Zdieľanie s niekým mimo vašej organizácie

Klient, váš účtovník alebo dobrovoľník nemá účet vo vašom WebOké Nextcloud. Napriek tomu s nimi môžete spolupracovať. Existujú dva spôsoby.

Spôsob 1: verejný odkaz (najčastejšie používaný)

Vytvorte verejný odkaz ako v Vytvorenie verejného odkazu (na čítanie alebo úpravu), nastavte naň pokiaľ možno heslo a dátum platnosti (Heslo a dátum expirácie pri odkaze) a odkaz pošlite príjemcovi. Ak má príjemca možnosť spoluupravovať dokument, vyberte Môže upravovať.

Príjemca klikne na odkaz a dokument sa otvorí v Euro-Office v prehliadači. Nie je potrebný žiadny účet ani program. Ak je na odkaze nastavené heslo, príjemca ho najprv zadá. Následne Euro-Office požiada o meno (1). Toto meno sa potom zobrazuje pri zmenách, komentároch a v chate. Ak príjemca nič nevyplní, zobrazí sa ako Hosť.

Ste v dokumente súčasne s príjemcom? Potom spolupracujete rovnako ako s kolegom: vzájomné zmeny vidíte okamžite (pozrite Súčasná práca na dokumente).

Spôsob 2: zdieľanie cez Externé zdieľania

Do poľa pod Externé zdieľania v bočnom paneli zdieľania zadajte e-mailovú adresu (1) a vyberte adresu s ikonou obálky zo zoznamu (2). Rovnako ako pri kolegovi potom vyberte, čo môže druhá osoba robiť, a kliknite na Uložiť zdieľanie. Váš WebOké Nextcloud vytvorí pre danú osobu osobný odkaz a pošle ho e-mailom. V bočnom paneli zdieľania tak presne vidíte, s kým ste súbor zdieľali, a pre každú osobu môžete zdieľanie zrušiť.

Používa druhá strana tiež Nextcloud, napríklad v inej spoločnosti? Zadajte vtedy jej federatívne Cloud ID, ktoré vyzerá takto: meno@cloud.priklad.sk. Súbor sa potom jednoducho zobrazí v Nextcloud danej osoby.

Bezpečné zdieľanie s ľuďmi mimo vašej organizácie

• Práva na úpravu udeľujte iba v prípade skutočnej potreby. Na čítanie stačí Iba pre čítanie.
• Nastavte na odkaz heslo a dátum platnosti (Heslo a dátum expirácie pri odkaze).
• Zdieľajte samotný súbor, nie celý priečinok, pokiaľ druhá strana skutočne nemá vidieť všetko v danom priečinku.
• Ak je dokument dôverný, použite vodoznak (Používanie vodoznaku).
• Hotovo? V menu odkazu vyberte Zneprístupniť.

Tip: všetko zostáva vo vašom vlastnom WebOké Cloud, v Európe. Neposielate kópie súborov, takže vždy viete, ktorá verzia je tá posledná.