pozri VLOOKUP vracia #N/A: ako to vyriešiť).
- Stalo sa niečo nesprávne? Ihneď stlačte Ctrl + Z. Neskôr je to možné vrátiť aj pomocou histórie verzií súboru.